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El mejor software de seguimiento de gastos

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El seguimiento y la generación de informes de gastos eficientes es un objetivo de empresas de todos los tamaños. Poder agilizar y mejorar el proceso de recopilación y organización de recibos y facturas es un desafío constante. Lo mismo ocurre con la creación de informes precisos y fáciles de leer, la verificación y aprobación de informes y luego la adición de resultados para emitir un cheque.

Gracias a las soluciones basadas en la nube que son capaces de manejar el seguimiento y la generación de informes de gastos, controlar los gastos comerciales de los empleados es cada vez más fácil y menos tedioso. Es posible utilizar aplicaciones móviles y teléfonos inteligentes para escanear y fotografiar recibos, y existen métodos cada vez más rápidos y fáciles para organizar y enviar informes de gastos en línea.

La mejor noticia para las empresas es que el software de seguimiento de gastos basado en la nube generalmente cuesta menos y ofrece más innovación que las soluciones de hardware / software heredadas en el sitio. Veamos las mejores soluciones que hemos probado.

Encuentre el software de seguimiento de gastos adecuado

Antes de que pueda elegir el software de seguimiento de gastos SaaS, debe examinar su organización con cierto detalle. ¿Tiene su sede en los Estados Unidos? ¿Hace negocios internacionales? ¿Qué tipo de gastos suele iniciar la fuerza laboral? Un buen lugar para comenzar es con una auditoría exhaustiva de cuántos empleados de su empresa envían gastos para reembolso, incluidos viajes, comidas de negocios e incluso suministros de oficina. ¿Cuáles son esos gastos promedio? ¿Son razonables o cree que las personas se están aprovechando? Mire más allá de los promedios, ya que una herramienta que se adapte a un equipo de ventas en la carretera puede no ser ideal para los empleados remotos que visitan la oficina en casa cada trimestre. Cree un mapa organizativo que incluya la estructura de informes / supervisión. Esto puede parecer una exageración, pero entrará en juego si necesita una función de aprobación de varios niveles. Utilice esta información para crear políticas y reglas flexibles basadas en la ubicación, los promedios de la empresa y lo que considere apropiado.

A continuación, eche un vistazo a la tecnología de back-end que está utilizando su empresa, especialmente su software de contabilidad. Agregue esto a sus datos de inteligencia empresarial (BI) imprescindibles. Es importante minimizar las curvas de aprendizaje de los empleados para que estén al día con el nuevo producto con una fuga de cerebros y costos colaterales mínimos. Una solución que sea confusa, difícil de usar o, peor aún, que tenga errores en su integración con sus sistemas de back-end hará que los empleados eviten usarla, que es exactamente lo que puede acabar con una solución eficaz de seguimiento de gastos.

Si su fuerza laboral móvil usa iPhones o teléfonos inteligentes basados ​​en Android, está de suerte, ya que la mayoría de los productos SaaS tienen aplicaciones para estas plataformas. Algunos productos admiten el uso de teléfonos con Windows, pero no se sienta demasiado cómodo con esa plataforma, ya que Microsoft dejará de admitir este formato en diciembre. Por el lado de las finanzas, ¿su contador y contador público utiliza QuickBooks Online Plus, o su negocio se basa en un software de contabilidad más avanzado como el software de contabilidad de libro mayor de nivel empresarial?? Elija un producto que esté seguro de que se integrará con el software existente que impulsa su cadena de contabilidad; sus administradores de dinero se lo agradecerán.

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Características del sistema de seguimiento de gastos

La creación de una solución de informes y seguimiento de gastos SaaS sólida e intuitiva es una tarea abrumadora. Principalmente porque el producto debe tener sentido tanto para el departamento de finanzas como para los empleados. Un buen sistema debe ser transparente y sencillo, pero también eficiente en varias áreas. Esto incluye un seguimiento preciso de los gastos, la capacidad de trabajar dentro de las políticas de una empresa y, al mismo tiempo, proporcionar las herramientas para el reembolso oportuno de los empleados. Una buena solución cubre las bases de todos al tiempo que mejora la productividad y ahorra tiempo y dinero a la empresa y a sus empleados.

