Saltar al contenido

Revisión de FreshBooks | PCMag

abril 9, 2021
01y4SpcWPPMcK3pLVjjSGuo 31.1604087112.fit lim.size 1200x630 Revisión de FreshBooks | PCMag

FreshBooks comenzó su vida como una solución de facturación. A lo largo de los años, su alcance se ha ampliado y se ha convertido en el servicio de contabilidad en línea de referencia para propietarios únicos y nuevas empresas. Su popularidad se extiende a pequeñas y medianas empresas (PYMES) en muchos casos. El sitio pasó por una actualización importante hace unos años, y muchas características de FreshBooks “Classic” quedaron atrás, aunque continúan reintroduciéndose. Este nuevo FreshBooks es la mejor opción para las empresas más pequeñas debido a su excepcional facilidad de uso y propiedades estéticas, y su inteligente selección de funciones. Es nuestra elección de Editors ‘Choice en la categoría de autónomos.

¿Cuánto cuesta FreshBooks?

FreshBooks está disponible por $ 15 por mes para el plan Lite, que le permite facturar hasta cinco clientes. Por $ 25 por mes, el plan Plus le permite facturar a 50 clientes, y por $ 50 por mes, puede facturar hasta 500 clientes con el plan Premium (algunos clientes han estado solicitando un nivel entre Plus y Premium para poder facturar entre 50 y 500 clientes).

Los precios personalizados están disponibles por encima de ese nivel. Además de la cantidad de clientes atendidos, todos los planes ofrecen las mismas funciones (aunque algunas se agregan entre niveles), y también puede disfrutar de una prueba gratuita de 30 días en cualquier nivel. FreshBooks es costoso en comparación con Wave y Sunrise gratuitos, pero su facilidad de uso y sus características muy específicas hacen que valga la pena el costo.

FreshBooks antiguos y nuevos

El sitio de FreshBooks ha sufrido algunos cambios muy importantes. Lo más importante es que FreshBooks ahora se adhiere a las reglas de la contabilidad de doble entrada, el método de contabilidad estándar de la industria que utilizan los contadores y otros sitios web de contabilidad de pequeñas empresas.

¿Cómo afecta este cambio la forma en que usa FreshBooks? En su mayor parte, no es así. Aún participa en actividades como la creación de facturas, el seguimiento del tiempo y la recepción de pagos como siempre lo ha hecho. Pero sus registros contables tienen un marco nuevo y sólido que proporciona un mantenimiento de registros más estructurado y una mejor comprensión de sus finanzas. Específicamente, FreshBooks ahora tiene un plan de cuentas y un libro mayor; dos nuevas cuentas, Otros ingresos y costos de bienes vendidos (COGS); conciliación bancaria; y dos informes financieros estándar adicionales (Balance de comprobación y Balance general).

FreshBooks aún no ha incorporado todas las herramientas que se encuentran en FreshBooks Classic, pero este año trajo una grande: el seguimiento de inventario. También se agregó un nuevo rol de usuario (administrador), seguimiento automático del kilometraje en la aplicación iOS y enlaces de pago (los clientes pueden realizar pagos sin que se les facture). Los contratistas pueden realizar un seguimiento de su propio tiempo y los gerentes tienen un mayor control sobre los informes. Hay dos pestañas nuevas en Proyectos: Facturas y Gastos. FreshBooks también ha agregado numerosas mejoras a las facturas y al flujo de trabajo general. Por ejemplo, hay una nueva pestaña Vista previa. Las facturas ahora muestran el tiempo y los gastos no facturados. El mensaje del cliente es personalizable y los clientes también pueden realizar pagos parciales. FreshBooks ha realizado más mejoras (tanto grandes como pequeñas) en su servicio que cualquier otro sitio que revisé.

Una interfaz de usuario eficaz

FreshBooks también ha mejorado su proceso de incorporación. Primero hace algunas preguntas básicas sobre su negocio (como qué hace y cómo factura). Proporciona información de contacto y se le anima a invitar a los miembros de su equipo a configurar cuentas. Luego, Freshbooks lo lleva al sitio principal, donde encontrará un cuadro con tres pasos de configuración. Uno de ellos es personalizar sus facturas (las opciones están limitadas a dos plantillas, logotipo, color de fondo y dos fuentes). Tuve algunos problemas para agregar mi logo. La mayoría de los sitios simplemente solicitan un archivo gráfico y colocan el logotipo en el formulario de ventas. FreshBooks toma su archivo y lo usa para llenar una caja alargada. Entonces, solo pude incluir una parte de mi logotipo.

