in

Revisión del plan Toggl | PCMag

01XrVPEfC0CYz1YBDErm0OM 7.1635193285.fit lim.size 1200x630

Toggl Plan se comercializa a sí mismo como un «software de planificación de proyectos en equipo simple», no como un software de gestión de proyectos. Entonces, ¿qué significa esa descripción? ¿Toggl Plan es la herramienta adecuada para usted y su equipo? Esta aplicación ayuda a los equipos pequeños a planificar, administrar y realizar un seguimiento del trabajo mediante vistas de línea de tiempo y vistas de tablero (estilo kanban). En otras palabras, es una aplicación de colaboración en la que todos los miembros de un equipo escriben las tareas que planean hacer o reciben asignaciones para las tareas que deberían hacer, lo que brinda una mayor transparencia en el progreso del trabajo. Toggl Plan es más ligero que la mayoría del software de gestión de proyectos, pero puede ofrecer el equilibrio adecuado de sencillez y herramientas de gestión del trabajo para algunos equipos pequeños, especialmente aquellos que ya utilizan la aplicación de seguimiento del tiempo relacionada Toggl Track. Toggl Plan es un servicio sólido, pero no supera a Asana, nuestro ganador de Editors ‘Choice para aplicaciones de gestión del trabajo.


¿Cuánto cuesta el plan Toggl?

El Plan Toggl está disponible en tres niveles de servicio: Solo (gratis), Team ($ 9 por persona por mes) y Business ($ 15 por persona por mes). Obtienes un 10% de descuento en planes pagos si pagas anualmente en lugar de mensualmente. Puede obtener una prueba de 14 días de Toggl Plan Business, sin necesidad de tarjeta de crédito o débito.

El plan Solo gratuito es para trabajadores en solitario que solo desean realizar un seguimiento y administrar sus propios proyectos. No hay límite en la cantidad de tareas, hitos o líneas de tiempo del plan (es decir, proyectos) que puede crear con este plan, aunque no viene con ninguna función de equipo o colaboración. Tampoco obtiene tareas recurrentes, integración con Toggl Track para el seguimiento del tiempo, colores personalizados y algunas otras características que podrían ser útiles para alguien que trabaja solo. Los archivos cargados están limitados a 10 MB en el plan gratuito.

El plan Team te ofrece todo lo que hay en Solo, además de todo lo que mencionamos que falta en Solo. El límite de carga de archivos aumenta a 100 MB con este plan.

El plan de negocios incluye todo en Team, además de la capacidad de administrar a los invitados del lugar de trabajo, lo que significa que puede otorgar y revocar el acceso a su cuenta a los usuarios invitados. Si lo solicita, puede implementar el inicio de sesión único para su equipo. También obtiene soporte prioritario y la capacidad de exportar datos a archivos CSV.

Vista de la línea de tiempo del plan de Toggl


¿Cómo se comparan los precios del plan Toggl?

De $ 9 a $ 15 por persona por mes, los precios de Toggl Plan están en línea con la tarifa del mercado para herramientas de administración de trabajo, así como aplicaciones de administración de proyectos dirigidas a pequeñas y medianas empresas.

Asana tiene un generoso plan gratuito que puedes usar en colaboración. Sus planes pagados comienzan en $ 13.49 por persona por mes, con un descuento por pagar anualmente.

Trello es otra aplicación de gestión del trabajo y su uso es muy intuitivo. Al igual que Asana, tiene una generosa versión gratuita y planes de entre $ 6 y $ 12,50 por persona al mes que son adecuados para empresas pequeñas, medianas e incluso bastante grandes.

Paymo llega a un mercado similar al de Toggl Plan, pero Paymo es una aplicación de gestión de proyectos adecuada. Incluye facturación y facturación y cuesta entre $ 11.95 y $ 18.95 por persona por mes para sus planes Small Office y Business, respectivamente.

El ganador de Editors ‘Choice para la selección de presupuestos entre el software de gestión de proyectos es Zoho Projects. Cuesta tan poco como $ 3 por persona por mes y no más de $ 6 por persona por mes.

Vista del tablero del plano de Toggl


Introducción al plan Toggl

Utiliza Toggl Plan principalmente como una aplicación web. Es rápido y receptivo. El servicio también ofrece aplicaciones para Android e iOS.

Puede crear una cuenta con una dirección de correo electrónico y una contraseña. Como se mencionó, no es necesario que ingrese los detalles de una tarjeta de crédito o débito para obtener una prueba gratuita con una cuenta paga.

