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Revisión de Microsoft 365 Business Premium

octubre 16, 2021
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Microsoft 365 Business Premium es el proveedor de alojamiento de correo electrónico con más funciones que hemos probado, lo cual es lógico, ya que ha existido durante tanto tiempo. El servicio facilita la configuración del dominio y el correo electrónico para empresas de cualquier tamaño y tiene muchas herramientas de migración e importación si viene de otra plataforma.

Se incluyen versiones locales y web de la suite completa de Microsoft Office, así como acceso a herramientas más avanzadas de Microsoft como SharePoint e Intune para la administración de dispositivos. También puede adquirir una amplia variedad de servicios complementarios, como Microsoft 365 Business Voice, y estas ofertas están disponibles en Microsoft o en su gran ecosistema de socios. Puede ser más caro, pero solo por su lista de funciones, es un ganador obvio de Editors ‘Choice.

Precios de Microsoft 365 Business Premium

El servicio comienza en $ 20 por usuario por mes. Eso puede sumarse rápidamente para organizaciones más grandes, pero como se mencionó, su lista enciclopédica de características hace que el dinero valga la pena. Business Premium también tiene generosas funciones básicas a ese precio, que incluyen 50 GB de alojamiento de correo electrónico y 1 TB de almacenamiento en la nube de Microsoft OneDrive, además del alojamiento de dominio. Esa es una excelente lista general, aunque nuestra selección de otros editores, Google Workspace Business Standard, lidera el paquete con la friolera de 2 TB de almacenamiento en el buzón.

Lo más atractivo para la mayoría de las empresas, especialmente en el modelo de trabajo híbrido nuevo y distribuido, es que no solo obtiene las versiones de escritorio, móviles y web de la suite Microsoft Office 2019, sino también la versión completa de Microsoft Teams más la colaboración en equipo a través del alojamiento de SharePoint. . La aplicación de Intune incluida maneja la administración de dispositivos, por lo que podrá hacer cumplir las políticas de hardware para escenarios de BYOD domésticos, que es algo que ningún otro competidor de alojamiento de correo electrónico ofreció.

También obtendrá dos formas de seguridad adicional. Primero está Microsoft Azure Information Protection (AIP). Esta es una aplicación de clasificación de contenido que le permite etiquetar documentos con diferentes clasificaciones y asignar diferentes niveles de protección y acceso a ellos en función de esas etiquetas. La segunda medida de seguridad es Microsoft Defender para 365. Es una versión optimizada para 365 de la plataforma Microsoft Defender Security que brinda protección antivirus y contra malware a los datos y los puntos finales. Microsoft no ha hecho nada, y puede probar el servicio gratis durante un mes visitando el sitio web de la compañía. Por el dinero, el nivel Business Premium probablemente será la compra más popular para la mayoría de las empresas.

Sin embargo, si todo eso es demasiado rico o innecesario para usted, existen opciones de menor costo. Una edición Microsoft 365 Business Basic cuesta solo $ 5 por usuario por mes e incluye Microsoft Teams, pero relega a los usuarios a las versiones web y móviles de las aplicaciones de Office sin versiones de escritorio incluidas. La siguiente más barata es Microsoft 365 Apps, que le costará $ 8.25 por usuario por mes, pero incluye solo las aplicaciones de Office Premium (escritorio y web) y el almacenamiento OneDrive. La colaboración con Microsoft Teams y SharePoint no forma parte de este nivel.

Finalmente, el nivel Microsoft 365 Business Standard debería funcionar para muchas tiendas más pequeñas. Esto comienza en $ 12.50 por usuario por mes e incluye todo en la versión Premium, excepto Azure Information Protection, Defender e Intune. Si bien los precios se muestran por usuario por mes, todos los niveles requieren un compromiso anual.

En comparación con nuestro otro ganador de Editors ‘Choice, Google Workspace Business Standard, Microsoft 365 Business Premium es ciertamente más costoso, especialmente porque Google proporciona un almacenamiento masivo de buzones de correo por solo $ 12 por usuario al mes para su nivel Estándar. Sin embargo, las aplicaciones empaquetadas de Google no son tan completas como las de Microsoft, especialmente para la administración de datos, usuarios y dispositivos. Puede costar más, pero Microsoft 365 sigue siendo la plataforma más poderosa.

