Saltar al contenido

Revisión de Xero | PCMag

abril 13, 2021
00sBaEC1FgxzEuHTEMs1ANy 9.1569473928.fit lim.size 1200x630 Revisión de Xero | PCMag

Xero simplifica con mucha habilidad el proceso de contabilidad estándar para las pequeñas empresas. Fue creado para la web desde cero y es compatible con todos los elementos financieros importantes que espera en una solución de contabilidad para pequeñas empresas de doble entrada: ventas, compras, facturas y gastos, inventario y nómina. Puede crear registros para clientes, proveedores, empleados y artículos. Luego, puede usar estos registros en transacciones personalizables estándar, como facturas, órdenes de compra y cotizaciones. Xero también le permite administrar activos fijos, algo que los competidores no hacen. La compañía ha agregado muchas características nuevas en el último año, incluidas dos nuevas vistas comerciales (flujo de efectivo a corto plazo e instantánea comercial), integración de Stripe y configuración mejorada. Es una competencia cercana para QuickBooks Online Plus, ganador de Editors ‘Choice, pero se queda atrás en áreas como usabilidad, acceso móvil, seguimiento de inventario y gastos e informes.

¿Cuánto cuesta Xero?

La compañía ofrece tres niveles de precios que se activan después de una prueba gratuita de 30 días. Xero Early ($ 9 por mes) tiene límites mensuales de 20 facturas y cotizaciones, cinco facturas y conciliación ilimitada de transacciones bancarias. Xero Growing ($ 30 por mes) agrega facturación y facturación ilimitadas; citas; y facturas. Xero establecido ($ 60 por mes) es la única versión que ofrece soporte para múltiples monedas. También es compatible con proyectos y gastos de Xero. Xero permite un número ilimitado de usuarios por organización.

Xero es una solución más asequible que QuickBooks Online; sus precios oscilan entre $ 25 y $ 150 por mes. Zoho Books comienza en solo $ 9 por organización por mes y ofrece capacidades en línea con los planes más costosos de Xero.

Pantalla de configuración de Xero Xero ha mejorado sus herramientas de configuración. Ahora son algunos de los mejores que ofrece cualquier sitio web de contabilidad para pequeñas empresas.

Actividades tempranas

Si está utilizando otra solución de contabilidad (o Microsoft Excel), es posible que ya haya creado muchos datos contables en línea. Xero facilita la importación de registros, transacciones y algunos otros datos de QuickBooks Online utilizando su herramienta de conversión directa. Si ya tiene archivos configurados en formato CSV o TXT (contactos, artículos de inventario, facturas, etc.), también puede importarlos a Xero.

Si está comenzando de nuevo con Xero, eche un vistazo al panel de control que aparece después de haber creado una cuenta para obtener ayuda. Hay un video introductorio que sugiere las primeras acciones que debe realizar para configurar el sitio para su propia empresa. Puede poner eso en práctica siguiendo la serie de pasos que se describen a continuación. Estos incluyen conectar sus cuentas bancarias, revisar las categorías de transacciones de Xero y administrar las facturas. Los enlaces lo llevan a las páginas donde puede realizar estas tareas. Esta es una gran herramienta de configuración y mejor que la que ofrecen la mayoría de la competencia. Hay más que debe hacer antes de comenzar a ingresar transacciones, como crear registros para contactos y artículos / servicios y visitar las páginas de configuración de la empresa, pero esta pantalla inicial es un excelente lugar para comenzar.

Apariencia y navegación

Xero y QuickBooks Online tienen un aspecto muy diferente. Donde QuickBooks Online se extiende por toda la pantalla y usa fuentes y gráficos grandes, Xero es más compacto, ocupando solo el centro de la pantalla en algunas páginas. Cada uno presenta datos financieros clave y enlaces a actividades relacionadas de diferentes formas en sus páginas de inicio, también conocidas como paneles de control. Ambos son efectivos, pero prefiero el enfoque de Xero. La herramienta muestra los saldos de las cuentas, con enlaces a pantallas de conciliación; números y gráficos que representan facturas pendientes y facturas impagas; y entrada y salida de efectivo total. También hay una lista de seguimiento de la cuenta y una lista de reclamos de gastos. Casi todo en el panel es un enlace que puede llevarlo a páginas y acciones relacionadas.

