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Envoy anuncia Hot Desking para una fuerza laboral híbrida

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Una tendencia clara derivada directamente de la pandemia de coronavirus es el cambio permanente hacia fuerzas de trabajo híbridas. Actualmente, muchas empresas se encuentran en las etapas iniciales de este cambio, lo que significa gestionar el regreso lento y seguro de los trabajadores con trabajos que los requieren en la oficina al menos parte del tiempo para lograr la máxima productividad. Pero incluso una vez que se maneja este proceso inicial y COVID-19 es un recuerdo infeliz, muchas empresas tienen la intención de mantener una fuerza laboral híbrida que equivale a una población laboral mucho más pequeña en oficinas centralizadas.

Envoy busca atraer clientes en todas las etapas de la transición de la fuerza laboral híbrida. Para aquellos que piensan en que los empleados vengan a las oficinas de forma rotatoria, proporcionar un control de acceso seguro y eficiente y una solución de escritorio compartido es clave, al igual que una gestión eficaz del espacio para mantener una distancia segura entre los empleados, así como para rastrear los puntos calientes y las rutas de destino seguras. Envoy ofrece soluciones para visitantes, entrega de correo y gestión de salas, pero ahora está utilizando esa base para ofrecer una solución de escritorio interactivo.

¿Qué es Hot Desking?

El hot desking tradicional es donde ningún empleado está atado a un solo escritorio. En su lugar, el espacio de escritorio se agrupa y luego se distribuye en cualquier sistema de reserva que tenga sentido para una empresa en particular, generalmente por orden de llegada. Los trabajadores se registran, verifican sus credenciales y luego se les asigna cualquier espacio de escritorio o estación de trabajo que aparezca a continuación en el sistema de reservas.

Actualmente, muchas organizaciones de salud, incluido el CDC, recomiendan contra este tipo de escritorio compartido porque ese sistema necesariamente tiene empleados sentados en múltiples ubicaciones y, por lo tanto, tocando más muebles y equipos. Sin embargo, COVID-19 está creando una forma aún más flexible de hot desking destinada a ayudar a los empleados a decidir si quieren trabajar en casa o en la oficina en un día en particular. Si se trata de la oficina, estos sistemas controlan la gestión del escritorio en cualquier política que requiera un empleador, lo que significa que los escritorios pueden agruparse por completo, arreglarse por trabajo o equipo, o alguna combinación. Más que un escritorio compartido, esto es lo que los empleadores ahora llaman una cultura de trabajo híbrida.

«El futuro del trabajo será híbrido, al menos durante los próximos dos años. Será una combinación de trabajo desde el hogar, la oficina o incluso el espacio de trabajo compartido cercano, cada uno por solo dos o tres días a la semana, «, dijo Larry Gadea, fundador y director ejecutivo de Envoy. «Existe una ineficiencia en mantener escritorios permanentes para personas que solo estarán en una oficina a tiempo parcial. Envoy Desks resuelve este problema haciendo que los escritorios se puedan reservar por día, lo que permite a las empresas optimizar el uso del espacio, reducir la superficie total y ofrecer más flexibilidad a los trabajadores . «

Envoy Desks es parte de la suite Envoy Protect, que permite a los empleados pasar por controles de bienestar y acceder a las oficinas de forma segura al tiempo que proporciona rastreo de contactos y comunicaciones para los gerentes de las instalaciones. Envoy Desks es la primera solución de escritorio compartido específicamente diseñada para empresas que ajustan su lugar de trabajo durante COVID-19. Está disponible en versión Beta para todos los clientes de Envoy Protect a partir de hoy.

La aplicación móvil Envoy en iOS

«Justo antes de COVID, creamos entregas y acabamos de lanzar un producto de salas de reuniones, por lo que nuestro enfoque era el lugar de trabajo y nos esforzamos por llevar tecnología e innovación a las diferentes cosas mundanas que normalmente existirían allí», dijo Gadea. «Cuando empezaron a producirse cierres, empresas como los almacenes y las fábricas que necesitaban empleados en el lugar pidieron nuestra ayuda para que los empleados volvieran de forma segura». Envoy consultó a cientos de clientes existentes en todo el mundo para ayudar a determinar sus necesidades más importantes.

