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Cuando trabajo revisión | PCMag

abril 13, 2021
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When I Work atraerá a pequeñas y medianas empresas (PYMES) con su escritorio flexible, su experiencia web móvil y sus controles intuitivos. En lo que respecta al software de planificación de turnos y programación de empleados, es difícil superar los precios de When I Work. El software es de uso gratuito para hasta 75 empleados e incluye creación de horarios, administración de disponibilidad y tiempo libre, intercambio de turnos y administración de tiempo y asistencia, además de aplicaciones dedicadas para Android e iOS. Solo algunas debilidades en los informes y las integraciones directas con aplicaciones populares de terceros lo mantienen detrás de nuestros ganadores de Elección de los editores en este espacio, Adjunto y Humanidad.

Sin embargo, si está dispuesto a desafiar su API, When I Work es ciertamente capaz de integraciones de aplicaciones personalizadas, especialmente para el software de gestión de recursos humanos (RR.HH.) back office, así como para aplicaciones de punto de venta (POS) y nómina. Es posible que carezca de algunas funciones avanzadas, como la previsión, pero tiene un conjunto de funciones básicas sólidas y una interfaz de usuario muy atractiva que no solo es bonita, sino también fácil de aprender y versátil.

Precios

Las empresas con 75 empleados o menos pueden registrarse de forma gratuita en el sitio web de When I Work, lo que les brinda una programación sencilla y comunicación en equipo para una sola ubicación. Las empresas más grandes con más de 75 usuarios pueden llamar al proveedor para obtener una solución más personalizada. La programación simple incluye la programación del equipo, la disponibilidad de los miembros del equipo y las comunicaciones del equipo. Las empresas pueden agregar la funcionalidad de asistencia por $ 2 por usuario. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que operan desde una única ubicación encontrarán que este nivel puede cubrir la mayoría de sus requisitos de programación de turnos.

El nivel Scheduling Basic cuesta $ 1,50 por usuario por mes y es ideal para equipos con múltiples ubicaciones o sitios de trabajo. Incluye todo lo que ofrece el nivel gratuito, además de funciones como la programación de más de 10 días, la programación de varios equipos y los sitios de trabajo remotos. La asistencia se puede agregar por $ 1.30. Una opción de Scheduling Pro cuesta 2,25 dólares por usuario al mes y se centra en la programación y las comunicaciones avanzadas para los equipos que necesitan optimizar la asignación y el seguimiento del trabajo. También agrega Administrar tareas de equipo, Programación automática y Monitorear el progreso de la tarea. Agregar asistencia para este nivel cuesta $ 1.60.

Por último, existe una solución empresarial más completa para las grandes empresas que necesitan acceso a API, administración de cuentas, configuración de privacidad global e inicio de sesión único (SSO) basado en SAML para integrarse con los sistemas de administración de identidades. Este nivel también tiene incorporación personalizada y funciones de asistencia opcionales. Sin embargo, carece de algunas características potencialmente importantes, como la previsión, que es principalmente lo que lo mantiene detrás del ganador de Editors ‘Choice. Sin embargo, las múltiples funciones que permiten ahorrar tiempo y una gran cantidad de capacitación y soporte harán que valga la pena el precio para algunas organizaciones.

Bonita y sencilla

Cualquiera que haya tenido que planificar turnos para una tienda minorista, restaurante o fábrica sabe que puede llevar una gran cantidad de tiempo, por lo que es importante hacer el trabajo en un entorno agradable. Las plataformas como When I Work tienen como objetivo no solo proporcionar una interfaz atractiva, sino también minimizar la planificación de los turnos de trabajo, incluido el tiempo de configuración. La plataforma ofrece múltiples formas de agregar empleados y una variedad de opciones para crear horarios diarios, semanales y mensuales.

Inicie sesión en el nivel de administrador o administrador del sistema y verá el panel principal de la plataforma, que muestra un puñado de widgets preconfigurados que muestran el programa del día, avisos de asistencia y otras acciones que requieren atención. También verá el período de pago actual y cómo se comparan los costos laborales estimados con el total de horas trabajadas. Los íconos para las funciones principales del servicio se ejecutan de izquierda a derecha en la parte superior, incluido un ícono de campana para notificaciones.