Cuando cierra el cuadro de configuración, está en el Panel de control del sitio, sin más instrucciones sobre cómo comenzar. Wave y Xero ofrecen herramientas de incorporación mucho mejores que lo guían a través de numerosos pasos de configuración.

El Tablero le brinda una descripción general rápida del estado financiero de su empresa. Hay cinco gráficos. Ingresos pendientes le indica quién le debe dinero y quién está atrasado en los pagos. Total Profit, por supuesto, le brinda un número en tiempo real de su ganancia o pérdida actual. Puede cambiar el intervalo de fechas de este gráfico. Gasto muestra sus gastos por categoría. FreshBooks agregó dos más el año pasado: Flujos de ingresos y Tiempo no facturado.

En la parte inferior derecha aparecen enlaces a soporte y a una página que describe las novedades de FreshBooks. Los enlaces en la parte superior derecha lo llevan a páginas donde puede invitar a miembros del equipo (incluido un contador) en varios niveles de permisos y crear nuevos registros y transacciones. Desafortunadamente, tienes que desplazarte mucho para ver los gráficos y no hay una lista de tareas pendientes, como en la contabilidad de GoDaddy.

Un panel vertical a la izquierda del panel muestra enlaces de navegación a las áreas principales de la herramienta: Panel, Clientes, Facturas, Pagos, Gastos, Estimaciones, Seguimiento del tiempo, Proyectos, Mi equipo, Integraciones, Informes, Contabilidad y Complementos. . Haga clic en el enlace que se encuentra encima de esta lista, junto al nombre de su empresa, y se abrirá una lista de la configuración del sitio. Aquí puede, por ejemplo, agregar negocios adicionales, ponerse en contacto con el soporte, crear registros de artículos y servicios e integrar aplicaciones de terceros (ahora hay más de 100).

También puede configurar dos conexiones que son críticas para las operaciones de FreshBooks. Si ingresa sus credenciales de inicio de sesión para las instituciones financieras en las que tiene cuentas, FreshBooks se conecta a sus sitios web e importa las transacciones de su cuenta. Y al registrarse en FreshBooks Payments o Stripe, puede comenzar a aceptar tarjetas de crédito. Finalmente, el ícono de campana pequeño en la parte superior izquierda lo lleva a actualizaciones sobre sus clientes, miembros del equipo y otros problemas comerciales.

En general, FreshBooks tiene las visualizaciones de pantalla más simples, intuitivas y atractivas de todos los servicios que he revisado recientemente. Es más fácil de leer de un vistazo que Kashoo, por ejemplo. Sin embargo, el usuario de la antigua interfaz de FreshBooks puede tardar un poco en orientarse. Afortunadamente, FreshBooks ofrece mucha orientación, incluida una base de datos de ayuda con capacidad de búsqueda y soporte por correo electrónico y teléfono.

Creación de facturas en FreshBooks

Haga clic en la pestaña Facturas en la barra de herramientas para abrir una pantalla que le dice todo lo que necesita saber sobre el estado de sus cuentas por cobrar (aunque el sitio no usa ese término contable). Con la pestaña “de mí” resaltada (“para mí” abre una página para las facturas que ha recibido de otros usuarios de FreshBooks), verá los totales en dólares de las facturas vencidas, pendientes y en la etapa de borrador. A continuación, encontrará enlaces a sus facturas actualizadas más recientemente. En la parte inferior aparece una lista de todas las facturas y plantillas recurrentes.

Descripción general de la factura de FreshBooks La página de facturas de FreshBooks proporciona mucha información sobre sus facturas recientes e históricas.

FreshBooks admite dos tipos adicionales de transacciones: estimaciones y propuestas, que se pueden convertir en facturas. Una propuesta es una versión mucho más detallada de un presupuesto que puede ser firmado por el cliente al ser aceptado (FreshBooks permite firmas electrónicas). Puede incluir texto descriptivo y tablas y puede abarcar varias páginas. Ninguna herramienta de la competencia ofrece una opción tan avanzada. Una novedad desde el momento de nuestra última revisión es la capacidad de crear retenedores, que puede usar cuando está estableciendo una relación comercial continua con un cliente que puede requerir una facturación más compleja.

