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Revisión de Microsoft OneDrive para empresas

abril 2, 2021
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Microsoft OneDrive for Business es la solución de intercambio de archivos y almacenamiento en la nube centrada en el negocio de Microsoft y compite con Google Drive Enterprise, Dropbox Business y otras soluciones profesionales. OneDrive for Business comienza en $ 5 por usuario por mes en un plan anual, incluye un terabyte (TB) de almacenamiento, la capacidad de almacenar archivos de hasta 15 GB de tamaño, compartir archivos de forma segura dentro y fuera de una organización y la capacidad de sincronizar copias locales de archivos o carpetas para verlas sin conexión. Es un compañero ideal para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que ya han invertido en soluciones de Microsoft como Microsoft Exchange, Microsoft Office 365 y Microsoft Teams, OneDrive for Business también es lo suficientemente versátil como para usarse como una solución de almacenamiento en la nube independiente y para compartir archivos.

Su ubicuidad lo convierte en una opción viable independientemente del sistema operativo (SO) o las soluciones de productividad que haya elegido una empresa. Las nuevas características para 2019 incluyen una mayor funcionalidad de colaboración, inteligencia artificial (IA) que ayuda a organizar archivos, carpetas y proyectos, y mayores opciones de seguridad y gobernanza.

Microsoft OneDrive se puede combinar con Microsoft Office 365 para un conjunto de herramientas de productividad, colaboración y uso compartido altamente integrado que ofrece un acceso perfecto a las herramientas más populares en PC, dispositivos móviles y en la nube. También se puede utilizar como solución independiente.

OneDrive for Business se ha convertido en una solución más robusta que aprovecha la tecnología en la nube de Microsoft. OneDrive for Business ahora puede ver más de 270 tipos de archivos que van desde los propios archivos de Office de Microsoft hasta archivos Autodesk CAD o AutoCAD multicapa más complejos. Para las empresas que pueden no depender de Microsoft, o que necesitan una solución que pueda combinar soluciones de almacenamiento en la nube y en las instalaciones, podrían hacerlo mejor con nuestra selección de otros Editors ‘Choice, Egnyte Business ($ 8.00 en Egnyte), que tiene una serie de aplicaciones que empatan el almacenamiento, el uso compartido y la colaboración ingresan al sistema operativo de escritorio mediante la asignación de carpetas estructuradas accesibles a través del escritorio.

Precios y niveles

OneDrive for Business tiene un precio inicial de $ 5 por usuario por mes en un compromiso anual para el nivel Business Plan 1. Con OneDrive sin Aplicaciones de Office, un terabyte de almacenamiento, la capacidad de almacenar archivos de hasta 15 GB de tamaño, compartir archivos de forma segura dentro y fuera de una organización y la capacidad de sincronizar copias locales de archivos o carpetas para verlos sin conexión. OneDrive for Business Plan 1 permite al usuario crear y editar documentos de Microsoft Word, OneNote, PowerPoint ($ 8.25 por usuario por mes con compromiso anual en Microsoft365 for Business) y documentos de Excel desde un navegador en Office.com. Esto significa acceso a la mayoría de las características y funcionalidades de Office 365, independientemente del dispositivo o sistema operativo que se utilice.

La superpotencia de OneDrive for Business es su sincronización de escritorio sólida como una roca, que ahora incluye las herramientas de búsqueda y descubrimiento integradas que ayudan a los usuarios a encontrar las aplicaciones más relevantes, esto incluye archivos abiertos recientemente, carpetas y la mayoría de los elementos colaborados, y etiquetados. documentos y archivos.

OneDrive for Business Plan 2 cuesta $ 10 por usuario por mes en un compromiso anual. Este nivel es para OneDrive, aún sin aplicaciones de Office e incluye almacenamiento en la nube ilimitado (para planes calificados de cinco o más usuarios), presenta prevención avanzada de pérdida de datos para identificar, monitorear y proteger información confidencial.

El nivel final es en realidad el plan Microsoft Office 365 Business Premium ($ 20 por usuario por mes en Microsoft365 for Business) y cuesta $ 12.50 por usuario por mes para un compromiso anual y con un límite máximo de 300 usuarios. Una licencia cubrirá cinco PC o Mac, cinco teléfonos y cinco tabletas por usuario. Este nivel se centra en Microsoft Office 365, así como en las opciones de OneDrive for Business Plan 1, pero agrega una amplia gama de características y funcionalidades.