Un requisito de producto para el departamento de finanzas es que respalde el cumplimiento de la empresa con la Ley Sarbanes-Oxley (SOX). Esta ley aborda los abusos de los gastos de los empleados e impone sanciones draconianas a las empresas que carecen de controles internos de gastos efectivos. Debido a esto, el producto que elija debe tener políticas, reglas y capacidades de designación de aprobaciones integrales y personalizables, y si tiene herramientas para autoauditar para SOX, mucho mejor. Otra capacidad importante es el almacenamiento de datos durante al menos siete años, según lo exige el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Los datos deben estar disponibles para crear una pista de auditoría completa en caso de que se realice la solicitud. La integración del software de contabilidad es otro elemento imprescindible, por lo que los datos de los informes se pueden incluir automáticamente en el plan de cuentas de la empresa; algunas de estas aplicaciones también se basan en el software de contabilidad para realizar y realizar un seguimiento del reembolso real del empleado. Si bien la integración con las herramientas de contabilidad típicas de las pequeñas empresas es bastante sencilla, si su empresa utiliza un software de planificación de recursos empresariales (ERP) o libro mayor general más sofisticado, como NetSuite OneWorld o SAP Business One Professional, el proceso de integración puede ser más difícil, pero no lo es menos. esencial, por lo que es importante planificar bien desde el principio. Es importante tanto para las finanzas como para los empleados que envían gastos que la interfaz del producto sea accesible en el idioma local del usuario. También debería poder dividir y dividir los gastos en las monedas que utilizan la empresa y los empleados.

En el lado móvil, los usuarios necesitan simplicidad en la aplicación de su teléfono inteligente, pero simplicidad que ofrezca el máximo nivel de rendimiento en la menor cantidad de pulsaciones de teclas posible. Los usuarios deben poder capturar imágenes, recopilar tantos datos específicos de esas imágenes como sea posible, ingresar manualmente los gastos y crear y, posteriormente, enviar su informe de gastos para su aprobación. Llevando esto un paso más allá, el proceso de un extremo a otro fluye con mayor fluidez cuando los productos extraen los gastos de las tarjetas de crédito de los usuarios y facilitan el reembolso en las cuentas bancarias designadas.

Los usuarios tienen diferentes criterios de éxito. Si bien la contabilidad de back-end puede abarcar toda la gama hasta la complejidad, desde la facilidad de una solución para pequeñas empresas basada en SaaS como FreshBooks ($ 15.00 en FreshBooks) hasta un proceso de implementación de varios meses para la implementación típica de ERP, no uno quiere complejidad cuando se trata de un sistema de informes de gastos. Quieren simplicidad, simplemente porque nadie quiere dedicar más tiempo del que es absolutamente necesario a hacer informes de gastos. La mayor parte de la entrada de datos se basa en aplicaciones móviles, aunque cada aplicación le permite crear el informe utilizando un sitio web y, por lo general, también el reenvío de correo electrónico y la integración de tarjetas de crédito. Los empleados deben poder capturar imágenes, recopilar tantos datos específicos de esas imágenes como sea posible, ingresar gastos manualmente y enviar sus informes de gastos para su aprobación. Llevando esto un paso más allá, el proceso de extremo a extremo fluye con mayor fluidez cuando los productos extraen los gastos de las tarjetas de crédito de los usuarios y facilitan el reembolso en las cuentas bancarias designadas mientras filtran los datos clave identificados por sus profesionales de contabilidad a sus sistemas de back-end.

