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Revisión del estándar empresarial de Google Workspace

octubre 16, 2021
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Google Workspace, anteriormente conocido como GSuite, sigue siendo una de las mejores opciones de alojamiento de correo electrónico de clase empresarial. Obtiene un máximo de 300 usuarios, 2 TB de almacenamiento en la nube por usuario, 150 videoconferencias de participantes con grabaciones a través de Google Meet y el conjunto de herramientas de Google que hacen que la plataforma sea tan popular, como Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, y por supuesto Gmail. Workspace no es mejor que Microsoft 365 Business Premium, pero es una alternativa de primera clase que se une a esa plataforma, así como a Intermedia Hosted Exchange, para obtener nuestra designación Editors ‘Choice.

Precios y planes de Google Workspace

Google Workspace tiene un precio inicial de $ 12 por usuario al mes para la edición Business Standard que probamos. Además de las características mencionadas anteriormente, el paquete incluye alojamiento para videoconferencias con hasta 150 participantes y herramientas de seguridad y administración dedicadas para administradores de TI. Una prueba gratuita de 14 días está disponible en el sitio web de Google.

Si eso es demasiado rico para su sangre, hay un plan Business Starter que cuesta solo $ 6 por usuario por mes. Esto también incluye el acceso al paquete de productividad Workplace, aunque con algunas disparidades de funciones, como un límite de 100 participantes en videoconferencias y sin función de cancelación de ruido. Además, el almacenamiento de archivos se reduce a 30 GB por usuario.

En general, Google Workspace tiene una buena relación calidad-precio, pero solo porque incluye una de las suites de productividad en línea líderes. Si lo compara con nuestro competidor de menor costo, IceWarp Cloud, la oferta de Google ciertamente parece cara: el nivel más bajo de IceWarp comienza en solo $ 2.50 por usuario por mes e incluso su paquete de nivel medio solo lo eleva a $ 3.90. Por otra parte, el paquete de productividad de IceWarp está muy por detrás de las capacidades de Workspace y su próximo competidor de productividad más cercano, Microsoft 365.

Almacenamiento de archivos de Google Workspace

Empezando

Durante el proceso de registro, debe proporcionar un nombre de dominio. Tengo sentimientos encontrados acerca de que este es un elemento tan prominente y directo, ya que configurar un dominio tiende a ser algo doloroso la primera vez que lo hace. Sin embargo, Google proporciona suficientes instrucciones para que los profesionales de TI experimentados no tengan demasiados problemas para manejarlo. Una vez que haya agregado la información adecuada y verificado su dominio, estará listo para las carreras.

Desafortunadamente, no pude probar la parte de administración de la cuenta debido a las restricciones en mi cuenta de prueba, pero se hace a través de la misma aplicación donde configuraste un dominio (llamado Google Domains). Luego, los permisos se pueden configurar para reflejar si está agregando un usuario estándar o un administrador. También puede personalizar roles específicos en caso de que no quiera darle a cada administrador las llaves del reino.

Gran parte de la magia de Google radica en lo poco que realmente necesita configurar, pero aún obtiene el mismo tipo de opciones que en otros lugares. Las políticas, las cuarentenas y las políticas de retención son un juego justo, aunque no pude probarlas mucho debido a las restricciones de mi cuenta.

Calendario empresarial de Google Workspace

Si bien Workspace se extiende a un gran conjunto de herramientas, probablemente la más popular sea Gmail. Lo ame o lo odie, la interfaz es intuitiva y moderna, con casi todo lo que desea ver en la pantalla. Hangouts, reuniones y su correo electrónico están al alcance de la mano junto con el resto del menú de aplicaciones de Google. Google ha prestado atención a los detalles de un flujo de trabajo típico y comprende que muchos de nosotros vivimos en nuestro correo electrónico. Debido a esto, se puede acceder rápidamente a los elementos más populares como Google Chat, Tasks y Google Meet desde la misma pantalla.

Cuando necesite abrir un documento adjunto, haga clic para guardarlo en Google Drive y comenzar a trabajar en él. Si es necesario, puede compartir ese documento con otras personas y trabajar al mismo tiempo. Combine esto con Google Meet y Jamboard para pizarra, y obtendrá un gran conjunto de herramientas para el trabajo remoto, con la capacidad de compartir ideas rápidamente y obtener tracción en sus documentos al mismo tiempo. Para aquellos que necesitan subir de nivel en la colaboración, Google Chat le permite crear salas virtuales que le permiten tener conversaciones en cadena con archivos y tareas compartidos, similar a Microsoft Teams.

