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Revisión de SurePayroll | PCMag

abril 14, 2021
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SurePayroll, ahora en su vigésimo año, ha sido durante mucho tiempo competente para crear y administrar registros de empleados, procesar ejecuciones de nómina, manejar impuestos relacionados y mantener a las pequeñas empresas al tanto de sus obligaciones. Desde la última vez que revisamos el servicio, la mayor novedad de SurePayroll es la incorporación de una versión menos costosa. También ha realizado ajustes en áreas como incorporación, navegación, ayuda y, por supuesto, recursos de COVID-19. Hace unos años, el servicio fue adquirido por Paychex, que continúa respaldando muchos de sus esfuerzos, incluido el cumplimiento.

Aunque la flexibilidad de SurePayroll es muy buena y su interfaz de usuario pulida y profesional, todavía carece de la usabilidad y el soporte de recursos humanos que ofrecen nuestros dos Editors ‘Choices, Gusto y OnPay. Ambos sobresalen en simplificar lo complejo y brindan una experiencia de usuario más avanzada.

Precios y planes de SurePayroll

SurePayroll ha introducido un servicio de suscripción de dos niveles. SurePayroll Full Service es el mismo producto que hemos revisado en años anteriores. Son $ 29,99 por mes, más $ 5 por empleado por mes. Sin embargo, hay una serie de otras tarifas que podría terminar pagando, como el cargo por crear y distribuir los formularios W-2 y 1099 (los competidores ofrecen esos formularios de forma gratuita y realmente pueden sumarse en SurePayroll). Hay otros, como un cargo por integración contable.

El nuevo Autoservicio SurePayroll cuesta $ 19.99 por mes más $ 4 por mes por empleado. Esto incluye todo en el servicio completo, pero tendrá que enviar sus propios impuestos y declaraciones de nómina (SurePayroll aún los calcula). Esto se hace automáticamente en la versión de servicio completo. No hay herramientas de recursos humanos en el autoservicio como las que hay en el servicio completo, pero SurePayroll no ofrece tanto en esta área como OnPay. Si desea el procesamiento de nómina de dos días que ofrece Full Service en lugar del estándar de cuatro días, tendrá que pagar $ 7.99 por mes.

Solo Patriot Software, con su oferta básica ($ 10 por mes más $ 4 por empleado por mes), es menos costoso. También requiere que presente sus propios impuestos sobre la nómina. Pagará más por el nivel Concierge de Editors ‘Choice Gusto ($ 149 por mes más $ 12 por empleado por mes). Incluso su plan básico de nivel de entrada cuesta más, a $ 39 por mes, más $ 6 por empleado por mes.

Introducción a Surepayroll

Cada servicio de nómina que hemos revisado recientemente hace un excelente trabajo al prepararlo para pagar a sus empleados. Todos brindan ayuda humana además de tutoriales paso a paso dentro de la aplicación. Esta etapa del proceso general de nómina se detalla atrozmente, sin importar el servicio que elija. Y tienes que hacerlo bien al 100%.

El año pasado, SurePayroll introdujo un nuevo proceso de inscripción, así como una prueba gratuita. No estaba del todo terminado en el momento en que lo revisé, pero ahora lo está y es excelente. Utiliza un asistente paso a paso para guiarlo a través de los pasos requeridos.

Una vez que haya configurado su inicio de sesión con SurePayroll, el sitio lo lleva a su centro de configuración central, que está dividido en cinco secciones. Ya habrá proporcionado la información requerida cuando haga clic en la pestaña Acerca de usted (nombre, correo electrónico y teléfono), pero puede editarla si es necesario. Haga clic en la siguiente pestaña, denominada Información de la empresa, para proporcionar su nombre legal, tipo de empresa, etc. Luego, puede establecer su programa de nómina (SurePayroll es especialmente flexible aquí) y el primer ciclo de pago.

En la siguiente pantalla, indica si ha pagado o no a empleados que ya están en su negocio actual. Si es así, debe proporcionar su historial de nómina (empleados, ganancias y deducciones) para el año actual. Un representante de SurePayroll se comunicará automáticamente con usted para ayudarlo si este es el caso.