Para comenzar aquí, haga clic en Nueva factura. Se abre una plantilla de factura con su información de contacto y logotipo, la fecha actual y la fecha de vencimiento, y un número de factura completado. Completa el resto seleccionando artículos o servicios e ingresando las cantidades. Si ya ha creado tasas de impuestos sobre las ventas, debe asignar la correcta. Puede agregar un descuento, que muchos sitios permiten. Pero también puede solicitar un depósito y establecer un calendario de pagos. Este último es exclusivo de FreshBooks. Una vez que esté completo, puede guardarlo o enviarlo.

Marca de factura de FreshBooks FreshBooks le brinda cierto control sobre el aspecto de sus facturas.

Una advertencia aquí: las tarifas de FreshBooks se basan en la cantidad de clientes que designe como activos. Si agrega un nuevo cliente durante el proceso de facturación y anteriormente tenía cinco clientes activos (que es el límite superior del nivel de precios inicial), FreshBooks le facturará el costo más alto a partir de su próxima fecha de pago.

Sus clientes pueden realizarle pagos mediante la función de pago propia de FreshBooks (que en realidad tiene el nombre del servicio de procesamiento de pagos WePay). Cuesta 2.9 por ciento más 30 centavos por transacción, que es efectivamente el estándar de la industria. También puede aceptar pagos a través de Stripe.

Configuración de facturas de FreshBooks FreshBooks pone a su disposición sus configuraciones de factura más utilizadas cuando está trabajando en una factura.

También puede configurar los impuestos sobre las ventas directamente desde sus facturas. Hay un enlace Agregar impuestos directamente debajo de la tarifa de cada artículo. Haga clic en él y se abrirá una pequeña ventana en la que puede definir varios impuestos sobre las ventas. Puede marcar una casilla para aplicar esos impuestos a todos los artículos de la factura o asignarlos individualmente. FreshBooks no se integra directamente con un servicio de impuestos sobre las ventas como el estándar de oro Avalara, pero incluso sin esto, maneja los impuestos sobre las ventas como lo hacen la mayoría de los competidores. El informe Resumen de impuestos sobre las ventas lo ayudará a completar los informes relacionados necesarios.

Configuración sensible al contexto

Mientras trabaja en facturas, FreshBooks muestra enlaces a configuraciones sensibles al contexto. Esto es exclusivo de FreshBooks. Otras herramientas tienen una sección gigante del sitio en la que define todas sus configuraciones. Esta sensibilidad al contexto es una gran característica, que ahorra tiempo y le recuerda constantemente las opciones disponibles. Puede, por ejemplo, cambiar aquí a un estilo de factura diferente. También puede hacer que la factura se repita a intervalos específicos, ya sea de forma automática o manual, y configurar pagos en línea. Aparecen configuraciones adicionales sensibles al contexto una vez que guarda una factura.

Si está utilizando cualquier versión de FreshBooks excepto Lite, puede enviar recordatorios a intervalos designados y cobrar cargos por pagos atrasados, lo cual es inusual en este grupo de herramientas. También puede volver a abrir las facturas guardadas y editarlas, o hacer clic en el botón Más acciones para realizar tareas adicionales, como enviar el formulario por correo electrónico, aplicar un pago o crear un archivo PDF. También puede ver el historial de la factura.

Cuando crea un nuevo registro de Cliente en FreshBooks, básicamente solo proporciona información de contacto. Pero la página de inicio de su cliente eventualmente se llenará de información. Los registros de los clientes muestran su contacto como tarjetas de presentación digitales. Contienen campos para el nombre de cada cliente, direcciones postales y de correo electrónico y números de teléfono. Un cuadro junto a la tarjeta del cliente muestra cuántos ingresos pendientes están asociados con ese cliente y los desglosa en borradores de facturas, crédito disponible, tiempo no facturado y gastos no facturados. A continuación se muestra una tabla que muestra listas de facturas, anticipos, crédito, gastos, estimaciones, seguimiento del tiempo, proyectos e informes para ese cliente. Puede alternar entre ellos haciendo clic en las pestañas.

Formulario de gastos de FreshBooks Mientras registra los gastos individuales en FreshBooks, puede cambiar algunas configuraciones sobre la marcha y adjuntar un recibo.

Haga clic en la pestaña Relación en la parte superior de la pantalla para ver un historial de transacciones. Se trata de un magnífico y completo conjunto de pantallas que no tiene paralelo en este grupo de sitios web.

Si ha conectado una o más cuentas bancarias a FreshBooks, verá una lista de transacciones recientes cuando haga clic en la pestaña Gastos en el panel vertical izquierdo. FreshBooks intenta clasificarlos automáticamente (con opciones como Servicios profesionales, Suministros, Comidas …