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El mejor software de videoconferencia para 2021

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Para muchos trabajadores, especialmente aquellos en áreas metropolitanas más grandes de EE. UU., Trabajar desde casa se convertirá en una tendencia a largo plazo que durará hasta 2022 y más allá. Uno de los principales contribuyentes a la popularidad de esta estrategia es la videoconferencia. Mucho más que una simple herramienta de marketing y reuniones ocasionales, la videoconferencia se ha convertido en algo tan omnipresente como el teléfono para las personas que trabajan desde casa.

Sin embargo, en un escenario mayormente de trabajo desde casa, verá diferentes componentes y servicios de los sistemas patentados de extremo a extremo que probablemente haya implementado en sus salas de conferencias. Las soluciones distribuidas serán los servicios basados ​​en la nube que hemos revisado aquí con la tecnología de cámaras de terceros o las cámaras web que encontrará integradas con la mayoría de las computadoras portátiles. Esto puede generar dificultades de soporte, pero para resolverlas primero necesitará un buen conocimiento de los sistemas de videoconferencia.

Cómo elegir el sistema de videoconferencia adecuado

La videoconferencia existe desde hace algún tiempo en varios formatos propietarios. Las empresas especializadas en soluciones empresariales generalmente construyen estos sistemas para conectar salas de reuniones. Las conexiones se realizaron a través de una red de área local y luego, por lo general, a través de líneas de telecomunicaciones arrendadas si el enlace se realizaba entre diferentes edificios. El tráfico de red se manejó utilizando en gran medida protocolos y códecs patentados, que sigue siendo la arquitectura básica que se utiliza en la actualidad. Los protocolos manejan el flujo de tráfico de la red mientras que los códecs manejan la codificación de las imágenes de audio y video en bits y bytes digitales en el lado de transmisión y luego de vuelta a video y audio en el lado de recepción. Esto generalmente requería cámaras y micrófonos patentados, servidores dedicados, así como aplicaciones del lado del servidor y, a menudo, del lado del cliente que también eran propiedad del sistema de conferencias.

Los servicios de video en la nube de hoy funcionan básicamente de la misma manera, excepto que utilizan TCP / IP como protocolo de red principal y una pequeña lista de códecs basados ​​en estándares para realizar el trabajo de conversión. Además, su soporte de hardware generalmente está abierto, lo que significa que puede usar cualquier cámara web o micrófono que funcione con su dispositivo informático. Y hablando de esos dispositivos, a diferencia de los sistemas patentados más antiguos que necesitaban una PC o una pantalla inteligente dedicada a la sala de reuniones, estos nuevos servicios a menudo admiten una experiencia completamente basada en un navegador web sin la necesidad de instalar ningún tipo de aplicación (aunque una aplicación patentada generalmente también lo es). disponible). Además, hay soporte para todo tipo de dispositivos móviles, aunque estos generalmente funcionan mejor después de instalar una aplicación Apple iOS o Google Android.

Sin embargo, incluso los sistemas de conferencias modernos todavía no interactúan mucho, lo que significa que no puede asistir a una videoconferencia iniciada en Microsoft Teams utilizando un cliente de reuniones de Cisco Webex, por ejemplo. Todo sigue sucediendo en un sistema. La ventaja es que este sistema ya no requiere cliente propietario, sala de reuniones o hardware de red. Tampoco es una compra de un sistema grande, sino un servicio ofrecido por usuario o por host (consulte más abajo para obtener más información sobre los hosts) en base a una suscripción, y que puede reducir seriamente los costos.

Sin embargo, también ofrecen una gran cantidad de nuevas capacidades que los sistemas más antiguos simplemente nunca tuvieron, mucho más que interacciones cara a cara. Los mejores servicios de videoconferencia de su clase permiten a los usuarios compartir sus pantallas, acceder de forma remota a los escritorios de los demás, chatear a través de texto, intercambiar archivos, comunicarse a través de pizarras digitales e incluso transmitir conferencias a grandes grupos de espectadores pasivos (como seminarios web). Algunos son parte de paquetes de Voz sobre IP (VoIP) orientados a empresas, que le permiten cambiar dinámicamente una llamada de voz a una videollamada o iniciar una reunión compartida con solo tocar un botón sin perder la conexión original.

