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Diez formas de hacer mejores listas de tareas pendientes

abril 12, 2021

¿Qué tan efectiva es tu lista de tareas pendientes? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿Te ayuda a priorizar? ¿O es una lista interminable de cosas de las que te sientes culpable por no haber hecho todavía y ahora no vas a hacer ninguna de ellas?

Una buena lista de cosas por hacer debería servir usted. No deberías estar en su misericordia.

Una buena lista de cosas por hacer le dará forma a su día y le ayudará a concentrarse en las cosas que son más importantes para usted. Entonces, ¿cómo lo haces? Tus tareas deben ser concisas y específicas. No puedes intentar meter demasiado en un día. También necesitas hacer más de una lista.

Con las estrategias adecuadas, una lista de tareas pendientes puede ayudarlo a lograr objetivos más amplios. Se trata de identificar esos objetivos y dividirlos en sus componentes. Cuando las piezas son lo suficientemente pequeñas, pueden terminar en su lista diaria de tareas pendientes.

Esto es lo que necesita saber para que su lista de tareas le funcione.

Asana algún día para hacer la lista

1. Elija la aplicación adecuada (o utilice papel)

El primer paso para hacer una mejor lista de tareas pendientes es decidir dónde guardarla, ¡y el papel no tiene nada de malo! Si una lista en papel funciona para usted, genial. Una simple hoja de cálculo o un documento de procesamiento de texto también está bien.

Dicho esto, las aplicaciones de tareas pendientes tienen varias ventajas sobre el papel:

  • Las aplicaciones tienen recordatorios integrados.

  • Las listas digitales son más fáciles de editar.

  • No puede perder una lista digital que está guardada en la nube.

  • Puede cambiar la forma en que ve sus tareas, como por prioridad, por fecha de vencimiento o alfabéticamente.

  • Pueden ser colaborativos; puede asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando las completen.

  • Puede elegir una aplicación de lista de tareas pendientes con características que lo motiven, ya sea un hermoso diseño o una experiencia ludificada.

¿Qué aplicación es la mejor? Hay tantas aplicaciones de listas de tareas para elegir. Podría perder un día entero explorando todas las opciones. He probado muchos de ellos y los que más recomiendo son Todoist, Any.do, Asana y Things.

Elija algo que le hable. Algunas otras opciones que son excelentes en ciertas circunstancias son Google Tasks para integrarse con aplicaciones de G Suite, Microsoft To Do si usa Microsoft Office o Windows 10, Habitica si le gusta la gamificación y OmniFocus para aquellos que agregan muchos detalles a su Tareas. Trello es técnicamente una aplicación kanban, pero es una buena opción si eres una persona muy visual.

Hay muchos otros. Si ninguno de estos le llama la atención, pregúnteles a sus amigos qué usan.

2.Haga más de una lista

Muy pocas personas que son buenas listas de tareas pendientes tienen solo una. Todas las excelentes aplicaciones de tareas pendientes te permiten hacer varias listas. Comience con algunos que son fáciles y obvios, como Trabajo, Personal y Hogar.

También puede hacer una lista de algún día para las cosas que le gustaría hacer algún día.

Tener más de una lista te ayuda a concentrarte. Cuando esté en el trabajo, no querrá distraerse con su lista personal. Cuando esté en casa, no querrá sentirse agobiado pensando en sus responsabilidades laborales.

Que más necesitas? ¿Una lista de compras? ¿Una lista de tareas para niños? Puede agregar nuevas listas o cambiarles el nombre en cualquier momento.

3. Agregue nuevas tareas lo más rápido posible

Cuando se le ocurra una nueva tarea, escríbala en su lista de tareas pendientes lo más rápido posible. Cuando agrega tareas a su lista de tareas pendientes tan pronto como piensa en ellas, evita que se detenga en ellas. Una vez que esté escrito, ya no es necesario que lo recuerde.

Si su aplicación de tareas tiene algún tipo de método abreviado de teclado para agregar una nueva tarea, aprenda. Si su aplicación tiene un atajo de teléfono móvil, configúrelo.

Establecer fechas de tareas pendientes

4. Asignar fechas de vencimiento

Cuando una tarea tiene una fecha de vencimiento, agréguela. Las fechas de vencimiento le ayudan a establecer prioridades.

No todas las tareas necesitan una fecha de vencimiento fija y rápida, pero a veces es útil agregarlas en su aplicación de todos modos. La asignación de fechas de vencimiento es efectiva por dos razones.

En primer lugar, la mayoría de las aplicaciones de tareas le permiten ver lo que vence «hoy», «mañana» y «esta semana», independientemente de la lista en la que se encuentren (Personal, Trabajo, etc.). Entonces, puedes ver todo vence «hoy» y tenga una idea de cómo irá el día, o tómese un momento para reprogramarlo si se siente abrumado con solo mirarlo todo.

En segundo lugar, al dar fechas de vencimiento a las tareas, está planificando eficazmente su semana, que es una excelente estrategia de gestión del tiempo.