Una vez que haya configurado una cuenta, puede comenzar invitando a sus colegas a que se unan a usted o sumergiéndose directamente en las tareas de planificación. Puedes invitar a más personas en cualquier momento.

La primera vez que usa Toggl Plan, aparece una serie de tutoriales emergentes. Encontré que estos eran lo suficientemente confusos durante las pruebas como para ser inútiles en general. Un mejor enfoque es ver unos breves tutoriales en video que ofrece Toggl Plan en su canal de YouTube o aprender por ensayo y error.

Vale la pena señalar que Toggl Plan, aunque está relacionado con Toggl Track, es una pieza de software completamente diferente. Las dos aplicaciones comparten la marca, pero son administradas por dos empresas relacionadas pero independientes. (Hay un tercer producto con la misma marca, la aplicación de contratación Toggl Hire, que también se ejecuta de forma independiente). Toggl Plan puede integrarse sin problemas con Toggl Track, pero son herramientas independientes.


Ponerse manos a la obra

Para configurar Toggl Plan para administrar su trabajo, debe comprender las distintas vistas que puede ver. Un carril de la izquierda muestra equipos y planes. Equipos es una vista que muestra una lista de todas las personas que están en un equipo y las tareas que se les asignan. En otras palabras, en la parte superior de la interfaz (o lo que sería el eje X), verá una lista de fechas y, a lo largo del eje Y, verá a cada miembro del equipo. En esta vista, verá todas las tareas asignadas a cada persona, independientemente del proyecto al que pertenezca esa tarea. En aplicaciones de gestión de proyectos más sólidas, esta vista de todo el trabajo en todos los proyectos a veces está restringida a los directores de proyecto y otros usuarios de nivel de gestión.

Los planes son esencialmente proyectos o grupos de tareas por tema. Al administrar tareas en un plan, tiene dos opciones de vista: Línea de tiempo y Tablero. Asana también ofrece estos mismos puntos de vista.


Vistas de la línea de tiempo y del tablero

La vista Línea de tiempo del plan muestra la misma lista de fechas en la parte superior que ve en la vista Equipo. Sin embargo, el eje Y es para segmentos. Puede pensar en los segmentos como fases o tipos de trabajo. Por ejemplo, supongamos que crea un plan para organizar todo el trabajo que implica escribir y enviar un boletín por correo electrónico. Puede crear un segmento para realizar un seguimiento de las tareas relacionadas con la redacción y edición de la carta y un segmento diferente para administrar cuándo se envía el boletín, además de todo lo demás relacionado con la distribución.

La vista Tablero del Plan muestra un tablero estilo kanban con tareas que aparecen como tarjetas que puede arrastrar y soltar alrededor del tablero. De forma predeterminada, las columnas que obtiene en esta vista son Tareas pendientes, En curso, Listo y Bloqueado. Puedes personalizarlos para que sean lo que quieras. También puede agregar más columnas.

Sus planes pueden estar codificados por colores, una característica común en las aplicaciones de administración de trabajos y proyectos. Los colores facilitan el análisis de quién está trabajando en qué cuando mira la vista Equipo.


Cuando crea una tarea en Toggl Plan, puede agregar muchos detalles, incluidas estimaciones de cuánto tiempo debería tomar el trabajo, etiquetas, una lista de verificación (subtareas), etc. Puede asignar varias personas a una tarea y hay espacio para agregar comentarios sobre cualquier tarea. Durante las pruebas, descubrí que era demasiado fácil crear una entrada errónea para las etiquetas desde el panel de tareas. Esa área de la interfaz está abarrotada. Seleccionar la opción para editar una etiqueta requiere un uso del mouse muy preciso si, por ejemplo, desea cambiar el color de la etiqueta.

Para crear una tarea, hay un botón + Agregar tarea en la esquina superior derecha. Puede hacer clic y arrastrar el cursor horizontalmente a través de la línea de tiempo para realizar una nueva tarea que abarque esas fechas. Este segundo método es mejor que el primero porque el panel de tareas que se abre cuando se usa el botón + Agregar tarea es tan grande que le impide ver el resto de la línea de tiempo. Si desea programar la tarea para los días apropiados en función de cuándo se programan otras tareas, debe poder ver ellos en la línea de tiempo.

Una vez que crea una tarea y está en la línea de tiempo, puede ajustar sus fechas arrastrándola y soltándola o arrastrando uno de sus bordes para alargar o acortar el tiempo total. Sin embargo, eso es un trabajo excesivo. Debería poder ver la línea de tiempo claramente al agregar una nueva tarea en el panel + Agregar tarea.