Esas características son excelentes para las oficinas centrales, pero también son fantásticas ayudas de comunicación para escenarios de trabajo desde casa, especialmente cuando se ven a través de una lente a largo plazo. Pero la videoconferencia puede ir aún más lejos. Por ejemplo, es una herramienta perfecta para abordar las preguntas de soporte de los clientes en vivo o interactuar con esos clientes en tiempo real durante un seminario web. Estas capacidades han quedado un poco en segundo plano con COVID, aunque volverán a ser grandes cuando la pandemia esté detrás de nosotros. Pero durante el último año, lo que provocó que el crecimiento de las videoconferencias se disparara ha sido en gran medida la demanda de los consumidores, como se muestra en la encuesta reciente trazada por Statista.

Crecimiento de los sistemas de videoconferencia populares durante COVID 19, 2020

Gráfico de Statista que muestra el crecimiento del mercado de sistemas de videoconferencia durante COVID-19 2020

Aun así, para los trabajadores de TI, en particular, el teletrabajo está en auge. Incluso antes de la pandemia, según un informe de FlexJobs, 3,9 millones de empleados de Estados Unidos trabajaban desde casa al menos la mitad del tiempo. Este es un aumento del 115% con respecto a 2005. Eso significa que, en algunos casos, la videoconferencia representa la única interacción visible que esos empleados obtendrán con sus empleadores; y ahora que muchas empresas han descubierto que los beneficios del teletrabajo pueden funcionar a largo plazo, esas cifras solo van a crecer.

Reducción de costos con videoconferencia

Dejando a un lado la pandemia, muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) se están extendiendo por diferentes ubicaciones geográficas, una tendencia que precedió al coronavirus. Si bien esa tendencia tiene costos y beneficios de contratación para la mayoría de las empresas, también presenta desafíos complejos para la comunicación, incluso para los empleados que trabajan internamente. Agregue clientes y socios a la mezcla, y es difícil pensar en hablar con todas estas personas sin viajar mucho, lo que trae costos restrictivos. Aquí es donde las videoconferencias pueden dar un gran impulso a los resultados de su empresa.

Pero incluso sin considerar la geografía, las videoconferencias pueden ahorrar dinero. Muchas de las nuevas funciones de colaboración incluidas con esta ronda de contendientes están destinadas a automatizar tareas que solían costar más. Los principales ejemplos son la transcripción y grabación de reuniones.

En los sistemas patentados más antiguos, grabar una reunión significaba una cámara separada o un micrófono de terceros para grabaciones de solo audio, además de espacio en el servidor para almacenamiento. Los servicios modernos tienen grabación automatizada para que pueda iniciar una con solo presionar un botón y luego no solo guardarla automáticamente en la nube, sino también compartirla automáticamente con todos los asistentes a la reunión.

La transcripción también solía costar más, ya que los gerentes de reuniones tenían que enviar al menos una grabación de audio a un servicio de transcripción. Muchos nuevos servicios de videoconferencia contienen inteligencia artificial (IA) en forma de asistentes de reuniones virtuales que no solo administran cosas como el seguimiento de asistencia, sino que también hacen un excelente trabajo al transcribir reuniones directamente a documentos PDF o Microsoft Word.

Como ocurre con todos los servicios de software, los precios y los paquetes son una consideración importante y varían ampliamente. Los precios indicados en estas revisiones suelen corresponder al nivel de precios intermedio del proveedor y, por lo general, se cobran mensualmente por usuario. (Para obtener más información sobre precios, haga clic en las reseñas individuales). Todos los servicios de videoconferencia evaluados, excepto uno, ofrecen pruebas gratuitas (la mayoría son por 30 días) y muchos no requieren una tarjeta de crédito, lo que significa que usted no tiene que preocuparse de que se le cobre automáticamente cuando finalice la prueba.

La mayoría de los servicios ofrecen planes completamente gratuitos, en gran parte debido a que las empresas desean ayudar a los consumidores durante la pandemia. Por ejemplo, Glip by RingCentral tiene un generoso nivel gratuito en términos de tiempo de conversación y almacenamiento en la nube, aunque sus funciones son limitadas en comparación con sus niveles de pago. Una vez que se mueva a esos niveles pagados, también debe prestar atención a los precios de host versus usuario. Los anfitriones son usuarios que pueden iniciar reuniones y no todas las empresas necesitan convertir a cada usuario en anfitrión.

