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Cómo compartir un archivo de Excel para facilitar la colaboración

La colaboración es importante en muchos espacios de trabajo. Dado que la mayoría de los proyectos requieren que muchos usuarios accedan a los archivos, las configuraciones colaborativas se han vuelto necesarias.

Microsoft Excel es uno de los muchos programas utilizados por empresas de todo el mundo. Como tal, la necesidad de libros de trabajo compartidos es crucial.

En esta publicación, aprenderá cómo usted y su equipo pueden colaborar con Excel 2016 y otras versiones de Excel en línea.

Compartir archivos de Excel sin conexión

Si tiene una conexión de área local, todos los usuarios de la red pueden tener acceso a cualquier archivo. No solo eso, se puede rastrear cualquier cambio realizado en el archivo. También puede establecer qué usuarios tendrían acceso al archivo.

Empiece por guardar el archivo en una ubicación a la que puedan acceder todos los miembros de su grupo. A continuación, puede configurar su archivo para la colaboración.

Agregar la función de libro compartido de nuevo

Los usuarios de Office 365 encontrarán el Libro de trabajo compartido característica oculta por defecto. Esto se debe a que Microsoft anima a los usuarios a compartir libros de trabajo en línea.

Así es como habilita la función. Si está utilizando una versión anterior de Excel, puede pasar a la sección siguiente: Compartir un documento.

  • Ir Archivo> Opciones> Barra de herramientas de acceso rápido.
share excel files offline Adding Back Shared Workbook Feature quick access toolbar
  • Bajo la Elija comandos de menú desplegable, seleccione Todos los comandos. Desplácese por la lista hasta que vea Compartir libro de trabajo (heredado) y seleccione ese elemento.
share excel files offline Adding Back Shared Workbook Feature share workbook
  • Haga clic en el Agregar botón.
  • Haga lo mismo con los siguientes comandos:
  1. Seguimiento de cambios (heredado)
  2. Proteger el uso compartido (heredado)
  3. Comparar y combinar libros de trabajo
  • Hacer clic OK cuando termines.

Compartir un documento

  • Sobre el Revisar pestaña, haga clic en el Compartir libro de trabajo botón.

Aquellos que siguieron los pasos en el Agregar la función de libro compartido de nuevo sección encontrará el Compartir libro de trabajo botón (junto con los otros comandos que agregó) en el Acceso rapido a la barra de herramientas en lugar de.

share excel files offline sharing a document share workbook button
  • Esto hará que aparezca un cuadro de diálogo. Marque la opción que habilita la función de libros de trabajo compartidos.
share excel files offline sharing a document share workbook enable
  • Dirígete al Avanzado pestaña y habilitar Cambio de camino y otras configuraciones que quizás desee activar.
share excel files offline sharing a document share workbook advanced tab

Proteja su archivo

Los pasos anteriores permiten que todos accedan a su archivo. Pero también les da a todos acceso administrativo de forma predeterminada. Proteger su archivo significa que el acceso al archivo será limitado y controlado.

  • Ve a la Revisar pestaña y haga clic en el Proteger y compartir el libro de trabajo botón.
  • Marque la Compartir con control de cambios casilla de verificación.
share excel files offline protect your file sharing with track changes
  • También debe crear una contraseña, de lo contrario, cualquiera puede revertir el libro a su configuración original.
  • Guarde sus cambios y salga.

Compartir archivos de Excel en línea

Si bien trabajar sin conexión es una gran solución, se ve obstaculizado por la necesidad de una unidad local compartida. Trabajar en línea es claramente la mejor opción. Así es como lo haces.

Usando OneDrive

  • Abra el archivo y vaya a Archivo> Compartir> Guardar en la nube.
share excel files online using onedrive save to cloud
  • Invite a las personas con las que le gustaría colaborar ingresando su dirección de correo electrónico. También puede establecer la configuración de permisos.
  • Hacer clic Cuota cuando hayas terminado.

Usando Google Drive

Google Drive es probablemente la forma más sencilla de trabajar en un proyecto simultáneamente. Cualquiera que tenga una cuenta de Google puede acceder a los archivos y editarlos según sea necesario.

  • Inicie sesión en su cuenta y vaya a Google Drive.
  • Una vez que esté dentro, puede crear un nuevo archivo o cargar uno existente.
share excel files online using google drive create a new file
  • Una vez que se haya creado o cargado su documento, haga clic en el Cuota en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo.

Esto le dará la opción de compartir la hoja de cálculo ingresando una dirección de correo electrónico o compartiendo un enlace con sus colegas.

Todos los cambios se registran y guardan automáticamente. Pueden trabajar juntos en el documento en tiempo real, lo cual es muy conveniente.

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