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Revisión de Zoho Projects | PCMag

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Los equipos pueden gastar decenas de miles de dólares al año en software de gestión de proyectos. Sin embargo, si está buscando obtener la mejor aplicación de gestión de proyectos con un presupuesto limitado, no tiene que gastar tanto. Zoho Projects es una aplicación excelente que es asequible incluso para los equipos con problemas de liquidez. Tiene una amplia gama de características, incluso si no incluye todo lo que hay bajo el sol. En el nivel más alto de servicio, obtiene un seguimiento del tiempo, informes de administración de recursos y la capacidad de realizar un seguimiento de los presupuestos del proyecto por $ 10 por persona al mes. No obtienes herramientas de facturación y facturación, aunque puedes conectarte con otras aplicaciones que brindan esas capacidades. En general, Zoho Projects ofrece mucho valor a un precio bajo, lo que lo convierte en el ganador de la Elección de los editores para la gestión de proyectos para empresas pequeñas y en crecimiento.

Hemos otorgado otros dos premios Editors ‘Choice por software de gestión de proyectos. Uno es el trabajo en equipo, que cuesta más pero viene con características adicionales que las empresas medianas pueden desear, como la facturación. Para las grandes organizaciones que administran cientos o miles de empleados y proyectos, LiquidPlanner es nuestra mejor opción. Es más hábil para manejar múltiples proyectos y recursos compartidos, y tiene herramientas impresionantes para la programación automática y la resolución de conflictos.


¿Qué hay de nuevo en Zoho Projects?

En 2021, Zoho Projects lanzó una nueva versión de su software junto con planes y precios actualizados. Estos son algunos de los cambios más significativos para los titulares de cuentas pagadas del año pasado.

Reglas de flujo de trabajo (solo cuentas de empresa). Las reglas de flujo de trabajo le permiten administrar flujos de trabajo de manera efectiva con pasos automatizados. Por ejemplo, «Cuando ocurre X, automáticamente haz Y». Aquí hay un ejemplo concreto: «Cuando un miembro del equipo marca una tarea para indicar que envió un proyecto, actualice automáticamente el campo Estado del envío a Enviado». Las reglas de flujo de trabajo admiten webhooks, lo que significa que puede crear acciones que utilicen herramientas más allá de Zoho Projects, como alertar a alguien de una acción en otra aplicación.

Horario flexible de tareas. Esta función le permite establecer dinámicamente la cantidad de horas de trabajo para una tarea todos los días, en lugar de establecer la misma cantidad para todos los días de la semana.

Gestion del valor ganado. La gestión del valor ganado le ayuda eficazmente a realizar un seguimiento y predecir los presupuestos, aunque también proporciona otros conocimientos. Le permite comparar los valores planificados con los reales de los proyectos al observar tres factores a la vez: cronograma, costo y tiempo.

Asignación de equipos (solo cuentas Enterprise). Esta nueva herramienta de administración de equipos le brinda un campo donde puede asignar un equipo a una tarea.

Fechas de cambio a granel. Esta función le brinda más flexibilidad para cambiar el cronograma de un proyecto porque puede modificar las fechas de inicio y finalización de todas las tareas en masa, ya sea que necesite que todas las tareas de un proyecto comiencen antes o después.


¿Cuánto cuesta Zoho Projects?

Zoho Projects ofrece tres planes: gratuito, premium y empresarial. Puede obtener una prueba de 10 días del plan Premium. Los dos planes pagos tienen una de las tarifas más bajas que encontrará para una aplicación de gestión de proyectos. Anteriormente, Zoho Projects ofrecía cinco planes diferentes. La nueva oferta simplificada hace que sea más fácil decidir qué nivel de servicio es el adecuado.

La mayor limitación del plan gratuito es que solo puede tener tres personas en total en un equipo y solo puede administrar dos proyectos a la vez. Obtiene 10 MB de espacio de almacenamiento, que es una cantidad muy pequeña. Se incluyen pocas funciones en este tipo de cuenta, como puede ver en la página de comparación de Zoho Projects.