Colaboración de documentos de Google Workspace

Google también tiene algunas funciones de correo únicas. Uno de los aspectos más molestos del correo electrónico es la persona que nunca se acuerda de responder. Gmail tiene la capacidad de «empujar» a alguien sobre un mensaje intacto como recordatorio para que vuelva a encarrilarse. Parece que esta sería una estrategia eficaz para las personas que solo miran las cosas en la parte superior de su bandeja de entrada.

El calendario también ha experimentado una mejora significativa. Al igual que en Microsoft 365 Business Premium, las entradas del calendario pueden ser públicas o privadas, por lo que solo el nivel correcto de información está disponible para sus compañeros de trabajo. Me gustó especialmente el mensaje automático que puede configurar directamente desde el calendario cuando se marca como fuera de la oficina. También hay una opción de un clic para agregar videoconferencias de Google Meet a una reunión. Por supuesto, como con casi todas las demás aplicaciones de calendario, puede configurar recordatorios en un momento específico o recordatorios repetidos si es propenso a posponer alertas como yo.

Quizás una de las características más útiles es el componente de espacios para citas. A veces, usted y su equipo tienen una agenda muy ocupada y es difícil encontrar un momento en el que todos puedan reunirse. Puede darle a Google Calendar una duración de la reunión y un conjunto de participantes, e intentará elegir el mejor momento para usted. Esto solo funciona, por supuesto, si todos mantienen sus calendarios actualizados.

Chat de Google Workspace

Seguridad e integración de Google Workspace

Los centros de datos de Google se encuentran entre los mejores del mundo. Además de estar distribuidos geográficamente, han completado todas las auditorías SOC relevantes y cumplen con todos los estándares necesarios para garantizar que sus datos estén seguros. Si bien esto no significa que un atacante no pueda robar su contraseña y leer su correo electrónico, sí significa que nadie va a romper la puerta del centro de datos de Google para poder robar los discos duros de su servidor.

En el lado del software, Google admite varias formas de autenticación de dos factores, y el sitio web afirma que los datos están «encriptados cuando se almacenan en el disco, se almacenan en medios de respaldo o viajan entre centros de datos». Una novedad en el servicio es la capacidad de enviar correos electrónicos seguros, lo que agrega legitimidad adicional a la creciente presencia de Google en los negocios. Para aquellos que no están en la plataforma de Google, obtendrán un hipervínculo que le pedirá que valide con un código de acceso para ver el contenido del correo electrónico. Esto es muy similar a la función de correo electrónico seguro de Microsoft 365.

En términos de integración, Google Workspace, al igual que su contraparte de Microsoft, está bien integrado con una amplia variedad de productos y servicios, incluidos todos los populares, como Slack y Salesforce. Es casi más sorprendente encontrar un servicio que no esté integrado con Google que uno que sí lo esté.

Todo lo que necesita para el alojamiento de correo electrónico

Google Workspace tiene todo lo que necesita para un entorno de oficina productivo, tanto en las instalaciones como para los empleados que trabajan de forma remota. Además, dado que hay tantas personas que ya están acostumbradas a usar Gmail para su correspondencia personal, no es un gran salto pasar a la edición comercial. Con las herramientas adicionales de videoconferencia, edición de documentos y colaboración incluidas, Workspace es un fuerte competidor de Microsoft 365 Business Premium a poco más de la mitad del costo.

El único inconveniente real es la falta de compatibilidad al 100% con los documentos de Microsoft Office. Esto realmente se aplica principalmente a Excel y para ciertas operaciones centradas en datos, pero mientras tenga que sacar el software de Microsoft para algo, Google Workspace nunca reemplazará totalmente esa suite, aunque el gigante en línea está trabajando constantemente para refinar ese proceso. Por esta razón, Google Workspace se ubica como un subcampeón cercano a Microsoft 365 Business Premium, pero se une a él como ganador del premio Editors ‘Choice para los cazadores de gangas.

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