5. Revise sus listas de tareas pendientes a diario

Comience cada día echando un vistazo a su lista de tareas pendientes de «hoy» y evaluando si es razonable. Entonces revíselo.

Si tiene demasiadas tareas programadas para hoy y sabe que no las completará todas, se está preparando para el fracaso.

Lista de tareas para hacer la meta diaria

6. Limítese a 3 y 5 tareas diarias

En promedio, marco entre tres y cinco tareas por día. Si he programado sin darme cuenta 12 tareas para el día, sé que no las haré todas, lo que significa que tengo que volver a priorizar y cambiar algunas fechas de vencimiento. Si detecto este problema potencial antes de que comience el día, puedo adaptarme en lugar de sentirme estresado por todas esas tareas que me hubiera gustado hacer y no lo hice.

Que es tu límite de tareas diarias? Depende de qué tipo de tareas anote y qué tan difíciles sean de completar. Con el tiempo, si realiza un seguimiento de la cantidad de tareas que marca cada día (las mejores aplicaciones para tareas lo hacen por usted), aprenderá lo máximo. Una vez que sepa su máximo, puede limitar sus asignaciones diarias a un número razonable.

Cuanto más termine todas sus tareas del día, mejor se sentirá acerca de sus listas de tareas en general. Ese sentimiento positivo alimenta una sensación de productividad.

7. Incluya tareas en su lista de tareas pendientes, no metas y objetivos

Lo que escriba en su lista de tareas pendientes es importante. Ponga tareas en sus listas, en lugar de objetivos y metas. Para hacer eso, debes conocer la diferencia entre ellos.

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Las metas son logros generales o resultados deseados. Suelen ser difíciles de cuantificar. Un ejemplo es «hablar hindi con fluidez». Poner eso en tu lista de cosas por hacer no sería muy efectivo.

Los objetivos son marcadores en el camino hacia la consecución de una meta. Es mucho más fácil confundirlos con tareas porque los objetivos son más específicos y cuantificables. Un ejemplo de un objetivo podría ser «tener una conversación en hindi sobre mis películas favoritas».

Entonces, ¿qué son las tareas? Las tareas son las acciones que realiza para alcanzar un objetivo. Divida un objetivo y tendrá sus tareas. Muy a menudo son eventos únicos (aunque pueden repetirse). Una tarea podría ser «aprender tres nuevos verbos hindi» o «estudiar durante 30 minutos».

Las tareas, no las metas ni los objetivos, son lo que pertenecen a una lista de tareas pendientes.

8. Mantenga sus metas y objetivos separados

En un mundo perfecto, las tareas que realice cada día serán para alcanzar sus metas más importantes. Si no es así, ¿por qué estás perdiendo el tiempo haciéndolos? Necesita saber cuáles son sus objetivos, pero no es necesario que los escriba en su lista de tareas pendientes.

Escriba sus metas y objetivos en otro lugar. Si su lista de tareas tiene una sección de notas, colóquelas allí. Si lleva un diario, puede escribir sus metas y revisarlas trimestral o anualmente. Consulte sus objetivos de vez en cuando, pero no permita que lo distraigan de las cosas específicas que necesita hacer hoy.

9. Mire su lista de tareas a menudo

Una lista eficaz de tareas le guiará a lo largo del día. Míralo al comienzo de la semana para planificar tu tiempo. Míralo al comienzo del día para revisar tu plan del día. Míralo después del almuerzo para saber en qué más debes concentrarte durante el resto del día.

Cuando se sienta perdido en una tarea o necesite un descanso de ella, busque en su lista de tareas pendientes algo pequeño y fácil (una tarea menos exigente que no requiere mucha concentración) que pueda abordar mientras tanto.

Cuanto más mires tu lista, más confiarás en ella. Cuanto más confíe en él, menos tendrá que recordar qué tareas debe realizar. Cuanto menos tenga que recordar, más liberará su mente para concentrarse en la tarea que tiene entre manos.

Lista corta de tareas

10.Haga que su lista de tareas pendientes se pueda escanear

Si miras tu lista de tareas a menudo, como creo que deberías, rápidamente te darás cuenta de lo útil que es ver lo que necesitas de un vistazo.

Use un lenguaje estricto o taquigrafía para escribir sus tareas. Muchas aplicaciones tienen clasificaciones de prioridad o estrellas que puede agregar que le permiten resaltar tareas cruciales. Codifique con colores sus tareas si eso ayuda. Aplique iconos que le brinden más información sobre la tarea, como si requiere una llamada telefónica o está relacionada con la atención médica. No importa qué tan rápido mire su lista de tareas pendientes, debería poder obtener mucha información sobre lo que debe hacerse.

El corazón de la productividad

Una gran lista de tareas pendientes es fundamental para la productividad personal. Es un placer encontrar una aplicación y un proceso de gestión de tareas que funcione para usted. Marcar elementos en su lista le da una sensación de logro y es un elemento clave para organizarse. Un sistema confiable de tareas pendientes hace la vida más fácil y menos estresante.