Office 365 Business Premium está orientado a las pymes y tiene acceso a versiones web y de escritorio de Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access (solo para PC), Publisher (solo para PC). También integra servicios como Microsoft Exchange, SharePoint, Yammer y Microsoft Teams. Este nivel viene con intranet de SharePoint, alojamiento de correo electrónico de clase empresarial con un buzón de 50 GB y direcciones de dominio de correo electrónico personalizadas.

También se incluyen en Office 365 Business Premium una serie de funciones de colaboración que incluyen un centro para el trabajo en equipo con Microsoft Teams, la capacidad de albergar reuniones de videoconferencia HD ilimitadas para hasta 250 personas (nota: esto requiere hardware de llamadas HD y una conexión de banda ancha capaz de al menos 4 Mbps). Office 365 Business Premium es un atractivo software como servicio (SaaS) para empresas que requieren todo el uso compartido adicional, la productividad, el trabajo en equipo y el acceso a PC y dispositivos móviles. Pero, para las PYMES que no están ancladas a las soluciones de Microsoft, o que no requieren Office 365, Exchange y SharePoint, pueden verse abrumadas por el gran volumen de soluciones incluidas. Microsoft ha hecho de Office 365 Business Premium una opción atractiva debido a la gama de soluciones y servicios que incluye.

Configuración de OneDrive para la empresa

Desde una pantalla de inicio de Office 365, pude acceder a OneDrive for Business desde Microsoft Teams. La interfaz de usuario (UI) de OneDrive es sorprendentemente espartana, pero fácil de entender desde el principio. Un banner azul en la parte superior de la página ofrece acceso al iniciador de aplicaciones (que invoca las otras aplicaciones de Microsoft). En el lado derecho de esta barra azul, aparece un ícono de campana para notificaciones, un ícono de engranaje para configuraciones y un signo de interrogación para Ayuda. Las iniciales del usuario aparecen en un icono circular que muestra la información de su cuenta, así como un enlace para Cerrar sesión en OneDrive.

El lado izquierdo está poblado por una barra de navegación que tiene un cuadro de búsqueda Buscar todo convenientemente ubicado. Debajo hay iconos para Archivos, Recientes, Compartidos y Papelera de reciclaje. Las bibliotecas compartidas también aparecerán debajo de esto. El centro de la pantalla cambiará según la subsección que haya elegido.

Archivos, que es donde la mayoría de los usuarios pasarán su tiempo, tiene un menú dinámico que cambia cuando haces clic en una carpeta o un archivo. Aquí es donde puede iniciar una nueva carpeta o crear un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel, una presentación de PowerPoint, un cuaderno de OneNote, un formulario para Excel o un hipervínculo a un sitio web. La elección de un nuevo documento de Microsoft Office inicia la versión web de Word, Excel o PowerPoint, que se completa en una página o pestaña separada del navegador.

Otras opciones en este menú horizontal son Cargar, Compartir, Copiar enlace, Sincronizar, Descargar, Fluir y también hay algunos conmutadores en el extremo derecho para organizar y ordenar los archivos. Microsoft ha incorporado un colorido asistente ilustrado que invita a los nuevos usuarios a explorar la funcionalidad. Tuve que iniciar sesión en mi cuenta, cargar algunos archivos y también tuve la opción de descargar la aplicación móvil OneDrive, configurar OneDrive en mi PC o compartir documentos o carpetas enteras.

Como usuario de Windows 10 familiarizado con el lenguaje de diseño y la experiencia del usuario de Microsoft, navegar por la interfaz de usuario de OneDrive para empresas se sintió como una extensión natural del sistema operativo. Por supuesto, estaba trabajando en una ventana del navegador y no en una carpeta de mi escritorio; Fue bastante sencillo copiar varios archivos arrastrándolos y soltándolos en la ventana del navegador o usando el menú para cargar archivos. Una de las mejores características de OneDrive for Business es cómo actualiza el estado de ciertos archivos y carpetas en tiempo real. De un vistazo, es fácil ver cuándo se modificó el archivo por última vez y quién lo modificó, así como el tamaño del archivo y si es un archivo privado o compartido. Esto ayuda a mitigar cualquier ambigüedad en cuanto al estado de un archivo y cuándo se accedió por última vez o se trabajó en él. Puede parecer una característica menor, pero poder ver el historial de archivos y la información de colaboración de un vistazo le ahorra mucho tiempo.