El plan Premium cuesta $ 5 por persona por mes con un descuento si paga un año por adelantado. Este nivel de servicio permite hasta 50 personas en su cuenta. Con este plan, puede agregar usuarios clientes a una tarifa de $ 3 por persona por mes. Un usuario cliente es alguien con acceso de solo lectura a solo la información para la que usted le da permiso para ver. Un plan Premium también le da a su equipo 100 GB de espacio de almacenamiento y puede administrar tantos proyectos como necesite. Las únicas características que se pierden en este nivel de servicio son algunos campos personalizados, rutas críticas, líneas de base del proyecto, perfiles y roles personalizados, y algunas otras características que están restringidas a cuentas Enterprise.

El costo del plan Enterprise casi se ha duplicado en los últimos años, aunque sigue siendo notablemente bajo en comparación con otros servicios. Ahora es $ 10 por persona por mes o $ 90 por persona por año. Las cuentas empresariales pueden manejar equipos de cualquier tamaño, aunque si tiene más de 5,000 personas, puede comunicarse con la compañía para obtener una cotización de precios personalizada. Los usuarios de clientes adicionales cuestan $ 3 por persona por mes. Obtiene todas las funciones que ofrece Zoho Projects, incluida la capacidad de crear dependencias de tareas entre tareas que se encuentran en diferentes proyectos, un gráfico de utilización de recursos entre proyectos y más.


¿Cómo se comparan los precios de Zoho Project?

Zoho, la empresa, se especializa en proporcionar software empresarial de bajo costo basado en la nube. Tiene un conjunto completo de aplicaciones comerciales a precios competitivos. Por lo tanto, tiene sentido que Zoho Projects tenga un precio tan bajo, a pesar de que las tarifas han aumentado desde 2020. Aún así, siempre ha sido la herramienta de gestión de proyectos profesional de menor precio.

Como punto de comparación, GanttPRO cuesta $ 8,90 por persona por mes, pero solo si paga anualmente. Ese es uno de los precios más bajos del mercado y aún es más del doble de lo que pagaría por Zoho Projects Premium si optara por la tasa anual.

Otras aplicaciones de gestión de proyectos de bajo costo dificultan la determinación de sus precios. TeamGantt, por ejemplo, comienza en $ 24.95 por mes para la primera persona y luego cuesta alrededor de $ 9 por mes más por cada persona adicional. ProofHub es otra opción de bajo costo a $ 50 por mes para miembros del equipo ilimitados. El problema es que su tasa por persona varía drásticamente en función de la cantidad de personas en su equipo.

Las aplicaciones de administración de proyectos de alta gama son las que más cuestan porque están diseñadas para manejar cientos de proyectos y miles de miembros del equipo, y cuestan más de $ 40 por persona por mes. Los ejemplos incluyen LiquidPlanner, Mavenlink y Clarizen. Estas herramientas de alta gama a menudo vienen con funciones avanzadas, como reprogramar automáticamente el trabajo cuando se agota una fecha límite o cuando un miembro del equipo no está disponible inesperadamente. La nueva función Bulk Shifting Dates de Zoho Projects se acerca a hacer lo mismo. O bien, cuando la fecha de vencimiento de una tarea predecesora se pospone o revierte, puede hacer que el sistema cambie automáticamente todas las tareas afectadas por la misma cantidad de tiempo.

Opciones de vista de Zoho Projects Gantt


Empezando

Para comenzar con Zoho Projects, vaya al sitio web y regístrese para obtener un plan. Como se mencionó, cada cuenta nueva obtiene primero una prueba gratuita. Zoho Projects funciona mejor como una aplicación web, y existen aplicaciones para dispositivos móviles Android e iOS para mantenerse al día con el trabajo cuando no puede estar en su computadora. Sin embargo, no hay aplicaciones de escritorio locales.

El sitio parece amigable y contemporáneo. Es lo suficientemente intuitivo como para que, si puede utilizar la mayoría de las aplicaciones en línea básicas, como el correo web, podrá moverse por Zoho Projects en unos minutos. Puede llevar más tiempo aprender todas sus características, pero simplemente navegar por el sitio no lleva tiempo. Esta facilidad de uso y simplicidad es necesaria para las pequeñas empresas que no tienen un administrador de proyectos dedicado en el personal.

Configurar una cuenta, crear su primer proyecto, agregar hitos y tareas e invitar a más personas a unirse a usted toma minutos. Cuando se unen nuevas personas, el sitio les da pistas sobre cómo empezar y qué hacer a continuación.

