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Los mejores servicios de contabilidad en línea para autónomos

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Contabilización de la nueva economía de los conciertos

En 2020, una gran cantidad de personas se unieron a la fuerza laboral de los conciertos, tanto por elección como por necesidad. La pandemia de COVID-19 es responsable de la pérdida de millones de puestos de trabajo. Muchos de los nuevos desempleados han comenzado a trabajar como contratistas independientes o han iniciado sus propios negocios, muchos de ellos trabajando desde sus propios hogares. Por primera vez, todas estas personas deberán lidiar con la contabilidad laboral y los impuestos que involucran un Formulario 1099 en lugar de un W-2.

Si esto te describe, no te preocupes. No hay escasez de servicios de contabilidad basados ​​en la nube para empresas muy pequeñas. Los servicios en línea que revisamos aquí están listos para satisfacer las necesidades de esta gran parte de la fuerza laboral. Tres de los servicios pueden ser utilizados por empresas que emplean a 10 o más personas, pero la mayoría de los productos están dirigidos directamente a autónomos, contratistas independientes y propietarios únicos. Algunos son gratuitos y el resto tiene tarifas de suscripción modestas.

Existe un gran mercado para estas soluciones en línea. Piense en los conductores de Uber y Lyft, los vendedores de Etsy y eBay o los empresarios que han creado un producto o servicio y quieren construir una pequeña empresa a su alrededor. Por lo general, estas empresas tienen una cosa en común: la necesidad de controlar muy bien los dólares que entran y, lamentablemente, salen de sus empresas. Todos ellos necesitan algún tipo de seguimiento de efectivo. También necesitan ayuda para rastrear y pagar los impuestos sobre la renta como contratistas independientes. Estas soluciones en línea brindan todo eso y más.

Más allá del balance general

Las necesidades de los autónomos, contratistas y propietarios únicos varían tanto como los tipos de negocios que representan. Algunos quieren una forma sencilla de realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos. Otros necesitan la capacidad de enviar facturas y recibir y registrar pagos. Algunas necesitan un servicio de nómina integrado, mientras que otras son tiendas unipersonales. Las empresas que venden servicios pueden querer una herramienta de seguimiento del tiempo dedicada. ¿Y los impuestos, el inventario y los informes? Considere los factores a continuación antes de elegir un servicio de contabilidad para su negocio.

Contabilidad de doble entrada

¿Necesita una aplicación basada en la contabilidad por partida doble? Este es el sistema que utilizan los contables. Cuando lo hace manualmente, debe comprender conceptos como débitos, créditos y asientos de diario. Pero todas las soluciones de contabilidad de doble entrada diseñadas para pequeñas empresas hacen todo ese trabajo en segundo plano. Lo que ve son formularios, registros y transacciones que le resultan familiares.

La contabilidad por partida doble sigue reglas estrictas y puede producir los informes financieros sofisticados que las empresas necesitan cuando hacen una valoración de su empresa o solicitan un préstamo o intentan atraer inversores, por ejemplo. Cuatro de los cinco sitios analizados aquí siguen reglas de contabilidad de doble entrada. La contabilidad de GoDaddy es la excepción. Si está trabajando con un contador, eso puede ser importante para usted.

Conexiones en línea con sus instituciones financieras

Si ya está ingresando a sus bancos, compañías de tarjetas de crédito, etc. en línea, solo tiene que ingresar esos mismos nombres de usuario y contraseñas dentro de su aplicación de contabilidad. A medida que aparecen transacciones en sus cuentas en línea, puede importarlas a su servicio de contabilidad y realizar un seguimiento de sus ingresos, gastos y saldos casi en tiempo real, todo desde un panel conveniente. Tener esta imagen detallada de su panorama financiero completo les brinda a las pequeñas empresas la agilidad tan crítica para su supervivencia. La mayoría de los sitios de contabilidad pueden conectarse a miles de bancos, por lo que es probable que el suyo sea uno de ellos.