Todos los archivos que carga en OneDrive for Business son privados y seguros de forma predeterminada. Al hacer clic con el botón derecho en un archivo, se invoca un menú con varias opciones para compartir el archivo con colaboradores internos o externos. También hay un acceso directo para conectarse a Microsoft Flow, que es una solución de automatización que simplifica la creación de flujos de trabajo entre sus aplicaciones y permite el envío de notificaciones, sincronizaciones de archivos y recopilación de datos sobre la marcha.

Al iniciar sesión por primera vez, se le pedirá que sincronice todos sus archivos en Microsoft OneDrive for Business. Si tiene muchos gigabytes de archivos (y quién no), le recomendamos que utilice el cliente de escritorio. También puede cargar archivos y carpetas individuales e invitar a otros a ellos. Para compartir archivos y carpetas, puede obtener un enlace público o ingresar direcciones de correo electrónico o nombres de cualquier persona que ya haya sido invitada a su cuenta. Luego, puede elegir si desea solicitar el inicio de sesión y enviar o no una invitación por correo electrónico. Esto significa que puede compartir documentos libremente con usuarios externos. Los permisos están limitados para ver o editar. Desde esta ventana emergente, también puede ver con quién ya ha compartido un documento o carpeta y dejar de compartir.

La función Mover carpeta conocida (KFM) para OneDrive permite que un solo botón transfiera contenido desde las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes a OneDrive. Las carpetas conocidas son punteros que le permiten transferir documentos, escritorio e imágenes a OneDrive.

Trabajar con varios tipos de archivos en la nube

Una de las grandes actualizaciones de OneDrive for Business es una gran cantidad de formatos de archivo con los que puede trabajar directamente desde la nube. Cualquiera que haya tenido que descargar un archivo grande solo para verlo, o peor aún, iniciar un programa de escritorio específico solo para verificar la información, apreciará lo que OneDrive for Business puede manejar desde el primer momento.

Cargué una variedad de formatos de archivo comunes y no tan comunes en mi carpeta OneDrive para una empresa para ver qué tan efectivo era OneDrive al permitirme obtener una vista previa y abrir archivos. Para los formatos de archivo nativos de Microsoft como .docx y .xlsx, los archivos se abrieron instantáneamente, casi como si estuvieran en mi escritorio. Abrir un archivo PDF de Adobe tomó un poco más de tiempo.

OneDrive for Business me sorprendió al poder reproducir varios formatos de archivos de video directamente desde la nube sin problemas. Microsoft dice que OneDrive for Business permitirá la vista previa de radiografías médicas, que es una característica importante para los proveedores de atención médica, también podrá ver archivos de Autodesk y AutoCAD multicapa. Poder obtener una vista previa o abrir varios tipos de archivos desde OneDrive for Business es una característica bastante poderosa en sí misma. OneDrive agrega funcionalidad al compartir archivos como archivos adjuntos o enlaces seguros en la nube, la capacidad de dejar comentarios en los archivos (que a su vez activan notificaciones con los colaboradores).

Google Drive Enterprise tiene soporte de visualización para más de 60 tipos de archivos, no tan completo como OneDrive for Business, y la mayoría de estos archivos deberán descargarse y ser accedidos por una aplicación de escritorio. Esto le da a OneDrive for Business una clara ventaja en la interoperabilidad general cuando se trata de trabajar con una variedad de formatos de archivo.

Para las empresas que se ocupan de muchos tipos de archivos, como estudios de diseño y creativos, OneDrive for Business no tiene paralelo en el manejo y la administración de varios tipos de archivos en la nube.

Colaboración y uso compartido inteligente de documentos

Aunque Microsoft OneDrive for Business comparte muchas similitudes con Drive Enterprise de Google, Microsoft no recomienda OneDrive for Business como plataforma para compartir. En cambio, apunta a los sitios de equipo, alojados por Microsoft SharePoint Online ($ 5,00 por usuario por mes en Microsoft365 for Business), que ofrece un panel de control compartido …

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