A continuación, puede agregar registros de empleados (el personal de SurePayroll también puede ayudarlo con esta tarea). Agrega información de contacto, fecha de nacimiento y sexo en la primera pantalla de este asistente de cuatro partes. También puede indicar si desea permitir que el empleado edite su información personal y tenga acceso a recibos de pago, datos de tiempo libre y formularios W-2 en una aplicación móvil.

Un aparte aquí: en cualquier punto de este asistente y otros en el sitio de SurePayroll, se muestran tres íconos de navegación en la esquina inferior derecha de la pantalla. Estos le permiten regresar, continuar o regresar al Panel de control. La mayoría de los sitios no ofrecen tanta flexibilidad de navegación, cuya falta puede frustrar sus esfuerzos por ingresar datos.

En la siguiente pantalla, proporciona el estado del empleado (activo, nuevo empleado o despedido) y el tipo (contratista de tiempo completo, tiempo parcial o 1099), junto con su fecha de contratación. También puede ingresar el lugar de trabajo aquí. Las opciones de tipo de pago aparecen en la siguiente pantalla: por hora, salario, unidades o mk ,,,,, millas. No he visto estas dos últimas opciones en ningún otro sitio.

Después de ingresar la tarifa regular y cualquier tarifa de horas extra que se aplique, indique si desea pagarle al empleado mediante cheque impreso, depósito directo o ambos. Finalmente, proporcione su número de seguro social y complete una serie de consultas sobre retención haciendo clic en botones, seleccionando de listas desplegables o ingresando datos. Esto incluye el tipo de W-4 (hay uno nuevo que debe usarse para las contrataciones de 2020), el estado civil para efectos de la declaración y los detalles de la retención de impuestos federales y estatales.

El siguiente paso en la configuración consiste en ingresar información sobre impuestos federales y estatales. Si ha pagado a empleados anteriormente, debe tener a mano la información solicitada. De lo contrario, tendrá que investigar un poco para proporcionar los datos necesarios. SurePayroll puede ayudar con esto. Finalmente, proporcione los números de su cuenta bancaria de nómina, que SurePayroll verifica.

La herramienta de configuración del sitio le permite continuar con todo el asistente incluso si le falta algún dato. Cuando esto ocurre, verá un botón Solucionar problemas cuando regrese al asistente posterior del Panel de control. Haga clic en este botón y se abrirá una pantalla con todos los datos que faltan. Haga clic en el pequeño icono de llave inglesa al final de cada línea y volverá a la página correspondiente para que pueda agregar la información. Sigue haciendo clic en Reparar elemento siguiente hasta que haya proporcionado todos los datos necesarios y pueda salir de la herramienta de configuración. Esta herramienta de revisión de la configuración es exclusiva de SurePayroll y es muy eficaz.

Moverse

SurePayroll se ve y funciona de manera muy similar a como lo hizo el año pasado cuando lo revisé. Tiene un aspecto serio y profesional (que no es una crítica; algunos podrían preferir este enfoque), en comparación con las imágenes más ligeras y de última generación de Gusto. Pero en general, es un poco más fácil entender el terreno en SurePayroll que en Gusto. Su sistema de navegación basado en menús le indica la dirección correcta con mayor habilidad.

SurePayroll se abre en el Panel de control, que es uno de los mejores en este grupo de sitios. La información sobre su nómina actual, los datos más importantes de la página, aparece en la esquina superior izquierda. Aquí puede ver la fecha de inicio, finalización y verificación del período de pago actual; fecha límite (la fecha / hora más destacada en la página); y un gran botón naranja que dice Continuar (o Comenzar) Nómina. No te lo puedes perder.

Directamente debajo de esa sección hay un resumen de su ejecución de pago más reciente (con las anteriores en una lista desplegable), que incluye cualquier elemento de acción pendiente. Otro contenido incluye recordatorios, un gráfico personalizable que muestra instantáneas de las tendencias de la nómina y enlaces a actividades fuera del ciclo, como cheques adicionales. Esta página es más informativa que el panel de Nómina Square, por ejemplo.

Esta pantalla de inicio muestra otras cinco pestañas para las secciones principales del sitio en una barra de herramientas horizontal: Nómina, Informes, Empleados, Compañía y Recursos (como preferencias de recordatorio, formularios de inscripción e información de fin de año). Haga clic en uno y un menú desplegable muestra todas las tareas de la sección. Esa es la única herramienta de navegación global; todo lo demás se maneja dentro de las pantallas de trabajo.