Facturación

Todos los servicios que he revisado aquí le permiten crear facturas, a veces recurrentes, incluso, y estimaciones, y enviarlas a los clientes en línea. Algunos incluso ofrecen generar y enviar facturas a través de USPS. A veces, también puede ver cuándo un cliente ha visto una factura, enviarle recordatorios automáticamente y evaluar los cargos por pagos atrasados. Si realiza una gran cantidad de facturación, pruebe la interfaz de facturación de cualquier servicio potencial ampliamente antes de comprometerse con una. Todos están diseñados para que los utilicen personas que no son ni contadores ni magos técnicos, por lo que son fáciles de usar.

Cuentas comerciales

Una de las mejores formas de mejorar su flujo de caja es aceptar tarjetas de débito y crédito y pagos bancarios directos, para que los clientes puedan pagar de manera instantánea y conveniente, aunque se aplican tarifas de procesamiento adicionales. Cuanto más conveniente sea el pago, más probable será que lo reciba a tiempo. La mayoría de las aplicaciones le permiten elegir entre múltiples pasarelas de pago, como Stripe y PayPal, donde puede configurar una cuenta de comerciante.

Acceso móvil

Estas aplicaciones de contabilidad basadas en la nube tienen aplicaciones de Android y aplicaciones de iOS complementarias, por lo que puede aceptar pagos en su teléfono inteligente o tableta mientras está lejos de la computadora de su oficina y realiza otras tareas relacionadas con la empresa. Algunas de estas aplicaciones ofrecen interesantes funciones adicionales; consulte la sección Seguimiento de kilometraje a continuación para ver un ejemplo. Es posible que no pueda hacer absolutamente todo lo que puede hacer en el sitio de escritorio, pero las funciones de las aplicaciones deberían servirle bien cuando esté fuera de casa.

Seguimiento del tiempo

Si factura por tiempo, gran parte de ese trabajo puede realizarse fuera de la oficina. En lugar de garabatear notas o simplemente tratar de recordar, puede crear entradas de tiempo en su teléfono inteligente donde quiera que esté. Otros servicios y aplicaciones pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del tiempo, pero si elige un sitio web de contabilidad cuyas capacidades de seguimiento del tiempo satisfagan sus necesidades, es una aplicación o servicio menos que mantener y pagar. Algunos ofrecen cronómetros y hojas de tiempo, pero la mayoría al menos le permiten crear registros basados ​​en el tiempo y facturar a sus clientes por sus servicios.

Seguimiento de kilometraje

Esta es otra área en la que no desea adivinar y perder un gasto reembolsable. Si viaja por trabajo, esta es una característica útil. Si le gustan las millas y no necesita un servicio de contabilidad pesado, definitivamente debe consultar la aplicación móvil QuickBooks Self-Employed, que registra automáticamente sus millas mientras conduce. También puede ingresar registros manualmente para sus viajes relacionados con el negocio en este sitio y otros, y la aplicación calculará su deducción de impuestos relacionada con el millaje. FreshBooks también ofrece esta función de seguimiento automatizado en su aplicación iOS.

Impuestos a la renta estimados trimestrales

Esta es una de las tareas más difíciles para los propietarios únicos y los contratistas independientes, incluso para aquellos que han estado en el negocio por sí mismos durante mucho tiempo. Algunos de estos sitios ofrecen un pago trimestral sugerido en función de los ingresos y gastos que haya ingresado. Hacer un seguimiento de los impuestos estimados sobre la marcha hace que pagar sus impuestos anuales sea mucho menos doloroso. Además, el IRS lo requiere y evalúa las multas si no paga los impuestos estimados.

Integración de comercio electrónico

GoDaddy Bookkeeping es el único sitio entre los que he revisado para propietarios únicos que proporciona un puente a PayPal, Etsy, Amazon y eBay, lo que significa que puede importar automáticamente datos de ventas desde esos sitios web. Si su negocio se centra en este tipo de comercio electrónico, GoDaddy puede valer la pena solo por esto.

Informes

Debido a que estas aplicaciones tienen funciones limitadas, no verá tantos informes y opciones de personalización como las que obtiene en soluciones de contabilidad más completas, pero al menos todas ofrecen vistas múltiples y personalizables de sus datos. La mayoría de los servicios tienen algunas plantillas de informes con formato previo.

