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Regreso a la oficina: una guía para empleados

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Muchas empresas se están preparando para la transición de los empleados a las oficinas, ya sea para aliviar el estrés del aislamiento o simplemente para mantenerse a flote financieramente. Cualquiera que sea la razón, mantener a los empleados seguros significa que los empleadores deben superar una variedad de obstáculos, incluido el cumplimiento de las nuevas regulaciones de salud y seguridad que probablemente incluirán consideraciones completamente nuevas como el rastreo de contactos y mantener a los empleados adecuadamente distanciados utilizando herramientas de gestión del espacio.

Incluso los procesos comerciales establecidos, especialmente los vectores centrados en las personas como los recursos humanos (RR.HH.) deberán adaptar nuevas soluciones, como la construcción de un modelo de dotación de personal híbrido utilizando herramientas de gestión de la fuerza de trabajo remota. Ese es un desafío considerable para la mayoría de los empleadores, pero no es el único desafío. Los empleados también deben ajustar sus perspectivas con cuidado cuando consideren regresar a la oficina. Eso significa observar de cerca cada parte de la jornada laboral, desde reanudar un viaje diario hasta dónde y exactamente cómo pretende realizar el trabajo en un nuevo tipo de población de oficinas.

Antes incluso de pensar en la oficina, considere que el mejor lugar para comenzar es si desea volver al trabajo. Si trabajar desde casa le conviene, entonces la mejor manera de presentarle este cambio a su empleador es no solo preguntar, sino preguntar con un plan. Trabaje con RR.HH. en exactamente cómo funcionaría un cambio a trabajar completamente desde casa y explore las herramientas y tecnologías disponibles para encontrar nuevas formas de ayudar. La mayoría de los empleadores son más receptivos a este concepto que nunca, especialmente en un escenario de trabajo «híbrido» en el que los empleados trabajan en parte en casa y en parte en la oficina.

Si un regreso al trabajo, incluso solo un regreso parcial, está en su futuro inmediato, entonces lo mejor para usted es participar lo más posible en el proceso de planificación de su empleador. Averigüe quién está listo para organizar la reapertura de la oficina y asegúrese de discutir los siguientes temas con ellos.

Entrar por la puerta

Planes para empresas en transición al trabajo in situ en EE. UU. 2020 Publicado por Erin Duffin, 17 de septiembre de 2020 En una encuesta de junio de 2020, el 81 por ciento de los directores financieros encuestados dijeron que planeaban cambiar las medidas y requisitos de seguridad en el lugar de trabajo a medida que comienzan a realizar la transición de regreso a trabajo en el sitio como resultado de la pandemia COVID-19.  ¿Cuál de las siguientes opciones planea implementar su empresa una vez que comience la transición al trabajo en el sitio?  Gráfico

Un estudio de PricewaterhouseCoopers citado por Statista (ver gráfico anterior), muestra que cuando se trata de reabrir espacios de oficina durante la pandemia, el 81 por ciento de las empresas planea cambiar las medidas y requisitos de seguridad en el lugar de trabajo, mientras que el 78 por ciento apunta a reconfigurar los lugares de trabajo para promover distanciamiento. Además, el 54 por ciento de las empresas planean hacer del trabajo remoto una opción permanente para los roles que lo permitan, y el 53 por ciento de las empresas están considerando cambios de turno o equipos alternativos para reducir la exposición.

Eso significa que las estrategias de retorno al trabajo (RTW) no solo tendrán un efecto drástico en su entorno de trabajo actual una vez que regrese, exactamente cuáles son esos efectos también variarán ampliamente para diferentes organizaciones, ya que las medidas dependerán de diferentes consideraciones, incluyendo el tipo de trabajo que se está realizando, las características del espacio, el tamaño de la población de empleados y las nuevas regulaciones de salud COVID-19 que se aplican a su estado y municipio.

Espere restricciones estrictas sobre las ubicaciones de las oficinas que serán accesibles, la cantidad de empleados permitidos en el sitio en un momento dado, así como el personal y los procedimientos nuevos para permitir nuevas medidas, como el rastreo de contactos y el trabajo de desinfección entre turnos. Las oficinas también deberán proporcionar a los empleados equipo de protección personal (PPE), como máscaras, protectores faciales, guantes y un suministro constante de desinfectantes y desinfectantes para manos. Los empleados deben asegurarse de comprender qué medidas se están aplicando, cuáles son los procedimientos para implementarlas y dónde y cómo deben recolectar cualquier equipo nuevo necesario para la seguridad.

