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Revisión personal de Microsoft 365 | PCMag

abril 1, 2021
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Microsoft 365, el nuevo nombre de las aplicaciones y servicios antes conocidos como Office 365, es el gigante de las suites de oficina y el que todos los competidores intentan igualar. Se ejecuta en casi todas partes, con ediciones con todas las funciones para Windows y macOS, aplicaciones sorprendentemente poderosas para iOS y Android, y elegantes versiones basadas en la web. Microsoft 365 tiene todas las funciones de colaboración que se encuentran en suites solo en la nube como Google Workspace, además de todos los beneficios de las aplicaciones basadas en disco: velocidad, seguridad y la capacidad de trabajar sin conexión. Las aplicaciones de Microsoft no son perfectas, y algunas características son incómodas y difíciles de manejar, pero necesitará fuertes razones para elegir cualquier otra cosa. Microsoft 365 es una suite de edición de documentos de Editors ‘Choice.

PCMag.com es una autoridad líder en tecnología, que ofrece revisiones independientes basadas en laboratorios de los últimos productos y servicios. Nuestro análisis experto de la industria y nuestras soluciones prácticas lo ayudan a tomar mejores decisiones de compra y aprovechar más la tecnología.

¿Cuánto cuesta Microsoft 365?

Los precios de suscripción comienzan en $ 69.99 por año para Microsoft 365 Personal, que incluye acceso a las aplicaciones de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook y Skype para un usuario en hasta cinco dispositivos. También obtiene Sway para informes y presentaciones interactivos, formularios para crear encuestas y cuestionarios y la aplicación To Do de Microsoft. En el otro extremo de la escala de precios, el nivel de la familia Microsoft 365 de $ 99.99 por año brinda acceso a las mismas aplicaciones y admite hasta seis usuarios. La versión premium de la aplicación Microsoft Family también se incluye en este nivel de suscripción.

La interfaz web de Microsoft 365 tiene un botón en la esquina inferior izquierda que abre enlaces a todas las aplicaciones disponibles.

Estos precios son aproximadamente comparables a los de Google Workspace, que cambia $ 6 y $ 12 por mes, respectivamente, para sus planes Business Starter y Business Standard. Los precios de Microsoft son notablemente más altos que los de SoftMaker Office, que cuestan entre $ 29,90 y $ 49,90 por año, pero SoftMaker no incluye aplicaciones basadas en web y solo ofrece una versión beta de una aplicación de Android.

Todos los planes incluyen 1 TB de almacenamiento OneDrive por usuario. Microsoft también admite inicios de sesión de autenticación de dos factores para el acceso web, que es una característica de seguridad que nos gusta ver.

Puede comprar una versión independiente de Office Hogar y Estudiantes 2019 (versiones clásicas de Word, Excel, PowerPoint y OneNote) por un costo único de $ 149.99. Si opta por esta edición, no obtendrá actualizaciones automáticas ni almacenamiento de OneDrive.

Los planes Microsoft 365 Business comienzan en $ 5 por usuario por mes y el plan de gama alta Business Premium cuesta $ 20 por usuario por mes. Todos los planes comerciales agregan servicios en la nube Teams, SharePoint y Microsoft Exchange sobre los planes personales. El editor de aplicaciones solo para Windows, para crear diseños demasiado complicados para Word, y Access, para crear bases de datos, también forman parte de los paquetes comerciales. Los usuarios de Business Premium obtienen herramientas de administración de dispositivos móviles y el servicio Azure Information Protection.

Puede usar Microsoft 365 en la web o descargar aplicaciones para dispositivos Windows, macOS, Android e iOS. Microsoft actualizó recientemente su versión de macOS con una nueva versión que se ejecuta de forma nativa en Apple Silicon Macs (como la última MacBook Air); estas nuevas aplicaciones se ejecutan a una velocidad asombrosa.

La suite ofimática adecuada para usted puede depender de las plataformas y los dispositivos que utilice. Microsoft todavía no ofrece versiones de las aplicaciones de Office para plataformas Linux; con suerte, el lanzamiento de Edge para Linux es una señal de que Microsoft brindará un soporte más amplio a esos sistemas. No hay nada que le impida utilizar la versión basada en web de cualquier suite ofimática en Linux. LibreOffice y SoftMaker Office de código abierto ofrecen aplicaciones dedicadas para esa plataforma.