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Resultado final del seguimiento de gastos

Probamos nueve Soluciones de software de seguimiento de gastos de SaaS en este resumen de revisiones. Las pruebas nos dieron una buena visión de la complejidad de la configuración de cada producto y de los problemas que un cliente habitual encontraría no solo durante la configuración, sino también durante el uso diario. Analizamos las características clave del producto, las interfaces web y móviles del software, la configuración y la facilidad de uso para obtener una impresión general antes de concentrarnos en los puntos del usuario final, como la calidad de captura de la imagen de la cámara, la velocidad del análisis de la imagen y la eficiencia del informe de gastos. presentación y aprobación.

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es la conversión electrónica de imágenes de texto mecanografiadas, escritas a mano o impresas en texto codificado por máquina, y puede ser un componente fundamental de un sistema de software de gestión de informes de gastos exitoso. El OCR reduce la cantidad de entrada de datos manual requerida y los nueve productos de nuestro resumen: Abacus, Certify Now, Concur Expense, Expensify, ExpensePath, ExpensePoint, Receipt Bank, Rydoo (anteriormente Xpenditure Small Business) y Zoho Expense, utilizan la tecnología . Abacus utiliza tecnología de geolocalización que sugiere restaurantes, etc., para ayudar a los usuarios. Dicho esto, los productos que obtienen la mayor cantidad de datos de las imágenes de recibos son Certify Now y Rydoo, una razón clave por la que ambos obtuvieron nuestro premio Editors ‘Choice.

En general, las interfaces móviles en Certify Now y Rydoo son las más fáciles de usar para crear informes de gastos, aunque Abacus está en segundo lugar. Abacus también tiene una herramienta de comunicación interna genial, similar a un texto, que ninguno de los otros participantes tenía, y proporciona la ruta más rápida para el reembolso. Dicho esto, también apreciamos la simplicidad de la aplicación móvil de ExpenseBot y la profundidad de funciones de Receipt Bank.

Desde el punto de vista financiero, Receipt Bank y Rydoo tienen la más amplia selección de integraciones de software de contabilidad back-end, y también tienen las mejores características de entorno internacional. Abacus solo está disponible para empresas que hacen negocios en los EE. UU., Y todos los participantes mantienen el almacenamiento de datos durante el período requerido de siete años, si no más.

Desde la perspectiva del usuario final, Certify Now y Rydoo empatan en la Elección de los Editores debido a su facilidad de uso y sus interfaces simples pero sofisticadas disponibles para una amplia gama de plataformas móviles. Por el lado de las finanzas, sus capacidades de establecimiento de políticas y reglas son las más completas.

Los precios son competitivos para todos nuestros competidores, con los $ 5 de Expensify por usuario al mes, lo que demuestra que un precio bajo a veces puede ser una verdadera ganga en lugar de simplemente «barato». Aun así, los precios están lo suficientemente cerca como para que otros factores sean más importantes. La mayoría de las aplicaciones cobran según la cantidad de usuarios activos por mes, pero existen variaciones, como los cargos de ReceiptBank según la cantidad de transacciones practicadas. Rydoo supera a Certify aquí debido a la tarifa de instalación de Certify. Si bien Concur ExpenseIt y Concur Expense ofrecen servicios de administración de gastos geniales, experimentados y con todas las funciones, pierden terreno porque era muy difícil determinar el valor sin transparencia en los precios. Sin embargo, pueden ser de gran valor para una pyme de rápido crecimiento, así que no las pase por alto si es su pyme.

Cualquiera de estos productos sería una buena opción dependiendo de las necesidades de su negocio, aunque la combinación de usabilidad, funcionalidad de gastos y precio le dio a Certify Now y Expensify el empate para Editors ‘Choice para medianas y grandes empresas, mientras que Rydoo obtiene el visto bueno para los pequeños. tipo. En esta ronda también incluimos nuevas revisiones para Receipt Bank, ExpensePoint, ExpenseBot y Zoho Expense, todas las cuales son opciones sólidas que merecen su consideración. Elija un servicio que sea asequible, fácil de usar ahora y que escalará a medida que su negocio crezca. No tendrá que revisar la decisión en el futuro.

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