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Cómo utilizar el control de cambios en Google Docs

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Desde 2014, Google Docs ha permitido a las personas realizar un seguimiento de los cambios mientras editan o colaboran en su trabajo con otros. La capacidad de realizar un seguimiento de los cambios le brinda más poder de edición de dos maneras. Primero, puede editar su propio trabajo sin confirmar los cambios, en caso de que usted u otra persona desee revisarlos. En segundo lugar, puede crear un documento y compartirlo con otros, y ellos pueden sugerir cambios en el archivo, que usted u otra persona pueden ver y aceptar, rechazar o modificar. Hace que el proceso de colaboración sea más transparente y más fácil de gestionar.

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Si bien muchas personas se refieren a esta funcionalidad como Seguimiento de cambios, así es como se llama en Microsoft Word y existe desde hace más tiempo, Google lo llama Sugerir. Funciona de manera similar a la función de Microsoft Office. De hecho, si importa un documento de Google Doc a Microsoft Word o viceversa, todos los cambios o sugerencias registrados se conservan y se ven.

A continuación, se explica cómo utilizar las sugerencias en Google Docs.

Google Docs realiza un seguimiento de los cambios en el escritorio y comparte

Cómo habilitar el modo de sugerencias

Si está escribiendo y editando solo, o está sugiriendo cambios en el trabajo de otra persona, comience habilitando el modo Sugerir. En el escritorio, busque en la esquina superior derecha de la pantalla un icono de lápiz y la palabra Edición. Haga clic en él y elija Sugerir. En dispositivos móviles, busque en el menú de configuración, donde se llama Sugerir cambios. Actívalo.

Una vez que haya habilitado las sugerencias, las nuevas ediciones aparecerán en la página como ediciones en lugar de como texto confirmado. Por ejemplo, cada eliminación aparece como texto tachado. Las palabras nuevas que escribe aparecen en un color nuevo (en este caso, verde).

Google Docs realiza un seguimiento de los cambios en el escritorio en verde

Por cada cambio que sugiera, Google Docs crea un pequeño cuadro de resumen en el margen derecho que muestra quién sugirió el cambio y qué es. Esos cuadros de resumen también le dan a usted y a otros editores el poder de aceptar o rechazar los cambios, que cubriré con más detalle más adelante.

Cómo compartir su documento

Si desea recibir cambios sugeridos de otras personas, primero debe compartir su documento y habilitar la edición. En la esquina superior derecha del escritorio, haga clic en el botón azul Compartir. En dispositivos móviles, la opción está en la configuración en Compartir y exportar. Puede compartir el documento solo con las personas que elija o generando un enlace que haga que el documento sea visible para cualquiera que tenga ese enlace.

Aquí está la parte más importante: usted deber conceda permiso de edición a sus colaboradores. Seleccione Puede editar en la opción correspondiente.

Google Docs realiza un seguimiento de los cambios con permisos de edición

Cuando sus colaboradores reciban el documento, deben verificar que estén sugiriendo en lugar de editando para que todos puedan ver los cambios. Cuando los equipos trabajan de esta manera con frecuencia, todos estarán acostumbrados a ver sus ediciones en la pantalla y sabrán de inmediato si las sugerencias no están habilitadas. Si las personas son nuevas en el seguimiento de los cambios, es posible que deba recordárselo.

Una regla común de edición (que todo el mundo rompe todo el tiempo) es nunca escribir en el documento algo que no le gustaría que se publicara. Por ejemplo, nunca ponga una broma como texto de marcador de posición y nunca escriba un comentario en línea. Las preguntas y los pensamientos más largos para la discusión pertenecen a los comentarios.

Para agregar un comentario, busque el ícono en la barra de herramientas que parece un cuadro de diálogo con un signo más en el centro. Alternativamente, puede resaltar algún texto y aparecerá un botón de comentarios en el margen derecho. Haga clic en él y podrá agregar su comentario.

Herramienta de comentarios de cambios de seguimiento de Google Docs

Los comentarios aparecen en el margen derecho junto con todos los demás cambios registrados. Los colaboradores pueden responder a los comentarios, lo que le permite tener una discusión directamente en el documento sobre los cambios que podría realizar.

Una vez recibidas todas las sugerencias, quien tenga la última palabra sobre el trabajo puede leer el documento y aceptar o rechazar los cambios.

Para los comentarios, tiene la opción de «resolver» cada uno. Resolver un comentario elimina el historial de conversaciones de forma permanente y para todos, así que asegúrese de que el asunto esté realmente resuelto antes de presionar ese botón.

¿Qué ven otras personas?

Algo que debe tener en cuenta al sugerir cambios y hacer comentarios en un documento es lo que ven otras personas si tienen acceso al mismo archivo. Por ejemplo, a menos que hayan optado por no participar, el autor o los autores originales reciben una notificación por correo electrónico sobre cada uno la sugerencia que haces y los comentarios que agregas casi en tiempo real. Esto significa que, si alguien sugiere una edición y luego cambia de opinión, el autor aún ve la sugerencia original por correo electrónico. Es una abominación.

Los cambios de seguimiento de Google Docs inhabilitan las notificaciones

Recomiendo encarecidamente deshabilitar estas notificaciones, especialmente si encuentra difícil el proceso de edición. En lugar de atormentarse con el conocimiento de cada pequeño pensamiento que cruza por la mente de sus editores, vaya a Google Drive, haga clic en el ícono de ajustes y elija la configuración. En Notificaciones, asegúrese de que ambas casillas estén desmarcadas.

Cómo utilizar el historial de versiones

Otra herramienta que no forma parte estrictamente de Sugerir pero que, no obstante, es útil para la redacción y edición colaborativas, es el Historial de versiones.

Busque en Archivo> Historial de versiones. Aparecen dos opciones: Nombre de la versión actual y Ver historial de versiones.

Puede usar Nombre de la versión actual para guardar una copia de su archivo antes de abrirlo para que otras personas lo editen. De esa manera, si algo sale mal, como si un colaborador se olvida de activar Sugerencias, puede volver a su borrador anterior rápida y fácilmente.

La otra opción, Ver historial de versiones, muestra las versiones previamente guardadas del archivo etiquetadas por fecha y hora. Puede cambiar los nombres por algo más descriptivo si ayuda. Al mirar versiones anteriores de su archivo, verá los cambios resaltados en un color diferente. Es una herramienta útil para hacer retroceder el tiempo cuando quizás aceptó o rechazó los cambios y ahora desearía no haberlo hecho.

Cómo comparar documentos

La última herramienta que vale la pena mencionar es una nueva llamada Comparar documentos. Está en el menú Herramientas (Herramientas> Comparar documentos). Con esta herramienta, puede comparar dos documentos para ver las diferencias entre ellos. Es útil para encontrar cambios que se agregaron (intencionalmente o de otro modo) a su documento, ya sea por usted o por otra persona. Esta vista también puede extraer comentarios sobre los archivos.

Si colabora con un grupo de personas que no están acostumbradas a la edición grupal, siempre puede guardar un borrador de su trabajo y compararlo con la versión editada para asegurarse de que no se le hayan olvidado los cambios accidentalmente.

Más consejos de Google Docs

Hay algunos otros consejos que vale la pena conocer si usa Google Docs con frecuencia. Para empezar, asegúrese de saber cómo guardar Google Docs sin conexión. De esa manera, los cortes de Internet y otros eventos inesperados no interrumpirán su trabajo. También puede cifrar los documentos de Google almacenados en Drive, otro consejo útil. Asegúrese también de explorar nuestra lista de los mejores consejos de Google Docs.

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