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Los mejores sistemas de punto de venta (POS)

abril 13, 2021

¿Qué es un sistema de punto de venta (POS)?

Puede pensar en los sistemas de punto de venta (PoS) como simples cajas registradoras, pero están evolucionando para hacer mucho más. Pueden integrarse con dispositivos móviles y servicios en la nube y satisfacer los requisitos de software y hardware de los usuarios. Además, puede utilizarlos con sistemas de contabilidad back-end y procesadores de pago con tarjeta de crédito. Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) utilizan este tipo de servicios de punto de venta habilitados para la nube sin la necesidad de mantener un servidor back-end físico en varias ubicaciones.

Los sistemas POS ahora se integran de manera más fluida con otras aplicaciones de back-end, como la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y la gestión de inventario.

Si bien hay varios tipos de soluciones de procesamiento de pagos disponibles, incluidos lectores de tarjetas de crédito y varios métodos nuevos de pago móvil, los sistemas POS que revisamos son cajas registradoras completas. Esto significa que se comunican con el software de contabilidad back-end y pueden manejar múltiples tipos de pagos.

Sin embargo, a pesar del motivo de la caja registradora, cuando la gente habla de los sistemas POS, se refieren principalmente al software, que podría estar basado en el cliente o en la nube. Esto se debe a que es el software que le permite realizar un seguimiento de las ventas, emitir recibos y realizar funciones administrativas. Dichas funciones incluyen reemplazar el inventario, rastrear la productividad de los empleados y anotar qué se vende y qué no. Los sistemas POS que revisamos se centran principalmente en las pymes que venden de uno a 25 puntos de venta, aunque algunos pueden manejar hasta 100.

Otro aspecto importante del software POS es un amplio soporte para nuevos sistemas de pago. Es posible que sus clientes usen principalmente uno o dos métodos de pago ahora, pero dado qué tan rápido pueden cambiar las opciones de pago, esos clientes pueden estar solicitando nuevas opciones pronto. Es mejor tener un sistema POS que tenga incorporada la flexibilidad de pago en lugar de tener que cambiar un nuevo sistema. Si se pregunta qué tipos de opciones de pago debe admitir su POS, considere la tabla de métodos de pago populares compilados por la firma de investigación de mercado Statista a partir de una encuesta de consumidores que realizó la firma en marzo de 2019.

Métodos de pago más populares para el consumidor, 2018-2019

Empresas - Statista - Métodos de pago populares para el consumidor 2018-2019

(Crédito de la imagen: Statista)

Funciones clave del software

El objetivo de un buen sistema POS es permitirle que le paguen por productos y servicios. Hay una variedad de formas en las que a las personas se les paga en la actualidad y su sistema POS debe manejar todos los métodos que necesita, incluido el efectivo, los cheques y las tarjetas de crédito y débito. Algunos, pero no todos, también aceptan tipos de pago «sin contacto», como Amazon Pay o Apple Pay.

Un factor importante a tener en cuenta es que la introducción de Europay, MasterCard y Visa (EMV), o tarjetas con chip, ha complicado un poco las cosas para los pequeños proveedores. EMV es el estándar que se dice que proporciona más seguridad que la tecnología de deslizar y firmar que hemos estado usando durante la última década. La capacidad de «sumergir» estas tarjetas significa hardware adicional o nuevo por el que algunos sistemas POS cobran un poco más.

Una vez que supere la funcionalidad mínima, entonces, dependiendo de las necesidades de su negocio, hay otras características que querrá buscar. Estas características incluyen la posibilidad de que los clientes utilicen dos tipos de pago, por ejemplo, o para permitir devoluciones, precios especiales (para ventas o clientes especiales), tarjetas de regalo y precios de aumento.

Otro estándar de rápido crecimiento es la transacción de comunicaciones de campo cercano (NFC), que es un sistema de pago electrónico que está siendo popularizado por gigantes móviles como Apple Pay y Google Wallet (en Google Pay). Asegurarse de que su candidato a sistema POS pueda manejar estos nuevos sistemas emergentes es solo la mitad de la ecuación. La otra mitad incluye si esa implementación molestará o complacerá a sus clientes, así como si ayudará o dificultará sus esfuerzos de cumplimiento del Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS).