Google Workspace es el rival más cercano a Microsoft 365, pero sus aplicaciones solo están disponibles en línea. LibreOffice no ofrece aplicaciones móviles excepto a través de una versión de terceros llamada Collabora Office. Softmaker Office y Corel WordPerfect Office son suites solo para escritorio.

Muchas funciones en aplicaciones Slick

Las aplicaciones principales de la suite, Word, Excel, PowerPoint y Outlook, han ido creciendo y cambiando durante casi cuarenta años, y están repletas de funciones que pueden hacer que parezcan pesadas y difíciles de manejar en comparación con los recién llegados como Pages y Numbers de Apple. Además, Microsoft todavía usa una sola aplicación, Outlook, para el correo electrónico, los contactos, el calendario y las funciones de la lista de tareas que otros proveedores, como Apple y Google, han separado en aplicaciones más pequeñas y elegantes que funcionan juntas sin problemas.

Word, como la mayoría de los procesadores de texto modernos, ofrece plantillas demasiado elaboradas que puede usar para organizar sus propios documentos, aunque probablemente sea mejor que las use simplemente como ejemplos para aprender al crear sus propios documentos.

En lo que respecta al diseño de las aplicaciones de las oficinas individuales de Microsoft, la empresa se ha superado claramente a sí misma. Son agradables a la vista, altamente personalizables y ofrecen una interfaz espaciosa que se siente como en casa en el hardware moderno de una manera que las aplicaciones rivales no lo hacen. Microsoft sigue mejorando su compatibilidad con el modo oscuro y las últimas mejoras incluyen sutiles efectos de cambio de color. Estos están disponibles ahora en el canal beta y probablemente llegarán pronto en la versión de lanzamiento. Otro buen truco es que si cambia una configuración, como el esquema de color predeterminado, en una plataforma, el cambio se aplica automáticamente a todas sus aplicaciones de Microsoft en otras plataformas. La cinta puede resultar confusa (tengo que recordarme a mí mismo que debo ir a la pestaña Insertar para editar un encabezado o pie de página existente), pero el icono «Dime qué quieres hacer» en el menú de la línea superior me permite saltar instantáneamente a la función que quiero.

Una suite de oficina familiar sigue mejorando

Word y Excel son probablemente las aplicaciones más utilizadas en la suite, y por una buena razón. Ambos funcionan bien, están muy pulidos y reciben actualizaciones frecuentes que los hacen más fáciles de usar. Por ejemplo, mientras que Excel ya supera a todas las aplicaciones de hojas de cálculo rivales y no tiene problemas para manejar hojas de trabajo enormes sin esfuerzo, Microsoft sigue agregando funciones. Una adición reciente es la función LET, que le permite usar variables con nombre dentro de una fórmula e insertar esa función varias veces en una hoja de trabajo; esto hace que los cálculos sean más rápidos y fáciles de mantener. Esto es típico de los tipos de actualizaciones que reciben los suscriptores de Microsoft 365, pero que no se agregan a la versión independiente de Office.

Tanto Word como Excel también ofrecen comodidades que no encontrará en ningún competidor. Por ejemplo, Word permite escribir documentos largos en un modo de visualización que muestra el formato real de la página, pero oculta el espacio en blanco en la parte superior e inferior de cada página impresa. De esa manera, una oración que se extiende a lo largo de un salto de página no tiene dos pulgadas de espacio en blanco entre el principio y el final. Haga doble clic en el espacio entre las páginas para activar esta función.

Esta es solo una muestra de la docena de opciones de ajuste de Word para formatear y organizar documentos. Si abre un documento creado con una versión anterior de Word o importa documentos de otros formatos, las opciones incluyen docenas de configuraciones que conservan el formato importado o se ajustan al formato preferido de Word.

Aquí hay otro ejemplo con Excel. Si su hoja de trabajo tiene una lista de personas con sus nombres en una columna y sus apellidos en otra, puede construir rápidamente una columna donde cada celda contenga el nombre y apellido de cada persona. Empiece por ir a una columna vacía y escribir el nombre y apellido de la primera persona en la primera celda. Cuando pase a la siguiente celda y comience a escribir el nombre y apellido de la segunda persona, Excel ofrecerá llenar automáticamente toda la columna con el nombre y apellido de todos los demás en la lista. Esa es una característica de productividad inteligente y práctica.