Muchos servicios son escalables según la cantidad de anfitriones y asistentes que necesite. Es por eso que recomendamos no solo probar nuestras funciones de nuestros servicios de videoconferencia mejor calificados antes de comprometerse, sino también usar ese tiempo de prueba para experimentar con cuántos usuarios realmente necesitan tener el estado de administrador de reuniones. En otras palabras, evalúe cómo encaja mejor la videoconferencia en la cultura y los flujos de trabajo de su organización.

Como regla general, los servicios que tienen un precio por host en lugar de por usuario tienden a funcionar mejor para entornos de tipo webinar. Los precios por asistente tienden a ser más atractivos para los compromisos de estilo colaborativo en los que cualquiera puede iniciar una reunión.

Facilidad de uso y colaboración

Una vez que haya encontrado paquetes en su rango de precios, la consideración más importante es la facilidad de uso. Obviamente, si la interfaz de usuario (UI) es difícil para usted y sus colegas, no solo causará retrasos en las horas de inicio de la reunión, sino que probablemente también se convertirá en un obstáculo para el uso de las funciones de colaboración más avanzadas. Y ahí es donde reside gran parte del valor real de esta tecnología.

Para cada revisión, discutimos la facilidad de registrarse, crear una reunión, invitar a participantes y configurar controles de audio y video. También observamos la experiencia del usuario (UX) desde el punto de vista de los invitados a la reunión, así como lo fácil que es acceder a los controles inteligentes de la reunión. Eso cubre no solo la colaboración al estilo de una pizarra, sino también el intercambio de archivos, las anotaciones y las funciones de asistente virtual mencionadas anteriormente.

Probamos las características destacadas de cada servicio, pero tú decides las características particulares. ¿Necesita números de acceso telefónico, soporte VoIP o ambas opciones para su audio? ¿Y necesita funciones como compartir pantalla o control remoto? Algunos servicios ofrecen teleconferencias con números de acceso telefónico (local o gratuito) y llamadas VoIP, mientras que algunos ofrecen solo uno u otro. Algunos ofrecen números telefónicos internacionales.

Todos los productos revisados ​​ofrecen videollamadas a través de la cámara web, que es una característica que se está infiltrando en varias plataformas de mensajería de equipos, como Microsoft Teams y Slack también. En el caso de Teams, esta es una solución de videoconferencia completa, por lo que la hemos revisado aquí. Sin embargo, Slack y algunos de sus otros competidores solo han implementado videollamadas de persona a persona, por lo que no las hemos revisado como parte de este resumen.

En todas estas revisiones, organizamos reuniones y nos unimos a ellas para probar la experiencia de usuarios registrados y no registrados. Nos aseguramos de describir lo fácil que es unirse a una reunión, incluido si un participante necesita descargar software antes de unirse (lo que podría causar una demora). En este caso, es importante comunicarse con los empleados sobre la compatibilidad del hardware y su navegador preferido. Otros servicios simplemente requieren que los asistentes ingresen un código para acceder a la reunión.

Nuestras revisiones también cubren las funciones de administración del anfitrión. Los mejores servicios le permiten configurar diferentes tipos de reuniones, como una reunión estilo conferencia en la que todos los participantes están silenciados, o una discusión o modo de preguntas y respuestas en el que los presentadores pueden silenciar y reactivar a los participantes según sea necesario. Otras opciones incluyen habilitar y deshabilitar cámaras web, bloquear a los que llegan tarde a una reunión, crear una sala de espera mientras se prepara para la reunión y permitir sesiones de grupos pequeños.

Para las presentaciones, compartir la pantalla es importante. Pero también lo son las opciones más granulares, como la capacidad de compartir solo una aplicación (Microsoft PowerPoint, por ejemplo), documento o imagen, no solo su escritorio completo. La mayoría de los servicios de videoconferencia en este resumen también ofrecen un modo de chat de texto no solo durante una reunión, sino a veces también fuera de una videollamada.

Debería experimentar con todas estas funciones durante una prueba y pensar detenidamente cuánta colaboración real necesita en sus diversas reuniones. Eso significa evaluar el servicio con algo más que personal de TI. También debe incluir a las partes interesadas …

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