Alcanzando sus hitos

Los hitos son completamente diferentes de las tareas no solo en su función sino también en su visualización. Para agregar un hito, debe hacer clic en la fecha correspondiente en la vista Línea de tiempo, lo cual es muy poco intuitivo. El hito luego se muestra como una línea vertical en la línea de tiempo.

Una línea está bien para indicar cuándo finaliza una fase de un proyecto, pero parece insuficiente si marca los hitos con una tarea o evento relacionado, como una reunión importante, en cuyo caso tendría que crear una tarea para indicar la reunión en parte superior de marcar el hito.

Muchas aplicaciones de gestión de proyectos manejan hitos haciéndolos parecer similares a las tareas en la línea de tiempo del proyecto, pero convirtiéndolos en un diamante u otra forma en lugar del rectángulo estándar para ayudarlos a destacar.


No hay dependencias de tareas aquí

Como se mencionó, no hay dependencias de tareas en Toggl Plan, lo que inhibe seriamente la capacidad de un equipo para usar los flujos de trabajo de manera efectiva. Hace imposible la gestión de ciertos tipos de trabajo. Supongamos que tiene un trabajo en el que la tarea A debe realizarse antes que la tarea B. Imagine, por ejemplo, que su equipo está haciendo un pastel. La tarea A es hornear el pastel y la tarea B es decorarlo. La tarea B simplemente no puede suceder hasta que la tarea A esté terminada.

Si tuviera que gestionar este tipo de trabajo en Toggl Plan, la persona que realiza la tarea B tiene que estar pendiente de las actualizaciones de la tarea A para saber cuándo está terminada. En otras aplicaciones de gestión de proyectos, podría marcar una dependencia entre las tareas A y B, y luego el sistema actualizaría automáticamente la hora de inicio y la fecha de vencimiento de la tarea B si la tarea A se retrasa.

Con Toggl Plan, si fuera responsable de la tarea B, lo mejor que podría hacer es convertirse en un seguidor de la tarea A para recibir una notificación cuando se complete. Eso significa que tendría que averiguar todas las dependencias de sus tareas y agregarse manualmente como seguidor de esas tareas.

Para ciertos tipos de trabajo con muchas dependencias, realmente necesita las dependencias de tareas como una función incorporada para mantenerse actualizado sobre el estado de todo el proyecto. Si es un factor decisivo para usted, no use el Plan Toggl.

Estimaciones de tiempo del Plan Toggl

Alternar su colaboración

La principal forma en que las personas colaboran con Toggl Plan es creando transparencia. Todos inician sesión en el mismo sistema para realizar un seguimiento de sus tareas, actualizar el progreso de las tareas, recibir asignaciones de otros y mantenerse informados sobre el trabajo de otras personas. También puede marcar cuándo no estará disponible, por ejemplo, ausentarse del trabajo. En la configuración, puede elegir el país donde vive y hacer que el horario indique los días festivos nacionales para su ubicación. Las opciones no cubren todos los países, pero se incluyen muchos.

También puede utilizar Toggl Plan para programar el trabajo, es decir, asignar tareas a los trabajadores disponibles. Puede abrir una vista de todas las tareas no asignadas, ver el cronograma y distribuir el trabajo a las personas que tienen disponibilidad. Cada persona de su equipo puede establecer la cantidad de horas por día que están disponibles. Lo que no se ofrece es una forma de buscar quién está disponible en determinadas fechas y limitar las opciones a las personas con una habilidad en particular.

Si está dirigiendo un equipo grande, es posible que no sepa quién tiene las habilidades adecuadas para realizar una determinada tarea. Con equipos pequeños en los que conoce bien a las personas y puede evaluar el cronograma de un vistazo, no es un problema. Sin embargo, con equipos muy grandes, un director de proyecto querrá un sistema que pueda hacer mucho de este trabajo por ellos. LiquidPlanner, ganador de Editors ‘Choice, es un ejemplo de una aplicación de gestión de proyectos robusta que ofrece este nivel de gestión de recursos.

Usted puede…

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

81YlJ3OrMWL. AC SL1500 e5918726d2c2485b94b69591b5be2f21

Los 7 mejores teléfonos BLU de 2021

chica contenido multimedia videos redes sociales

Cómo crear una cuenta o un canal de Vimeo gratis – paso a paso