Excel también brinda comentarios claros antes de aplicar una función automatizada. Por ejemplo, cuando realiza Autosuma una columna de cifras, Excel muestra la fórmula que insertará en la celda actual. O, cuando usa la técnica anterior para combinar nombres y apellidos en una sola columna, Excel primero muestra los nombres combinados en gris y le da la oportunidad de detener la acción.

La función de gráficos de Excel maneja fácilmente datos masivos y ofrece paletas de colores sutiles, a diferencia de los colores llamativos utilizados por las aplicaciones de hojas de cálculo más antiguas.

Excel admite docenas de extensiones y funciones de terceros para realizar funciones especializadas. Por ejemplo, una nueva función de Money in Excel se asocia con el servicio Plaid para una cómoda gestión del dinero personal.

PowerPoint es la única aplicación de presentación comparable a KeyNote de Apple en términos de características. Al igual que su contraparte, PowerPoint le permite administrar y editar videos dentro de la aplicación, sin usar una aplicación de edición de video separada. También le permite agregar videos en línea a sus presentaciones. Al igual que con KeyNote, puede perder horas interminables en PowerPoint personalizando las transiciones y realizando otros cambios sutiles. Para aquellos que no trabajan en el universo de Apple, PowerPoint es nuestra mejor opción entre las aplicaciones de presentación de escritorio para crear efectos deslumbrantes.

Funciones automatizadas y complejidades ocultas

Sin embargo, algunas de las funciones automatizadas de Word pueden resultar molestas. Por ejemplo, es posible que no desee que Word dé formato a los ordinales (las letras que siguen a los números en 1er y 2do), pero Word los supercribe automáticamente a menos que retroceda sobre el número ordinal y lo vuelva a escribir. Si desea desactivar esta función automatizada, necesitará saber lo suficiente sobre Word para ir a la sección Opciones> Corrección> Opciones de Autocorrección> Autoformato. No muchos usuarios normales se darán cuenta de esto. Word también tiene otros malos hábitos, como insertar líneas horizontales cuando escribe una serie de guiones, otra característica de formato automatizado que requiere varios pasos para desactivarla. El enorme menú de Opciones de Word le da una idea de las docenas de configuraciones que puede usar para ajustar la forma en que Word formatea y administra los archivos.

Si usa la poderosa función de Estilos de Word, en la que elige un conjunto de opciones de diseño y formato que se pueden aplicar fácilmente a una sección de texto, encontrará que Word a veces, pero no siempre, elimina el formato existente (como la cursiva) cuando aplicas un estilo. En situaciones como ésta, Word parece impredecible. Esto se debe principalmente a que Microsoft no documenta las reglas que usa al aplicar estilos. Por ejemplo, Word eliminará cualquier formato existente al aplicar un estilo si el formato existente afecta a más del 50% del texto del párrafo. Lo sé solo porque una fuente anónima en el fondo de Microsoft me lo susurró hace años.

En el transcurso de las casi cuatro décadas de historia de Word, muchas de sus funciones más poderosas y que alguna vez se mostraron de manera prominente han desaparecido gradualmente de la interfaz, pero siguen estando disponibles para usuarios expertos que saben dónde encontrarlas. Por ejemplo, Word fue pionero en el uso de variables en los campos. Si coloca el título de su libro en un campo llamado BookTitle, use el campo en lugar del título real en todas partes de su documento. Si decide cambiar el título más adelante, por ejemplo, de Guerra y paz para Capitán Calzoncillos; simplemente puede cambiar el contenido del campo para actualizar cada instancia. En la versión actual de Word, esta función no está disponible en la barra de herramientas de la cinta de Word; el sistema de ayuda al menos le dice qué pulsaciones de teclas utilizar para administrarlo.

Aplicaciones web y de correo

Outlook se las arregla para empaquetar todas sus características en un paquete impresionante, pero puede resultar un poco abrumador. Para uso personal, prefiero aplicaciones más sencillas como Thunderbird de código abierto, recién llegados comerciales como Mailbird en Windows, …

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