El resultado fue Envoy Protect, una herramienta de regreso al trabajo que aprovecha la experiencia de Envoy en soluciones de administración de oficinas. Envoy Protect hace posible que los empleados certifiquen que están saludables desde sus hogares. Pueden registrarse en su oficina al llegar utilizando la solución de control de acceso de Envoy. Envoy puede llevar la cuenta de cuántas personas hay en el sitio y establecer límites en los registros una vez que se alcanza la capacidad. Envoy utiliza estos datos de acceso para implementar el rastreo de contactos, ya que el sistema sabe quién ha accedido a la oficina y cuándo.

«Miles de empresas están utilizando Envoy Protect para saber quién está en el sitio. Si alguien se enferma, saben a través del rastreo de contactos quién puede verse potencialmente afectado», señaló Gadea. Hizo hincapié en la importancia de la privacidad y la seguridad de los datos, que está integrada en su producto. «Creo que es demasiado para las empresas pedir información médica a las personas. Por lo tanto, Envoy no almacena ni carga las respuestas de un individuo a sus preguntas de bienestar. Simplemente las usamos para dar una calificación de aprobado o reprobado en los controles de bienestar».

Habilitación de escritorios compartidos para el lugar de trabajo híbrido

Disposición de Hot Desk con distancia adecuada en una oficina

Según Envoy, una parte importante de un escritorio compartido eficaz es hacer que el proceso sea lo más sencillo posible para los empleados.

«Si quiero ir a la oficina, solo saco mi teléfono y le hago saber a la aplicación que quiero ir. Completo un cuestionario que pregunta si me han diagnosticado COVID-19. Si respondo que no, mi placa obtiene desbloqueado y puedo acceder a todas las puertas de la oficina durante el día «, dijo Alex Haefner, jefe de producto de Envoy.

«El componente de escritorios de Envoy Protect me asigna un escritorio. Si quiero el mismo escritorio todos los días, o si quiero cambiar mi escritorio, puedo designarlo a través de la aplicación», dijo Haefner. miembros para colaborar en la oficina seleccionando escritorios cercanos y distanciados de forma segura y eligiendo sentarse uno cerca del otro.

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«Puedo invitar a mis compañeros de equipo a la aplicación para que estemos juntos. Intentamos facilitar la experiencia a los empleados que no quieren pasar 20 minutos todas las mañanas averiguando dónde van a trabajar», dijo. .

Envoy Desks también permite reservar salas de reuniones, así como proporcionar a los empleados y gerentes información en tiempo real sobre las áreas de oficina accesibles, ocupadas o libres. Escritorios también proporciona análisis que se pueden utilizar para optimizar la distribución de la oficina al reconfigurar el espacio no utilizado, lo que finalmente reduce el espacio de la oficina y los costos inmobiliarios. Los equipos de limpieza fuera del horario laboral también pueden utilizar la analítica para saber qué escritorios y salas de conferencias deben desinfectar.

Mapa de suelo de Envoy Desks en Envoy Protect

Heather Somaini, directora administrativa de Lionsgate, ha estado usando escritorios en su sede en Santa Mónica desde septiembre. «Nuestro equipo se dio cuenta de que no podíamos llenar todas las estaciones de trabajo cuando reabrimos. Queríamos reducir nuestra capacidad en un 50%. Para hacerlo, necesitábamos cambiar a una disposición de asientos más flexible».

Somaini compartió que su equipo en Lionsgate usa el análisis de escritorios para determinar qué escritorios limpiar por la noche. «Los escritorios nos han brindado la capacidad de utilizar nuestro espacio y recursos realmente bien y reducir costos».

Gadea dijo que Envoy aprendió sobre los beneficios de automatizar el intercambio de recursos mientras creaba Envoy Desks. «Siempre ha podido compartir los recursos de las salas de reuniones, ahora es posible compartir los recursos de los escritorios de manera efectiva. Tal vez algún día comparta los recursos de toda la oficina con otras personas en diferentes pisos y oficinas. Podemos compartir todo el espacio , pero tenemos que empezar en las áreas que son más prácticas para la gente de hoy, y ahí es donde están los escritorios «, dijo.

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