La incorporación de nuevos empleados es un trabajo rápido que se inicia desde el icono de Herramientas en la barra de navegación principal. Comience eligiendo Empleados> Agregar empleado y complete un mínimo de información de contacto. Luego, haga clic en el botón verde “Agregar empleado” en la parte inferior para enviar a la persona una invitación para que se registre. Cuando el empleado inicie sesión por primera vez, se le indicará que complete cualquier información que falte, incluida una foto, el total de horas que desea trabajar en una semana y si desea o no recibir la programación y otras alertas por correo electrónico o a través de la aplicación móvil de la plataforma.

Los gerentes también pueden agregar nuevos empleados haciendo clic en el botón verde “Invitar empleados” en la barra de navegación principal, escribiendo la dirección de correo electrónico o el número de teléfono de un nuevo trabajador y haciendo clic en “Agregar” para enviarles una invitación para instalar la aplicación y completar su información. Las cuentas nuevas también pueden cargar información para el personal existente desde hojas de cálculo de Microsoft Excel o extraer datos de los empleados de Square, un procesador de tarjetas de crédito y un servicio de punto de venta (POS).

Captura de pantalla de programación de turnos controlados por empleados cuando trabajo

Control de los empleados sobre los horarios

Para mantener la competitividad, las empresas de algunas industrias están dando a los empleados más control sobre sus horarios, y When I Work hace un buen trabajo al permitir esto al brindarles a los empleados las herramientas para iniciar cambios en los horarios. En la aplicación, los trabajadores seleccionan Ingrese su disponibilidad> Configurar disponibilidad y usan una cuadrícula de calendario para indicar cuándo pueden trabajar, arrastrando y soltando un ícono verde de “Me gusta” en los días y horas en que están disponibles y un rojo “No me gusta”. icono en tiempos en los que no lo son. Los empleados pueden incluso indicar cuándo suelen dormir por la noche para que el sistema silencie las alertas durante esas horas, lo cual es un toque reflexivo que muchas aplicaciones de teléfonos inteligentes no incluyen.

Los administradores del sistema pueden configurar los ajustes de When I Work para que los empleados puedan tomar turnos abiertos para los que estén calificados para trabajar, cancelar turnos o intercambiar turnos con otros empleados, todo con o sin la aprobación de un gerente.

Cambiar de turno es fácil. Los empleados seleccionan “Mi horario”, hacen clic en el turno que desean intercambiar y luego seleccionan Detalles del turno> Cambiar turno. Luego, la pantalla muestra a todos los compañeros de trabajo con los que podrían cambiar en función de sus calificaciones y disponibilidad, e incluso permite que la persona deje de hacer clic en cualquier persona a la que no quiera ofrecer el intercambio. Luego, los empleados pueden agregar un mensaje y presionar “Enviar”. Las ofertas de intercambio se muestran como notificaciones automáticas en los teléfonos de los invitados. Los empleados también pueden dividir sus turnos, ofreciendo parte de un turno programado a otro empleado.

When I Work incluso tiene la función de chat, que permite a los usuarios comunicarse en tiempo real antes de enviar solicitudes de cambio de turno. Con la popularidad de las aplicaciones centradas en equipos como Slack y Microsoft Teams en empresas de todos los tamaños, tener una funcionalidad similar centrada en la programación dentro de la aplicación es muy conveniente para los empleados que necesitan solicitar rápidamente cambiar de turno.

Cuando trabajo Programación Vista de calendario Captura de pantalla

Gestión de horarios

La programación comienza agregando nuevas cuentas. Esto se hace haciendo clic en Configuración> Posiciones e ingresando los nombres de cada tipo de trabajo en la empresa. Estos trabajos se pueden codificar por colores para facilitar el seguimiento visual en la cuadrícula de programación. El siguiente paso es usar Configuración> Ubicaciones para ingresar a las diferentes ubicaciones, que pueden ser ubicaciones físicas separadas o diferentes áreas de trabajo o departamentos dentro de un solo establecimiento. Un caso de uso ideal para esto es para empresas que usan diferentes programadores para diferentes departamentos. Una vez que se establece la información sobre el empleado, el trabajo y la ubicación, el siguiente paso es crear horarios.