El control de acceso será un problema particularmente molesto para los empleados que no estén preparados. Esto se debe a que este proceso será la forma en que los empleados serán seleccionados y se les permitirá ingresar al lugar de trabajo, probablemente ahora un proceso de varios pasos que a menudo involucrará un sistema de reserva en línea e incluso algún tipo de token inteligente. Esto suena complejo, pero el control de acceso es fundamental para detectar a los empleados contagiosos, así como para determinar quién está en el sitio en un momento dado. Es por eso que no solo los empleadores, sino también las autoridades locales de COVID-19 y las regulaciones municipales están poniendo un énfasis especial en este proceso.

La mayoría de los procesos de acceso serán algo como esto: antes de salir de sus hogares, los empleados deberán verificar que no sienten ningún síntoma a través de un control de bienestar, posiblemente a través de una aplicación móvil o una herramienta de regreso al trabajo, como Zoho BackToWork. Luego, se espera que procedan a un área de detección al llegar, donde se tomarán sus temperaturas antes de permitirles el acceso a su área de trabajo. Ese acceso solo se otorgará si el empleado tiene una reserva válida esperando en el sistema. Si eso no es un problema, el empleado tendrá acceso a la oficina mediante una tarjeta inteligente o un token similar que se usa para confirmar la hora de entrada y salida, así como el lugar donde ese empleado pasará la mayor parte del día laboral.

Especialmente al principio, si no cumple con alguno de estos requisitos, es probable que lo envíen a casa, por lo que es importante trabajar con el equipo de RTW de su empleador para asegurarse de que comprende completamente el proceso y tiene todas las aplicaciones y tokens necesarios.

Preocupaciones sobre el traslado

Autobús de cercanías en una carretera oscura

Irónicamente, una de las preocupaciones de RTW más problemáticas para los empleados no es la oficina, se trata de llegar a la oficina. Viajar al trabajo en su propio automóvil es una cosa, pero usar el transporte público, una situación inevitable en muchos lugares, tiene a muchos empleados muy preocupados. Después de casi un año de aislamiento general, será necesario convencer a muchos empleados para que regresen a sus viajes diarios en tren, autobús o metro.

«Los empleadores han hecho un buen trabajo asegurándose de que las oficinas sean seguras y desinfectadas con protocolos para mantenerlas así. Pero dado que el transporte público sigue siendo el modo principal de llevar a los empleados a la oficina, la seguridad es un desafío completamente nuevo», dijo Dave Bryant, vicepresidente presidente de One Workplace, una empresa líder en interiores comerciales en el Área de la Bahía. «Ofrecer a los empleados alternativas y formas más seguras de llegar al trabajo, como autobuses corporativos y servicios de viajes compartidos, que tienen protocolos de limpieza, son opciones que los empleadores deberían considerar para que los trabajadores lleguen y regresen del trabajo de manera segura».

«El espacio como servicio (SPaaS) es una tendencia en alza que permite a muchas empresas personalizar espacios de oficina más pequeños ubicados más cerca de donde viven sus empleados», dice Bryant. Ubicar un nuevo espacio más cerca de estos centros de empleados no solo reducirá los tiempos de viaje, según Bryant, sino que también cambiará los requisitos de viaje y proporcionará un lugar seguro lejos de la oficina más grande cuando el trabajo no requiera que los empleados estén allí.

Nuevamente, si está considerando regresar al trabajo, aborde este problema con su empleador y vea si alguna de estas soluciones podría funcionar para su empresa.

Espere nueva tecnología

Asistente de voz y representación de imágenes de IA

Hemos mencionado anteriormente la nueva tecnología de control de acceso, pero para muchos empleados, esa no será la única tecnología nueva con la que se encontrarán cuando regresen a la oficina durante la pandemia. Por ejemplo, Cisco dice que ha considerado cuidadosamente lo que significa el regreso al trabajo para los empleados en sus oficinas.

«Hemos aumentado la cantidad de sensores que tenemos en el hardware de nuestra sala de conferencias», dijo Jeetu Patel, vicepresidente senior y división de aplicaciones y seguridad de GM en Cisco. Dijo que la compañía está agregando varios sensores a su hardware de solución de conferencias, «que pueden detectar la cantidad de participantes en una habitación, medir los niveles de temperatura y humedad e incluso medir la calidad del aire». Cisco y empleadores similares recopilarán este tipo de datos de instalaciones de nuevas formas y específicamente con el propósito de garantizar que los empleados permanezcan seguros mientras están en el sitio.