Asistente de configuración de Microsoft 365 Business Premium

Configuración de Business Premium

Al igual que con cualquier servicio de alojamiento de correo electrónico, la configuración suele ser la parte más difícil. Sin embargo, Microsoft ha hecho un buen trabajo al eliminar las partes tradicionalmente engorrosas porque utiliza un proceso de configuración guiado. Lo guía a través de todos los pasos principales, como descargar Office en cada cliente, agregar su nombre de dominio (incluida la opción de migrar desde otro host), configurar Teams y luego habilitar la prevención de pérdida de datos (DLP), que protege contra cualquier persona que filtre sus datos confidenciales. Como paso final, puede configurar la protección para los usuarios de aplicaciones móviles habilitando el cifrado de datos y haciendo cumplir cosas como la reautenticación después de una cierta cantidad de minutos.

Dado que la copia de Office que instalas ya está vinculada previamente a tu cuenta, no hay mucho en el camino de la configuración más allá de ejecutar el instalador y, en raras ocasiones, proporcionar tus detalles de inicio de sesión. Realmente me gustó que puedas hacer esto para hasta cinco dispositivos por usuario. En el mundo actual, no es raro tener una computadora de escritorio, una computadora portátil y varios dispositivos móviles, por lo que tener una licencia que los cubra a todos no solo es conveniente, sino que también ahorra dinero.

La gestión de usuarios también es sencilla. Una vez que agregue un usuario, estará sujeto a un cargo adicional por usuario por mes, pero más allá de ingresar información básica y establecer una contraseña inicial, no hay mucho más que hacer.

Si necesita un control más granular de su entorno, como lo harán la mayoría de las grandes empresas, hay un práctico centro de administración. Aquí es donde podrá ajustar la configuración como la administración de amenazas, las reglas de flujo de correo, las políticas de dispositivos y tareas de TI similares. Otro buen detalle es que Microsoft 365 Business Premium ya tiene las mejores prácticas estándar configuradas cuando se trata de seguridad y administración de usuarios. Eso significa que la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden simplemente configurarse y comenzar, sabiendo que el servicio cubrirá sus necesidades básicas de TI desde el primer momento.

Si necesita más o algo diferente, siempre puede cambiar las cosas en el centro de administración. Si bien esta parte del servicio definitivamente está destinada a profesionales de TI, el centro de administración está muy bien organizado. Pude encontrar rápidamente lo que estaba buscando y acceder a las herramientas de gestión adecuadas.

Pantalla de selección de la aplicación Microsoft 365 Business Premium

Si bien PCMag ofrece un análisis profundo de las herramientas de la suite Office de Microsoft 365, una revisión de alojamiento de correo electrónico no estaría completa sin mirar el correo electrónico y las herramientas de colaboración. Estos son más importantes que nunca ahora que todos nos estamos moviendo hacia la nueva normalidad híbrida.

La colaboración en Microsoft 365 Business Premium se trata esencialmente de Microsoft Office combinado con Teams, OneDrive y SharePoint. Si ha utilizado estas aplicaciones por separado, le encantará cómo funcionan juntas aquí. En lo que respecta al cliente de correo electrónico, el corazón de la experiencia del usuario es, por supuesto, Microsoft Outlook.

La mayoría de los usuarios tienen algo de experiencia con Outlook en el escritorio, pero con 365 Business, las cosas realmente emocionantes están sucediendo en el cliente web. Una adición reciente, Microsoft Edit, es la respuesta de Microsoft a Grammarly. Funciona en todas las aplicaciones de la suite de Office, pero solo en el lado web. Hay otra característica útil que le permite agregar rápidamente archivos relacionados con un hilo de conversación sin tener que ir a buscar el hilo. Actualmente, esto solo funciona en documentos de OneDrive, pero es bueno tenerlo si está utilizando el cliente web.