Es posible que otra área crítica no sea una tendencia de POS, pero aún es algo a lo que deberá prestar mucha atención: el soporte del producto. Si el sistema falla al comienzo de su período ocupado, ¿qué tan fácil es llamar a alguien por teléfono? Esa es una pregunta que a menudo se puede resolver pagando el plan de soporte adecuado. Pero el hecho de que tenga a alguien al teléfono no significa que su sistema vuelva a estar en línea; sigue perdiendo ingresos cada vez que un cliente impaciente sale de la tienda. Una solución de respaldo es esencial aquí y eso es especialmente cierto en el caso de los sistemas POS basados ​​en la nube. Estos sistemas pueden sufrir no solo problemas de software, sino también problemas de conectividad a Internet. Asegurarse de que su proveedor lo respalde en estas situaciones es clave, pero saber exactamente cómo y de dónde vendrá ese soporte también es fundamental. Un poco más sobre esto más adelante.

Consideraciones de hardware

Y aunque la mitad del software de la ecuación del sistema POS es probablemente la más importante, especialmente en una solución basada en la nube, muchas empresas minoristas aún requerirán la mitad del hardware. En ese sentido, una de las tendencias más populares en los sistemas POS actuales es la movilidad. Esto se refiere a la capacidad de trasladar la funcionalidad POS desde detrás de la estación de caja registradora a las manos de empleados itinerantes para transacciones comerciales más rápidas y centradas en el cliente. Esta tendencia agrega nuevas áreas de importancia incluso a la configuración habitual del sistema POS, incluido un enfoque adicional en la conectividad inalámbrica, la seguridad y el soporte para tabletas o incluso terminales de teléfonos inteligentes. La mayoría de los sistemas POS modernos se ejecutan en tabletas generalmente disponibles, como un IPad de Apple (en Amazon) o un Microsoft Surface Pro. METROany también ofrece complementos y sistemas de hardware dedicados, como deslizadores de tarjetas, impresoras de recibos, cajones de efectivo y lectores de códigos de barras.

La ventaja de los sistemas basados ​​en tabletas está en su movilidad. Puede procesar los pagos en el piso de su tienda (especialmente útil para reducir las filas en la caja registradora durante las temporadas altas), en una exposición o en una tienda emergente al aire libre. Los sistemas como Square Point of Sale son conocidos por ofrecer pequeños dongles que se conectan a una tableta y le permiten pasar tarjetas de crédito mientras viaja. Si bien es posible que no necesite este tipo de movilidad de inmediato, es bueno saber que está disponible.

Otra ventaja es la cantidad de información que puede proporcionar a los clientes. A veces, un dispositivo POS de escritorio se puede voltear para que el cliente pueda iniciar sesión en la pantalla o ingresar información de contacto. Además, algunos estados (como California) ahora requieren que esté disponible algún tipo de pantalla orientada al cliente para que los clientes puedan ver la información de ventas a medida que se registra una venta.

Funcionalidad de back-office

Los robustos sistemas POS de hoy en día son más que solo aceptar pagos. Pueden realizar un seguimiento eficaz de su inventario, clientes y empleados. Un buen sistema POS debe poder rastrear lo que se ha vendido y cuántos artículos quedan. Cuando los artículos se agotan, un sistema POS puede notificarle con anticipación para que pueda reabastecerse. Las empresas pueden esperar que su sistema POS pueda subgrupar artículos; por ejemplo, debería decirle si no tiene jaulas de pájaros azules pero todavía tiene tres jaulas de pájaros rojas. Debería poder imprimir códigos de barras para cualquier artículo que aún no tenga Códigos de producto universales (UPC) para poder escanearlos durante una venta.

La capacidad de proporcionar análisis es otra característica clave que ofrecen algunos sistemas POS. La analítica permite a las empresas ver qué productos se venden, cuándo y a quién. Si es posible predecir que se venderán el doble de tazas de café rojo en noviembre que en abril, entonces sabrá cuántas pedir. Si sus ventas de dulces de bajo costo aumentan radicalmente todos los días de la semana cuando los niños locales salen de la escuela, entonces es posible que desee contratar a un vendedor adicional por las tardes para ayudarlo a manejar las cosas.