Seguridad

Al igual que sus contrapartes de gama alta, estos servicios para autónomos y contratistas utilizan seguridad de grado bancario. Incluso las empresas más pequeñas necesitan protegerse a sí mismas y a sus clientes. Intuit QuickBooks Self-Employed va un paso más allá al ofrecer autenticación de dos factores para sus sitios web. También puede descargar sus datos (si espera hasta 45 días), pero no puede volver a cargar esos datos en el sitio web. Wave también le permite exportar transacciones como archivos XLS y CSV y recibos de ventas en un archivo ZIP.

La alineación

FreshBooks ($ 15 a 50 por mes) lanzó una nueva versión de su servicio hace unos años y ha estado migrando lentamente las funciones de FreshBooks Classic. Ahora es un sitio con todas las funciones de facturación y más. Su nueva interfaz de usuario y herramientas de navegación crean una experiencia de usuario excepcional que es mejor que la de la competencia. Es compatible con la contabilidad de doble entrada y es una buena opción para alguien cuyo negocio está principalmente orientado al tiempo y al servicio, como los autónomos y los propietarios únicos, aunque también rastrea la venta de productos. El seguimiento automático del kilometraje, la facturación mejorada y la gestión de proyectos y las nuevas herramientas de informes son algunas de sus muchas funciones nuevas. Y tiene fabulosas aplicaciones móviles. FreshBooks es la elección de nuestros editores para autónomos y contratistas independientes.

Wave es un servicio gratuito, aunque existen cargos por el procesamiento de pagos y la nómina si usa esas funciones. El sitio ya no muestra anuncios; los ingresos provienen de servicios financieros integrados como procesamiento de tarjetas de crédito y servicios de asesoría. Sin embargo, Wave es la aplicación de contabilidad para pequeñas empresas más completa revisada en este grupo y puede acomodar tanto a propietarios únicos como a empresas con hasta 10 empleados. Puede crear registros completos de clientes, proveedores, productos y servicios. También produce numerosos tipos de formularios de transacciones que incluyen estimaciones, facturas, extractos, facturas y recibos. Wave carece de tiempo dedicado y seguimiento de proyectos, y sus aplicaciones móviles están en pausa en el momento de escribir este artículo. Pero considerando todo (especialmente su estado gratuito), definitivamente vale la pena considerarlo.

La contabilidad de GoDaddy ($ 4,99 a $ 14,99 por mes) tiene varias cosas a su favor. Más allá de rastrear los ingresos y gastos de manera competente, ofrece herramientas de facturación flexibles que incluyen recordatorios automáticos, actualizaciones de progreso y transacciones recurrentes. Si está consciente de mantenerse al día con su dinero entrante y saliente, puede tener una buena idea de cuánto debe pagar cada trimestre en impuestos estimados. Sin embargo, no es una contabilidad de doble entrada y carece de soporte multidivisa, seguimiento de proyectos y perfiles completos de clientes. Es un gran servicio si vende en Amazon, eBay o Etsy, como se mencionó anteriormente. No se ha actualizado mucho desde la última vez que lo revisé, pero el precio ha aumentado.

Wave tiene una nueva competencia en Sunrise, que también es gratuita y se basa en la contabilidad de doble entrada. Su interfaz de usuario es agradable y sus herramientas de navegación son excelentes. Sunrise maneja muy bien la administración de ingresos y gastos y su tablero es mejor que otros. Dos características inusuales son su cronograma de transacciones y los «conjuntos de reglas» para los impuestos sobre las ventas que simplifican un proceso difícil. También se integra con Gusto, por lo que si tiene uno o dos empleados, puede hacer su propia nómina. Sin embargo, al igual que Wave, Sunrise carece de capacidades dedicadas de seguimiento del tiempo y sus aplicaciones móviles no están a la altura.

Intuit QuickBooks Self-Employed ($ 15 por mes) es una buena opción para un trabajador autónomo o autónomo que necesita separar los gastos comerciales y personales, enviar facturas y realizar un seguimiento del kilometraje. Su interfaz de usuario y herramientas de navegación son excepcionales. También tiene aplicaciones móviles útiles y lo ayuda a estimar sus impuestos trimestrales en función de sus ingresos y gastos. Sin embargo, QuickBooks Self-Employed es uno de los servicios más caros en este …

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