Cada producto de contabilidad que revisé tiene su propio sistema de navegación y todavía no he visto uno que no funcione. En Xero, las pestañas se ejecutan horizontalmente en la parte superior, dividiendo el sitio en agrupaciones lógicas y funcionales: Tablero, Negocios, Contabilidad, Proyectos y Contactos. Haga clic en el nombre de su empresa en la parte superior izquierda para acceder a la configuración y otras tareas de limpieza. El menú Business es donde pasará la mayor parte de su tiempo de trabajo diario. Se abre a varias subfunciones, como Facturas, Facturas para pagar y Productos y servicios.

Facturas xero Puede ingresar facturas manualmente en Xero. Pero si los reenvía por correo electrónico como archivos adjuntos a su propia dirección personal de Xero, el sitio transferirá algunos de los datos clave a una copia preliminar de la factura.

Una vez que profundiza en la descripción general de ventas, por ejemplo, utiliza convenciones estándar para la entrada de datos y la navegación. Cuatro botones en la parte superior abren herramientas para crear transacciones de ventas, enviar extractos, importar facturas de ventas y buscar facturas y cotizaciones específicas. A continuación, encontrará información sobre sus facturas. Los botones grandes le muestran el número y el total en dólares de las facturas en forma de borrador, las que esperan aprobación y pago, y sus transacciones de ventas atrasadas. Las cotizaciones funcionan de la misma manera: puede ver de un vistazo cuáles están en forma de borrador, enviadas, aceptadas y vencidas. Algunos otros sitios de contabilidad funcionan de manera similar, lo que facilita ver el estado de sus transacciones de un vistazo.

Haga clic en Esperando pago debajo de Facturas y se abrirá una nueva ventana que muestra una tabla de las transacciones relacionadas (esta es la misma pantalla que ve cuando hace clic en el enlace Facturas en la pestaña Negocios). Mientras está allí, puede alternar entre las pestañas que representan sus diferentes estados. Los botones en la parte superior de la página lo llevan a pantallas donde puede crear nuevas facturas o notas de crédito; enviar declaraciones; e importar o exportar facturas en formato CSV. Xero utiliza esquemas de navegación igualmente efectivos en todo el sitio, proporcionando tanto acceso a datos como enlaces a acciones relacionadas. Hace un excelente trabajo al proporcionar diferentes vistas de sus datos financieros y las herramientas de navegación necesarias para trabajar con ellos.

Entonces, ¿quién tiene la mejor y más efectiva experiencia de usuario? Esa es una llamada subjetiva. Algunos usuarios preferirán el enfoque económico y sensato de Xero. A otros les gusta el aspecto más espacioso y estéticamente agradable de QuickBooks Online y Zoho Books.

Haciendo registros

La otra área en la que trabajará mucho, especialmente al principio, es Contactos. Aquí, crea registros para sus clientes y proveedores que contienen información de contacto y detalles financieros completos. Cuando hace clic en la pestaña Contacto y elige entre Clientes o Proveedores o Todos los contactos, verá una lista de todo lo que se ha creado hasta ahora, junto con los totales de lo que les debe o lo que ellos le deben a usted.

Haga clic en el botón Agregar contacto y se abrirá la plantilla de registro vacía. Puede ingresar información de contacto extensa y detalles financieros como configuraciones y cuentas predeterminadas, moneda y fechas de vencimiento. Xero ha agregado un límite de crédito del cliente y una herramienta de bloqueo desde mi última revisión. Una vez que los clientes han alcanzado su límite de crédito, la herramienta de bloqueo le impide aprobar o enviar facturas hasta que vuelvan a estar dentro de su límite.

Una vez que haya guardado un registro de contacto, su propia página de inicio muestra la actividad relacionada al frente y al centro (facturas pendientes e históricas y órdenes de compra, por ejemplo), con la información de contacto principal a la derecha (debe hacer clic en Editar para ver la información completa registro). También puede crear nuevas transacciones desde esta página.

Por el contrario, los registros de clientes y proveedores de QuickBooks Online son más completos; le permiten almacenar más preferencias, como el método de pago y envío preferido, el idioma para usar en los formularios, etc. Sus plantillas de registro también muestran datos de manera más económica, utilizando pestañas para acceder a detalles ocultos.