Los navegadores de salas de Webex de Cisco, que son paneles táctiles de oficina que brindan conexiones instantáneas a videoconferencias, controles de sala, uso compartido de contenido y reserva de salas, ahora se activan por voz. «Puede entrar en una habitación y decir ‘Hola, Webex, voy a unirme a la reunión’. El sistema cuenta con controles de proximidad que podrán identificar a los participantes [via their] teléfonos inteligentes que utilizan ultrasonido «, dijo Patel.

Agrega que avanzar hacia asistentes de voz en la oficina ahora tiene el beneficio adicional de ser una solución más higiénica, ya que se necesitan tocar físicamente menos superficies. Y, por supuesto, hay muchos beneficios adicionales que continuarán ayudando a los trabajadores incluso después de la pandemia, como la reserva inteligente de salas, el ajuste de la iluminación y las persianas, así como el acceso automático a pantallas inteligentes y otras tecnologías de conferencias.

Repensar los beneficios de los empleados

Empleado en la oficina sentado en un sillón leyendo la pantalla de su portátil

Las ventajas y los beneficios de los empleados son factores importantes para los empleados que consideran un trabajo o lugar de trabajo sobre otro. En tiempos anteriores a COVID, los beneficios como comidas y refrigerios gratis, salones de concepto abierto, membresías en gimnasios, así como horas felices y salidas de la empresa, ayudaron a atraer empleados e incluso los mantuvieron en las oficinas por más tiempo. Es posible que esos beneficios y ventajas ya no sean tan atractivos o tengan sentido para los trabajadores remotos o los empleados que regresan a las oficinas.

«El cambio al lugar de trabajo físico trae consigo algunas consideraciones importantes sobre los tipos de beneficios y beneficios que los empleadores ofrecen a su gente», dice Jordan Peace, cofundador y director ejecutivo de Fringe, una compañía de beneficios de estilo de vida.

«Meses de trabajo remoto han obligado a las empresas a repensar los tipos de beneficios que ofrecen a los empleados. Muchos beneficios en la oficina como membresías en gimnasios, mesas de ping pong o almuerzos con catering se han vuelto obsoletos de la noche a la mañana», dice Peace. En su lugar, ha surgido una nueva categoría, una de las ventajas del estilo de vida. Este tipo de beneficios tiene como objetivo aliviar los problemas que enfrentan muchos empleados como resultado de trabajar desde casa. Por lo general, toman la forma de una especie de mercado digital donde los empleados pueden seleccionar aplicaciones o servicios que satisfagan sus necesidades inmediatas de cosas como tutoría virtual o entrega de alimentos.

Peace dijo que una encuesta de usuarios de Fringe encontró que el 80 por ciento de los empleados sintieron que la era del trabajo remoto cambió permanentemente la forma en que ven los beneficios; El 84 por ciento dijo que cree que los beneficios de estilo de vida serán más valiosos en un mundo posterior a COVID que los beneficios y comodidades en la oficina, incluso después de regresar a la oficina.

Si bien Fringe ayuda a las empresas a implementar este tipo de programa como un servicio, muchas empresas se enfrentarán al desafío de cómo ofrecer este tipo de beneficios pandémicos a sus empleados. Una excelente manera de involucrarse en los esfuerzos de RTW de su empresa es trabajar con RR.HH. y otros empleados para identificar cuáles podrían ser las soluciones de beneficios efectivas en su área y luego elaborar un plan sobre cómo entregarlas.

La comunicación es clave

Reunión de empresa sobre equipos de Microsoft

La mayoría de las herramientas y plataformas de software RTW ponen un gran énfasis en la comunicación de los empleados. Después de todo, las empresas que regresan al trabajo se enfrentan a cambios significativos en casi todos los aspectos de su forma de hacer negocios. Eso no se puede lograr simplemente enviando notas. Los empleadores deben fomentar discusiones activas entre gerentes y empleados para que esta transición sea exitosa y segura. Sin embargo, eso también significa nuevos niveles de participación de los empleados.

Incluso con múltiples nuevos canales de comunicación abiertos, incluidas nuevas reuniones en línea, así como aplicaciones de mensajería en equipo y medidas similares, muchos empleados todavía se sientan y simplemente «recopilan» nueva información sin participar en las discusiones circundantes. Si está en la lista corta para regresar a su oficina, vale la pena involucrarse …

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