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El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas para 2021

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Mantenga el negocio en funcionamiento con un sitio web de contabilidad para pequeñas empresas

Decenas de miles de pequeñas empresas en los EE. UU. Han cerrado permanentemente desde que comenzaron los cierres de COVID-19 en marzo. Y ahora que el clima se está volviendo más frío y la gente permanecerá más en el interior, podríamos seguir viendo más oleadas del virus propagándose por todo el país. Independientemente de que eso lleve o no a un regreso a los cierres, las pequeñas empresas sin duda seguirán sufriendo. Si es dueño de una pequeña empresa que perdió clientes y ventas en 2020, necesita toda la ayuda que pueda obtener para sobrevivir.

Los sitios web de contabilidad para pequeñas empresas ciertamente no son una panacea, pero si usa uno religiosamente, debería sentirse más en control de sus finanzas y poder tomar mejores decisiones. Mientras lidia con el estado actual de sus ingresos y gastos, puede hacer planes más inteligentes para su futuro.

En términos generales, clasificamos estos productos de contabilidad en dos grupos: los mejores para pequeñas empresas y los mejores para propietarios únicos y autónomos. La primera categoría de sitios incluye al ganador de Editors ‘Choice Intuit QuickBooks Online, Sage 50cloud Accounting, Wave, Xero y Zoho Books. El segundo grupo incluye a los ganadores de Editors ‘Choice FreshBooks, GoDaddy Bookkeeping, QuickBooks Self-Employed, Sunrise y Wave. Diferenciamos la última categoría en una sección posterior de este resumen.

Qué pueden hacer estos servicios

La contabilidad financiera es complicada y requiere mucho tiempo. Los dueños de negocios encuentran lo suficientemente desafiante como para cubrir lo básico, como pagar las facturas y rastrear los ingresos entrantes, y mucho menos responder preguntas críticas como: ¿Somos rentables? ¿Por qué o por qué no? ¿Podemos hacer los pagos de impuestos requeridos? ¿Deberíamos invertir en nuevos equipos? ¿Necesitamos explorar la financiación? ¿Alcanzaremos nuestras cifras presupuestarias? ¿Dónde podemos recortar gastos? ¿Pueden los miembros apropiados del equipo acceder a todos nuestros datos contables en línea, si tienen que trabajar desde casa?

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Un buen sitio web de contabilidad para pequeñas empresas puede proporcionar información en segundos que lo ayudará a responder estas preguntas, según la información que proporcione. Una vez que rellene un sitio con información sobre sus cuentas financieras; sus clientes y proveedores; y los productos o servicios que vende, puede utilizar esos datos para crear transacciones que el sitio, a su vez, puede utilizar para crear conocimientos. Las herramientas de búsqueda instantánea y los informes personalizables lo ayudan a rastrear los detalles más pequeños y ver descripciones generales de cómo se está desempeñando su negocio. Las aplicaciones de Android e iOS para los sitios le brindan acceso a sus finanzas desde sus dispositivos móviles.

Configuración de la contabilidad

Dependiendo de cuánto tiempo haya estado operando su empresa, comenzar con un sitio web de contabilidad para pequeñas empresas puede llevar desde cinco minutos hasta varias horas después de registrarse para obtener una cuenta. Los sitios de contabilidad para pequeñas empresas cobran tarifas de suscripción mensuales y generalmente ofrecen períodos de prueba gratuitos. Cuanto más lo necesite, más tardarán sus tareas de configuración (y mayor será el pago mensual, en general).

Primero, debe proporcionar sus datos de contacto. Si desea que su logotipo aparezca en los formularios de compra y venta, simplemente puede cargarlo. Algunos sitios de contabilidad para pequeñas empresas preguntan si planea utilizar funciones específicas, como órdenes de compra y seguimiento de inventario, para que puedan activarlas o desactivarlas. También pueden preguntar cuándo comienza su año fiscal, por ejemplo, y si usa números de cuenta.

