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Consejos de organización de Outlook: 5 formas de dominar la pila de correos electrónicos

abril 13, 2021
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Outlook de Microsoft es una herramienta insustituible para innumerables organizaciones y una verdadera legión de personas en todo el mundo, pero no es una de las más queridas en absoluto. Nadie en realidad disfruta revisando una bandeja de entrada llena o respondiendo a solicitudes de reunión durante todo el día; desea abrir su bandeja de entrada, hacer lo que tenga que hacer y salir lo más rápido posible.

Ahí es donde entran en juego estos consejos organizativos de Outlook. La adopción de estas cinco prácticas sencillas hará que sumergirse en su bandeja de entrada sea menos doloroso y lejos menos tiempo.

1. Utilice carpetas para reducir el desorden de la bandeja de entrada

Parece fácil dejar que los correos electrónicos se acumulen en su bandeja de entrada, hasta que intente encontrar algo y tenga que sufrir una búsqueda manual. En su lugar, mueva los mensajes a una carpeta personalizada que se relacione con la empresa o el mensaje. Es como usar un archivador.

Las carpetas personalizadas son fáciles de crear, administrar y buscar; y no hay límites de tamaño o recuento, excepto el espacio en disco o las limitaciones impuestas por el administrador del sistema. ¡Pero no te vuelvas loco! Demasiadas carpetas también pueden ralentizar las respuestas de Outlook. No crearía una carpeta en un archivador para solo una docena de documentos. Si está creando una carpeta para cada cliente o cada empresa, o incluso por tema / contenido (como impuestos, recibos, viajes), está bien consolidar las comunicaciones poco frecuentes en una carpeta Misc.

A continuación, le mostramos cómo comenzar con las carpetas personalizadas.

1. Haga clic con el botón derecho en el Carpetas personales opción en el panel de navegación de la izquierda de Outlook, luego elija Nueva carpeta de la lista desplegable. (Alternativamente, abra la pestaña Carpeta y haga clic en el Nueva carpeta botón del grupo “Nuevo”.)

2. En el cuadro Campo, escriba el nombre de la carpeta (por ejemplo, Reuniones) y presione Ingresar. Si cambia de opinión o nota un error tipográfico, haga clic con el botón derecho en la nueva carpeta y seleccione Renombrar carpeta o Eliminar carpeta. También puede moverlo, copiarlo o agregarlo a la sección Favoritos a través del menú contextual. También puede seleccionar cualquiera de estos botones del grupo Acciones.

3. Observe todas las demás opciones de Carpeta en el menú Cinta. Puede buscar, ordenar, archivar, aplicar reglas, marcar todos los correos electrónicos como leídos, limpiar, etc., todo lo que necesita para administrar sus carpetas.