El seguimiento de empleados también es útil. Su sistema POS debe poder registrar la entrada y salida de sus empleados y ofrecer diferentes niveles de seguridad según el estado de los empleados. De esta manera, un cajero, por ejemplo, no tendrá acceso a las mismas funciones administrativas que tiene un gerente.

Por último, es útil que un sistema POS recopile información del cliente que se puede utilizar para programas de fidelización y otras estrategias promocionales. Algunos sistemas ofrecen una funcionalidad cercana a la que ofrecen los paquetes CMS; por ejemplo, enviar correos electrónicos a los clientes para agradecerles las ventas, anunciar gangas u ofrecer cupones y ofrecer otros beneficios de lealtad.

Algo a tener en cuenta: asegúrese de que su sistema POS pueda funcionar sin conexión. Las redes pueden caer en los momentos más inconvenientes, especialmente si vende en un evento en persona. Querrá poder seguir vendiendo aunque su sistema POS pueda estar temporalmente fuera de contacto con su back office.

Y si desea hacer negocios tanto en línea como en persona, algunos sistemas POS ofrecen la posibilidad de crear una tienda en línea que se extraerá de la misma base de datos de inventario que su tienda física. De hecho, la presencia en línea se ha vuelto tan necesaria que algunos sistemas, como Shopify POS y Vend POS, la incluyen como parte de su paquete. Si está iniciando una pequeña empresa minorista, entonces podría ser una característica importante a considerar.

Si bien todos estos datos son ciertamente valiosos, consolidarlos en una ubicación central, especialmente si tiene varias ubicaciones minoristas, puede resultar no solo complicado, sino que también arriesga muchos datos personales en la Internet abierta. Para ayudar, considere almacenar los datos con un proveedor de almacenamiento en la nube seguro y de nivel empresarial, y asegúrese de que todas las sesiones entre el sistema POS y cualquier destino remoto estén protegidas por una red privada virtual (VPN).

Procesamiento de pagos

Tenga en cuenta que, si va a aceptar tarjetas de crédito y débito (y la mayoría de las empresas deben hacerlo), necesitará un servicio que pueda procesar esos pagos. Ese servicio también le costará un porcentaje de lo que toma. Algunos servicios, como el Punto de venta Square, ofrecen servicios POS de forma gratuita, siempre que procese sus pagos a través de ellos. Otros, como Intuit QuickBooks Point of Sale y Shopify POS, cobran una tarifa de suscripción mensual por el uso del software y una tarifa adicional por procesar los pagos. Otros, como NCR Silver y Vend POS, no brindan servicios de procesamiento por sí mismos, pero trabajan con varios terceros. Otros que brindan sus propios servicios de procesamiento también trabajarán con procesadores de terceros. De los productos que cubrimos aquí en este resumen de revisión del sistema POS, solo NCR Silver cobra un precio único por su software.

Como resultado, deberá pensar en sus necesidades y cómo se relacionan con el sistema POS que elija. Si ya está utilizando un servicio de procesamiento de pagos y desea seguir con él, entonces querrá mirar los sistemas POS que funcionan con ese sistema (generalmente llamado «procesamiento integrado» ya que los pagos de la compañía externa están integrados en el POS). Sin embargo, si está comenzando desde cero, entonces un sistema POS que ofrezca un servicio todo en uno puede ser muy conveniente. Si algo sale mal, sabrá a quién llamar.

Soporte de producto

Los sistemas POS están diseñados para ser lo más simples de operar posible y la mayoría de ellos lo son. Pero las cosas siempre pueden salir mal, especialmente cuando se trata de funciones administrativas como el inventario o la gestión de personal. Por lo tanto, siempre es una buena idea contar con un buen sistema de apoyo. La mayoría de los proveedores de sistemas POS ofrecen una amplia gama de soporte, comenzando con artículos, videos y tutoriales sobre cómo usar sus productos. La mayoría también proporciona asistencia para la configuración, ya sea como parte del paquete o por una tarifa adicional.

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