¿Desea acceder a las transacciones que ha almacenado en cuentas financieras en línea (cheques, tarjetas de crédito, etc.)? Ingrese sus credenciales de inicio de sesión para esa cuenta y el sitio de contabilidad para pequeñas empresas importará las transacciones recientes (generalmente el valor de 90 días) y las agregará a un registro en línea. ¿Le gustaría que los clientes paguen con tarjetas de crédito y retiros bancarios? Deberá registrarse con un procesador de pagos como PayPal (se aplicarán cargos adicionales) o Stripe.

Tu gente, tus cosas

Una de las mejores cosas de usar un sitio web de contabilidad para pequeñas empresas es que reduce la entrada repetitiva de datos. Una vez que complete los espacios en blanco para crear un registro de cliente, por ejemplo, nunca más tendrá que buscar ese código postal. Cuando necesite hacer referencia a un cliente en una transacción, aparecerá en una lista. Lo mismo ocurre con los proveedores, los artículos o servicios y los empleados. Ya no es necesario rellenar archivos de tarjetas ni hojas de cálculo desordenadas.

Una vez que complete un registro de cliente y comience a crear facturas, enviar extractos y registrar gastos facturables, generalmente puede acceder a esas actividades históricas dentro del registro mismo. Algunos sitios, como Zoho Books, muestran un mapa de la ubicación de la persona o la empresa y le permiten crear sus propios campos para que pueda realizar un seguimiento de la información adicional que es importante para usted (cliente desde, fecha de nacimiento y otros campos similares).

Si tiene empleados a los que ha estado pagando a través de otro método, puede tener la opción de utilizar una solución de nómina interna o una ofrecida por otra empresa. La configuración de la nómina puede llevar algo de tiempo y esfuerzo, ya que debe proporcionar información del historial de nómina (el personal de soporte del sitio web puede ayudar con esto). Incluso cuando comienza de cero con la compensación de empleados, hay mucho terreno por recorrer. El sitio necesita detalles precisos sobre cosas como los requisitos de impuestos sobre la nómina, los beneficios proporcionados y los ciclos de pago. Muchos sitios de contabilidad para pequeñas empresas ofrecen asistencia personal con esta tarea, y todos dejan en claro exactamente lo que debe hacerse antes de ejecutar su primera nómina.

Es posible realizar una configuración mínima y luego pasar a crear facturas, pagar facturas y aceptar pagos. Todos los servicios incluidos aquí le permiten agregar clientes, proveedores y productos durante el proceso de completar transacciones (debe hacerlo de todos modos a medida que crece y agrega a sus bases de datos de contacto e inventario). Solo tiene que decidir si desea dedicar el tiempo por adelantado a construir sus registros o tomarse un tiempo cuando se encuentra en medio de formularios de ventas o compras.

La mayoría de los sitios de contabilidad para pequeñas empresas ofrecen la opción de importar listas existentes en formatos como CSV y XLS. Proporcionan herramientas de mapeo para asegurarse de que todo salga correctamente. Este procedimiento funciona mejor en algunos sitios que en otros.

Mover dinero y productos

A los contadores les encanta usar frases como cuentas por cobrar y cuentas por pagar para describir los elementos principales de la contabilidad: registrar y rastrear ingresos y gastos o rastrear ventas y compras. Los sitios de contabilidad para pequeñas empresas están diseñados para atraer a personas que no usan el mismo tipo de lenguaje que los profesionales de la contabilidad y evitan esa terminología.

Los sitios web le permiten crear fácilmente cualquier transacción que una pequeña empresa pueda necesitar. Los más comunes son facturas y facturas, y todos los servicios que revisamos los respaldan. Sitios como Xero y Zoho Books van más allá, permitiéndole producir formularios más avanzados, como órdenes de compra, recibos de ventas, notas de crédito y extractos. Proporcionan plantillas para estos formularios en línea que se asemejan a sus contrapartes en papel. Todo lo que tiene que hacer es completar los espacios en blanco y seleccionar de listas de variables como clientes y artículos.

Una vez que haya completado una factura, por ejemplo, tiene varias opciones. Puede guardarlo como un borrador o una versión final e imprimirlo o enviarlo por correo electrónico. Si hace lo último y ha establecido una relación con un procesador de pagos, su factura puede contener un talón que explique cómo el cliente puede devolver el pago mediante tarjeta de crédito o retiro bancario. Puede crear una versión en PDF de la factura, copiarla, registrar un pago y configurarla para que se repita en un horario regular. Todos los formularios de estos sitios funcionan de manera similar.