Esas pantallas utilizan una combinación de campos en blanco, listas desplegables, botones de opción múltiple, barras interactivas e hipervínculos para la entrada de datos y la navegación. Cuando ingresa la información del empleado, por ejemplo, un panel vertical a la izquierda muestra los múltiples tipos de información que debe ingresar para cada trabajador, incluidos el banco, los impuestos y las deducciones. Haga clic en uno y el lado derecho de la pantalla cambiará para reflejar sus opciones. La pestaña Empleo abre la pantalla más compleja y con muchos detalles. Complete los campos y haga clic en los botones para proporcionar un perfil que contenga información como el tipo de empleado, el cargo, la fecha de contratación y el tipo de pago. Cuando haya completado una sección, un pequeño icono junto a su etiqueta cambiará a Listo.

Nómina flexible

SurePayroll ofrece un nivel de flexibilidad que no se encuentra en la mayoría de los servicios de la competencia. Puede manejar las necesidades especializadas de una variedad de tipos de negocios, incluidos negocios domésticos, sin fines de lucro, de restaurantes y dentales. También es compatible con industrias verticales como el transporte, la agricultura y los entornos de atención médica. También se integra con más aplicaciones de contabilidad que la competencia. Además de QuickBooks y Xero, SurePayroll comparte información de nómina con sitios como Kashoo y Sage 50. Ningún competidor ofrece tanta flexibilidad; OnPay es probablemente el más cercano. La nómina de QuickBooks solo tiene enlaces a QuickBooks.

Suponiendo que haya ingresado todos los detalles requeridos durante la configuración, el proceso de ejecutar una nómina debería ser simple. SurePayroll presenta una pantalla dividida horizontalmente en empleados por hora, empleados asalariados y contratistas 1099. El área de cada miembro del personal contiene cuatro tipos de información. En la columna de Ingresos para los empleados por hora, ingrese las horas que trabajaron según su tarifa de pago habitual, horas extra, etc., y cualquier tarifa adicional.

Las otras dos categorías de trabajadores solo contienen horas regulares, aunque puede agregar horas extras y otros tipos de horas. Al hacer clic en la flecha hacia abajo en el campo Seleccionar de la columna Otra compensación, se abre una lista de tipos adicionales de pago que podrían necesitar incluirse en el cheque actual (bonificación, comisión o reembolso, por ejemplo), junto con la opción de crear otros.

En la columna Más, puede ingresar las vacaciones o las horas por enfermedad tomadas y agregar las deducciones únicas, además de las que ya ha definido. Si creó departamentos durante la configuración, puede asignarles salarios y horas. Cada uno de estos tres elementos tiene un pequeño icono de lápiz al lado. Hacer clic aquí le permite agregar horas de descanso, por ejemplo, e incluso crear departamentos y deducciones sobre la marcha durante el procesamiento, como puede hacerlo con OnPay. La cuarta columna muestra el salario bruto de cada trabajador.

La pantalla Nómina predeterminada es nueva. Si su nómina sigue siendo la misma de un ciclo a otro, SurePayroll puede completar los valores automáticamente, pero aún tiene que procesarlos. Es posible que desee configurar esto solo para algunos de sus empleados, como los que tienen un salario. Por supuesto, puede cambiar estos valores siempre que sea necesario. También puede configurarlo para que se ejecute automáticamente. Otros servicios, como Gusto, también ofrecen nómina automática.

El panorama

Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la pantalla cuando haya terminado de ingresar datos, y verá tres opciones: Restablecer nómina (borre lo que ingresó para comenzar de nuevo), Guardar (la mayoría de los sitios no ofrecen esta opción, pero Gusto lo hace; puede guardar su trabajo y volver más tarde) y Vista previa de nómina. El número de cheques pagados y el salario bruto total también se muestran aquí.

La página de vista previa del sitio es una de las mejores que he visto. Le indica qué cantidades se retirarán de su cuenta bancaria en la fecha indicada, desglosadas en depósitos directos, impuestos a los empleados e impuestos del empleador. Eso…

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