El módulo Programador de When I Work se puede configurar para mostrar un calendario diario, semanal y mensual para una ubicación específica. Tenga en cuenta que la opción mensual depende del nivel de servicio elegido adquirido. Todos los empleados adjuntos a una ubicación específica aparecen a la izquierda, mientras que los días y las horas del día son visibles en la parte superior, esto crea una cuadrícula fácil de entender de celdas abiertas que representan las posibles horas en que una persona puede trabajar. Los turnos se crean haciendo doble clic en una celda abierta. Esto invoca un cuadro de información emergente para ese empleado, así como los turnos durante ese período de tiempo que el empleado está calificado para llenar cuando esté disponible. Si los empleados trabajan en varias ubicaciones, el sistema reconoce si ya están asignados a un turno en una ubicación diferente. Haga clic con el botón izquierdo en los turnos que se muestran y el turno se carga automáticamente en el calendario, donde aparece bajo una pantalla gris diagonal para indicar que no se ha publicado.

En la ventana emergente, también puede crear un turno personalizado, agregar un descanso pagado o no pagado y dejar una nota (por ejemplo, “Limpie los baños antes de que termine su turno”). Una vez que se establece una programación, haga clic en “Publicar y notificar” para publicar la programación y elegir a quién se notificará. Si el horario contiene turnos abiertos, los empleados identificados como elegibles y disponibles para trabajar recibirán una alerta. Dependiendo de cómo configure el sistema, si más de una persona está interesada, puede elegir quién recibe el turno según la antigüedad o según el orden de llegada.

Una vez que haya creado un turno, puede guardarlo como una plantilla de turno, un buen atajo para las empresas que llenan los mismos turnos de forma regular. Hay dos formas de acceder a los turnos guardados. Una forma es seleccionar Configuración> Plantillas de turnos, que muestra todos los turnos guardados que se pueden agregar a la programación. La segunda forma es haciendo clic en el icono de llave inglesa en la esquina superior derecha del módulo Programador, que abre un menú desplegable en el que una opción es “Copiar la semana anterior”. Esta opción copiará el programa completo de la semana anterior. Los usuarios ahora pueden ordenar los turnos por empleado o por puesto, lo que es especialmente útil para gerentes con una gran fuerza laboral en múltiples geografías.

Muchas empresas prestan mucha atención a cómo los turnos se corresponden con las ventas. Para ayudar con eso, When I Work mantiene un total acumulado de horas programadas por día en la parte inferior de la página del Programador. Haga clic en la pestaña Presupuesto en la parte superior de la página y, en su lugar, aparecerán “Ventas proyectadas, costo de mano de obra y% de mano de obra” (es decir, mano de obra como porcentaje de las ventas) en la parte inferior de la página. Sin embargo, estos son números que cambian en tiempo real a medida que se agregan o eliminan personas del programa. En este momento, los usuarios tienen que ingresar los números de ventas proyectados ellos mismos, a diferencia de lo que necesitan hacer en el competidor y ganador de Editors ‘Choice, Humanity, que extrae esos datos de otros proveedores de recursos humanos con los que se integra.

Cuando trabajo captura de pantalla de chat en vivo

Soporte y entrenamiento en vivo

When I Work es una empresa con sede en Minnesota que ofrece asistencia por chat y correo electrónico de 7 am a 8 pm, hora central. Para aquellos que lo necesiten, la empresa cargará los horarios existentes de los nuevos clientes, las plantillas de horarios y los nuevos empleados a su plataforma sin cargo. Los clientes pueden ver videos de ayuda, consultar artículos en el Centro de ayuda, inscribirse en una de las varias sesiones de capacitación en vivo que se llevan a cabo en línea cada semana o pagar una pequeña tarifa por instrucción personalizada.

Vale la pena considerar las herramientas de programación de When I Work para administrar a los trabajadores por horas que prefieren usar sus teléfonos para hacer casi cualquier cosa relacionada con sus trabajos, incluida la búsqueda de horarios, seleccionar turnos, solicitar tiempo libre y comunicarse con jefes o compañeros de trabajo. Con un precio inicial gratuito para hasta 75 empleados y opciones asequibles para agregar funcionalidad de asistencia, administración de tareas en equipo y administración remota del lugar de trabajo, When I Work puede satisfacer las necesidades de las pymes y las empresas que buscan una solución asequible y fácil de usar.

En general, desde la última vez que lo vimos, los precios de When I Work se han acercado más a los de los competidores, como Deiced y ZoomShift. Sin embargo, When I Work ofrece más funciones integradas por el precio que ZoomShift, y se esfuerza por complacer a los gerentes y empleados en términos de conveniencia, facilidad de uso, comunicación inteligente y funciones de programación.

Pros

  • Rico en funciones, flexible, compatible con dispositivos móviles …