Si tenemos una queja con Microsoft 365, aquí está: un cliente web debería funcionar en cualquier navegador, pero Microsoft realmente solo se ha centrado en Windows y macOS. Si intenta utilizar una aplicación web de Microsoft 365 Office a través de un navegador Linux, es casi seguro que experimente problemas de compatibilidad. Sí, las aplicaciones se pueden usar en general, pero obtienes una experiencia mucho más fluida en los dos sistemas operativos comerciales. Con suerte, esto cambiará ahora que Microsoft está trabajando para integrar mejor Linux con Windows.

Incluso considerando solo los sistemas operativos comerciales, macOS todavía está notablemente por detrás de Windows en lo que respecta al funcionamiento de Outlook. La organización y las funciones avanzadas definitivamente se están quedando atrás, lo que realmente ya no debería ser el caso. Microsoft también se ha centrado más en hacer avanzar su versión web de Office que sus equivalentes de escritorio.

Por ejemplo, además de la función Editar mencionada anteriormente, Redmond ha realizado un cambio muy conveniente en el calendario. Si ha tenido que programar una videoconferencia durante la pandemia, probablemente haya tenido que hacerlo para un mayor número de personas de lo habitual, lo que significa examinar una larga lista de horarios hasta que encuentre un espacio abierto que funcione para todos. —Por lo general dos o tres meses después de que quisiera tener la reunión. Outlook ahora puede hacer ese trabajo pesado por usted, utilizando inteligencia artificial (IA) para recomendar horarios que funcionarán mejor según la disponibilidad de todos. Si alguien no puede asistir, existe una forma estructurada de sugerir horarios alternativos. Eso es genial, pero solo funciona en el cliente web de Outlook, no en la versión de escritorio.

Interfaz de Microsoft 365 Business Premium Outlook Online

La integración con Microsoft Teams es un hecho, pero no obstante es importante. Hay una opción de un botón para agregar una reunión de Teams a cualquier evento de reunión. Vale la pena señalar que los invitados no necesitan tener el cliente de Teams para asistir, aunque eso brinda la mejor experiencia.

SharePoint es otro componente de Microsoft 365 que probablemente esté infrautilizado por la mayoría de los clientes porque ponerlo en funcionamiento puede resultar abrumador. Pero si necesita una ubicación centralizada para organizar, planificar y colaborar en documentos con la gestión de cambios habilitada, esta es la forma de hacerlo. También tiene administración de tareas y flujo de trabajo, por lo que puede ser un poco difícil decidir por dónde empezar, y es posible que necesite la ayuda de TI, pero una vez que tenga un plan para usar SharePoint, otras funcionalidades crecerán orgánicamente.

Asistente de programación de Microsoft 365 Business Premium Outlook

Administración y seguridad

Microsoft hace un buen trabajo tanto con la seguridad como con la privacidad. La autenticación de dos factores es generalizada y hay una variedad de funciones de protección de datos debajo de eso. En el centro de administración, puede configurar políticas de DLP que analicen los datos y clasifiquen automáticamente lo que reconocen; por ejemplo, crear una regla que clasifique un archivo como privado siempre que la política de DLP encuentre un número de seguro social en él. También puede especificar operaciones como cifrar automáticamente un documento o restringir el acceso y los derechos de usuario.

En el lado del correo electrónico, está el cifrado de mensajes de Microsoft 365 y el archivado en línea de Exchange. El primero agrega derechos de encriptación y acceso a sus correos electrónicos para que solo el destinatario previsto pueda verlos. Está incluido con Microsoft 365, pero también funcionará en Gmail y otros sistemas de correo electrónico.

Exchange Online Archiving permite a los administradores establecer políticas de retención y archivado de correo electrónico. Puede designar correos electrónicos de una edad específica para que se eliminen automáticamente o se almacenen de forma segura en la nube, y puede hacerlo en función de las políticas de contenido. Por ejemplo, una organización de atención médica podría eliminar automáticamente la mayoría de los correos electrónicos más antiguos, al tiempo que archiva de forma segura solo aquellos que necesita para pasar una futura auditoría de HIPAA. Si bien ningún servicio es a prueba de balas cuando se trata de seguridad, Microsoft da una gran batalla.

Todo esto sucede en el centro de administración, pero esta vista ofrece más que solo seguridad. Vendrás aquí para administrar dispositivos y agregar, eliminar o modificar las identidades de los usuarios. También hay un bonito tablero justo al frente …

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