Estos sitios también prestan especial atención a los gastos de su empresa, no a las facturas que ingresa y paga, sino a otras compras que realiza. Esta es un área de sus finanzas que puede salirse de control fácilmente si no se supervisa. Por lo tanto, los sitios de contabilidad para pequeñas empresas le informan sobre ellos, dividiéndolos en tipos de gastos y comparándolos con sus ingresos utilizando totales y gráficos coloridos.

Si está viajando y tiene numerosos gastos relacionados en la carretera, por ejemplo, puede tomar fotografías de los recibos con su teléfono inteligente. Algunos sitios simplemente adjuntan estos recibos a un formulario de gastos ingresado manualmente. Otros, como Intuit QuickBooks Online, en realidad leen los recibos y transfieren algunos de sus datos (como la fecha, el proveedor y el monto) a un formulario de gastos utilizando tecnología OCR.

Como mencioné anteriormente, una de sus tareas de configuración implica la creación de registros que contienen información sobre los productos y servicios que vende para que pueda usarlos en transacciones. Estos varían en complejidad, por lo que debe comprender las diferencias antes de ir con un sitio u otro. Algunos, como Kashoo, simplemente le permiten mantener registros descriptivos. Otros, como Intuit QuickBooks Online, van más allá. Le preguntan cuántos de cada producto tiene en inventario cuando crea un registro y en qué momento debe recibir una alerta para volver a realizar el pedido. Luego, en realidad, realizan un seguimiento de los niveles de inventario, lo que proporciona información sobre los patrones de venta y evita que se agote.

Transacciones y banca

Si bien gran parte de su trabajo contable diario probablemente implica el pago de facturas, el envío de facturas y el registro de pagos, también debe vigilar de cerca la actividad de su banco y tarjeta de crédito. Si ha conectado sus cuentas financieras a su sitio de contabilidad, esto es fácil de lograr. Por un lado, sus saldos aparecerán a menudo en el tablero (página de inicio). También puede ver el registro en línea de cada cuenta, que contiene las transacciones que se han liquidado en su banco y se han importado a su solución de contabilidad (junto con las que ingresó manualmente).

Puede hacer mucho con estas transacciones una vez que aparecen en un registro. Por un lado, deben clasificarse (gastos de oficina, impuestos sobre la nómina, gastos de viaje y comidas son algunos ejemplos) para que sepa de dónde viene su dinero y hacia dónde va. Cada sitio adivina cómo se pueden clasificar al menos algunas transacciones. Puede cambiarlos si son incorrectos y agregar los suyos propios. La categorización concienzuda dará como resultado informes y declaraciones de impuestos más precisos.

También puede hacer coincidir transacciones relacionadas, como una factura que se ingresó en el sistema y un pago correspondiente que se recibió. Una vez más, algunos sitios hacen conjeturas fundamentadas aquí. Puede dividir las transacciones que deben asignarse a varias categorías, tomar notas y conciliar sus cuentas con los extractos de su banco y tarjeta de crédito.

Léalo en un informe

Los informes son su recompensa por mantenerse al día con su trabajo diario y completarlo correctamente. Cada sitio de contabilidad para pequeñas empresas viene con plantillas para numerosos tipos de resultados detallados. Usted selecciona uno, personalícelo utilizando el filtro y las opciones de visualización provistas, y deje que el sitio agregue los datos de su propia empresa en él. Solo se necesitan unos segundos para generar un informe después de haberlo definido.

Hay dos tipos principales de informes. La mayoría de ellos son del tipo que cualquier pequeño empresario podría personalizar, generar y comprender. Le dicen quién le debe dinero, cuáles de sus productos y servicios se venden bien, si está ganando dinero o no, qué gastos y servicios aún no se han facturado, qué clientes compran más y cuánto debe. en el impuesto sobre las ventas, por ejemplo.

Sin embargo, hay otros informes que no son tan fáciles de entender. Estos se consideran informes financieros estándar y son el tipo de documentos que necesitará si alguna vez desea obtener un préstamo de un banco o …

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