Los propietarios de negocios y los líderes de equipo apreciarán que Zoho Projects solicita a las personas que habiliten la autenticación de dos factores para ayudar a mantener las cuentas más seguras y protegidas. La autenticación de dos factores ayuda a mantener más segura toda la información de la empresa que ingresa en su cuenta de Zoho.


Funciones principales

Algunas de las características y vistas básicas de sus datos que ofrece Zoho Projects son paneles, tareas, diagramas de Gantt, informes, documentos, hitos, hojas de tiempo, foros y páginas. Cubro varias de estas características con un poco más de detalle más adelante.

Un panel personalizable le permite ver lo que sea más relevante para usted, de modo que cuando inicie sesión, obtenga una instantánea de los proyectos, estados o presupuestos que le interesan. Por ejemplo, puede agregar un widget de Estado de tarea que muestre tanto un gráfico circular como un recuento de números sin procesar de cuántas tareas están abiertas y cerradas. Ya sea que le preocupen las hojas de tiempo o las cargas de trabajo individuales, puede modificar su panel de control en consecuencia.

Panel de Zoho Projects


Trabajar con tareas e hitos

Para comenzar a administrar proyectos en Zoho Projects, debe crear un nuevo proyecto, darle un nombre y una descripción, y agregar algunas tareas e hitos. Si bien algunas aplicaciones de administración de proyectos, como Smartsheet, vienen con plantillas, no hay ninguna en Zoho Projects. Con este software, puede crear sus propias plantillas o comenzar desde cero.

Las tareas pueden tener muchos detalles. Cada tarea puede tener una fecha de inicio y finalización, en lugar de solo una fecha límite, aunque no puede asignar una tarea para que se complete en una hora específica del día, solo la fecha. Puede asignar cuántas horas al día debe dedicar alguien a la tarea. Puede asignar a varias personas para que sean responsables de una tarea y más.

En las cuentas pagas, cada tarea tiene un temporizador incorporado para rastrear el tiempo dedicado a realizar la tarea. También tiene la opción de asignar ese tiempo como facturable o no facturable. A medida que los asignados trabajan en las tareas, pueden ingresar un porcentaje de finalización para mostrar su progreso. Otra opción le permite configurar un proyecto como si estuviera en un estricto cronograma, lo que significa que no puede asignar fechas de vencimiento para hitos que están fuera del alcance temporal del proyecto.

Zoho Projects le permite configurar dependencias de tareas, que son más fáciles de crear desde la vista de diagrama de Gantt. Los diagramas de Gantt son interactivos, lo que significa que puede arrastrar y soltar elementos en la línea de tiempo para cambiar cuando vencen o cuánto tiempo deberían tardar. Si arrastra una tarea y sus dependientes demasiado lejos para que el proyecto no se complete a tiempo o crea algún otro conflicto, las tareas afectadas se vuelven rojas. Para crear una dependencia entre las tareas, haga clic y arrastre para dibujar una línea de una a otra y suéltela cuando vea que aparece una línea que indica que las dos ahora están conectadas. Un cambio más reciente en los diagramas de Gantt es la adición de un botón para deshacer, que cualquiera puede apreciar.

Dependencias de Zoho Projects


Vistas de proyectos y gestión de recursos

Además de los diagramas de Gantt, Zoho Projects también tiene una vista de lista de tareas y una vista de tablero kanban. La vista kanban le permite ver las tareas como tarjetas en columnas. Los encabezados de columna en la vista kanban coinciden con los estados disponibles para las tareas. De forma predeterminada, están abiertos, en curso, en revisión, para probar, en espera, retrasados, cerrados, cancelados. Puede cambiarlos para que sean lo que quiera, aunque las etiquetas que coloque en estas columnas aparecerán en cualquier lugar donde pueda ver el estado de la tarea. Es no limitado a la vista de tablero.

Otra característica clave de administración de proyectos en Zoho Projects es un informe de administración de recursos llamado Utilización de recursos (solo para Premium y Enterprise). Le ayuda a ver qué miembros del equipo tienen la tarea de hacer demasiado trabajo, poco trabajo o la cantidad justa durante diferentes períodos de tiempo. La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos muestran informes de recursos como una tabla. Zoho Projects lo muestra como una línea de tiempo, con llave …

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