Xero también proporciona plantillas de registro para los artículos y servicios de su empresa que contienen campos de información (precio, cuenta, descripción, etc.) sobre los productos que compra y vende. Haga clic en la casilla frente al Seguimiento de este artículo y Xero le pedirá que elija su Cuenta de activos de inventario. Luego, comienza a rastrear el inventario en segundo plano. Puede importar saldos de inventario iniciales o ingresarlos manualmente y ajustar los niveles de inventario. En general, las funciones de administración de inventario de la herramienta no son tan avanzadas como las de Zoho Books, y sus plantillas de registro no son tan completas como las de QuickBooks Online. No puede, por ejemplo, establecer un punto de reorden, aunque los registros de productos muestran el número en cotizaciones confirmadas y en pedidos.

Nuevo formulario de factura

Si ha creado un buen suministro de registros de contacto y artículo / servicio, crear transacciones en Xero es un proceso simple. El sitio proporciona plantillas para casi todos los tipos de transacciones que necesitaría una pequeña empresa: facturas y facturas periódicas, cotizaciones, facturas (que se pueden enviar por correo electrónico a Xero como archivos PDF, con algunos de sus detalles transferidos automáticamente a un formulario de borrador), compra pedidos y notas de crédito. Cada uno contiene los campos estándar que esperaría, incluido el estado del impuesto sobre las ventas y el descuento. Incluso puede personalizarlos, por ejemplo, ocultando, mostrando o cambiando el nombre de los campos. Pero estos formularios carecen de los campos personalizados más prolíficos de QuickBooks Online y Zoho Books y de los fáciles cambios de diseño.

Factura Xero Xero está en el proceso de hacer la transición a un nuevo formulario de factura que se ve mejor y está menos abarrotado que el anterior.

Xero introdujo un nuevo formulario de factura el año pasado, pero solo estaba en las primeras etapas de desarrollo. Ahora es más completo, aunque la versión Classic todavía está disponible, y Xero planea seguir agregando funciones a la nueva. El nuevo formulario de factura parece más moderno y menos desordenado y, a diferencia de Classic, guarda automáticamente su trabajo cada pocos segundos. Contiene todos los campos y columnas que se encuentran en la versión anterior, pero algunos de ellos están ocultos. Puede agregar o eliminar algunos de los campos de la factura en el encabezado haciendo clic en los tres puntos verticales en la esquina superior derecha para abrir un menú. Una opción aquí es Cambiar los campos de la factura.

Una vez que seleccione o cree un nuevo artículo de línea, aparecerá un pequeño menú horizontal debajo de la descripción del artículo. Puede seleccionar su cuenta y la tasa de impuestos aquí y adjuntarla a un proyecto si ha creado alguno. Haga clic en los tres puntos verticales al final de cada línea para agregar un descuento, editar el registro del artículo del inventario (o crear uno si desea agregar uno nuevo) o eliminar el contenido de la línea.

Registro de artículo Xero Ya sea que su empresa venda artículos o servicios, puede crear registros para ellos en Xero.

Esto puede parecer confuso, pero no lo es, una vez que sepa que debe hacer clic en las configuraciones de puntos para ver las opciones ocultas. Ayudaría si Xero los hubiera etiquetado. Pero el nuevo formulario de factura debería acelerar el proceso de facturación del cliente debido a su simplicidad inteligente, además de ser más agradable estéticamente,

Gastos e impuestos sobre las ventas

Xero acababa de introducir un nuevo sistema de seguimiento de gastos cuando lo revisé el año pasado. La herramienta Gastos proporciona una mejor experiencia de usuario, una funcionalidad mejorada y permisos de usuario más flexibles tanto en las aplicaciones móviles (más sobre esto más adelante) como en la versión basada en navegador. Cuando está trabajando en su computadora de escritorio o computadora portátil, puede crear un registro de gastos (incluso uno que use una moneda extranjera), especificar una cuenta, asignarla a un proyecto o cliente y agregar etiquetas, u opcionalmente cargar una imagen. Los formularios de gastos son menos detallados que los de QuickBooks Online. Carecen de campos para el método de pago y la cuenta de pago, por ejemplo, y no puede agregar impuestos sobre las ventas al formulario basado en el navegador.

Xero ingresando un gasto El seguimiento del dinero que ha gastado es una tarea contable fundamental. Xero le ayuda a registrar sus gastos.

Existe otra opción para obtener recibos de gastos en papel en Xero. La compañía adquirió HubDoc en 2018 y ha mantenido su estrecha …