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Cómo utilizar Microsoft Teams de forma gratuita

abril 8, 2021
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Si dirige su propio negocio o es parte de un grupo de trabajo dentro de una empresa más grande, es probable que necesite un lugar para comunicarse y colaborar con quienes están dentro y fuera de su organización. No es necesario pagar por costosas herramientas de colaboración como Office 365 o SharePoint porque Microsoft Teams es de uso gratuito.

En el pasado, Microsoft ofrecía solo suscripciones de Teams orientadas a los negocios que tenían una etiqueta de precio mensual. Sin embargo, para competir con servicios como Slack, Microsoft presentó una edición gratuita de Teams en 2018 que ofrece una variedad de beneficios.

Con la versión gratuita de Microsoft Teams, obtienes chats ilimitados, llamadas de audio y video, y 10 GB de almacenamiento de archivos para todo tu equipo, además de 2 GB de almacenamiento personal para cada individuo. Microsoft Teams se integra con todas las aplicaciones de Office en línea, incluidas Word, Excel, PowerPoint y OneNote, así como con más de 140 aplicaciones comerciales. Puede agregar hasta 300 personas a su red de contactos, que pueden estar dentro o fuera de su organización.

Tenga en cuenta que la versión gratuita de Microsoft Teams solo está disponible para quienes no tienen una suscripción comercial de pago a Office 365. Los suscriptores de Office 365 que intentan registrarse en Teams son redirigidos a una cuenta administrada para su plan existente. Los clientes que no tienen una licencia de Teams como parte de una suscripción a Office 365 pueden registrarse para una prueba gratuita de un año.

Si tiene una suscripción a Office 365 y aún desea usar Teams de forma gratuita, simplemente puede registrarse con una dirección de correo electrónico diferente. Si su dirección aún no está establecida como una cuenta de Microsoft, Teams la configurará en consecuencia.

Registrarse en Microsoft Teams

Registrarse en Microsoft Teams

Para comenzar con Teams de forma gratuita, navegue hasta el sitio web de Microsoft Teams. Suponiendo que desea utilizar el servicio para una empresa, haga clic en el botón Para empresas.

Configurar Microsoft Teams

Configurar Microsoft Teams

En la siguiente pantalla, ingrese el nombre de usuario de la cuenta que desea usar. Indique cómo desea usar Teams: para la escuela, los amigos y la familia, o el trabajo. Escribe tu contraseña. Ingrese o confirme su nombre, el nombre de la empresa y otros detalles. Luego haga clic en el botón para Configurar equipos.

Aplicación de Microsoft Teams

Aplicación de Microsoft Teams

Luego, se le preguntará si desea usar la aplicación Teams o la aplicación web en su lugar. La aplicación web de Teams está bien para la mayoría de las funciones básicas. Para aprovechar al máximo este servicio, querrá instalar la aplicación de escritorio. Si no lo descarga durante la configuración inicial, consígalo en el sitio web de Download Teams. También debe instalar la versión móvil de Microsoft Teams (iOS, Android), que ofrece muchas de las mismas funciones que se encuentran en la aplicación de escritorio y lo ayudará a mantenerse en contacto con su equipo mientras viaja. En aras de la simplicidad, trabajaremos con la aplicación web aquí.

Invitar a los miembros

Invitar a los miembros

En la pantalla de bienvenida, seleccione o confirme el nombre de su organización de Teams. Haga clic en Continuar. En la pantalla principal de Teams, puede elegir entre una variedad de tareas. Pero su primer paso debería ser invitar a otras personas a unirse a su equipo.

En la parte inferior de la barra de menú izquierda, haga clic en el Invitar a la gente Enlace. Luego, puede invitar a personas a través de un enlace para compartir, su propia lista de contactos de correo electrónico o un correo electrónico directo. Elija su opción preferida.

Enviar invitaciones

Enviar invitaciones

Para este ejemplo, revisemos el correo electrónico. Puede invitar a otras personas a unirse a su equipo ingresando sus direcciones de correo electrónico. Agregue un nombre para mostrar para cada persona en la columna de la derecha. Haga clic en el enlace Agregar más si necesita espacios para más direcciones. Hacer clic Enviar invitaciones y luego cierre la ventana Invitaciones.

Las personas que invitó recibirán un aviso de invitación por correo electrónico y pueden unirse a su equipo haciendo clic en el enlace adjunto. Luego, serán llevados a Microsoft Teams, donde también pueden elegir un nombre para mostrar y agregar una foto. En este punto, ahora puede comenzar a usar todas las funciones incluidas en la versión gratuita de Teams.

Conversaciones de equipo

Conversaciones de equipo

La siguiente tarea que quizás desee abordar es iniciar una conversación dando la bienvenida a todos a su equipo. Utilice la pestaña Equipos para interactuar con todos los miembros de su organización. Toque el campo de texto dentro de esta pestaña y escriba su mensaje.

Los íconos debajo del campo de texto le permiten formatear texto, adjuntar archivos, agregar emoji o GIF, iniciar una videollamada y más. Cualquier otra persona del equipo puede responder a su mensaje y poner en marcha la conversación.

Compartir y editar archivos

Compartir y editar archivos

Puede compartir un archivo con todos los miembros de su equipo. Haga clic en el icono Adjuntar clip de papel y seleccione el archivo que desea compartir. Elija un archivo de su sitio de Microsoft Teams, de OneDrive o de su computadora.

Si comparte un archivo de Microsoft Office (documento de Word, hoja de cálculo de Excel, presentación de PowerPoint o cuaderno de OneNote), todos los miembros del equipo pueden ver el archivo dentro de la interfaz de Teams. Los miembros del equipo también pueden editar el archivo en el navegador a través de Office para la web o en la versión completa de la aplicación de Office, si está instalada en sus computadoras.

Chats privados

Chats privados

En lugar de hablar con todo el equipo, puede charlar en privado con una persona o con un grupo más pequeño. Para comenzar, haga clic en el ícono de Chat en la barra de herramientas de la izquierda. Haga clic en el enlace para Chat y llamadas privados para reproducir un video corto en la función de chat. De lo contrario, haga clic en el ícono New Chat en la parte superior de la pantalla. Al iniciar un nuevo chat, ingrese el nombre de la persona con la que desea hablar en el campo Para en la parte superior de la pantalla. Escriba su mensaje en el campo Nuevo mensaje en la parte inferior y haga clic en Enviar. Los chats existentes se guardan en el lado izquierdo de la pantalla para facilitar el acceso.

Reuniones virtuales

Reuniones virtuales

A diferencia de otros lugares de trabajo digitales, Teams tiene una herramienta integrada para conferencias de audio y video. Para usar esta función, deberá trabajar en Google Chrome, Microsoft Edge o la aplicación de escritorio de Windows Teams.

Inicie un chat de audio o video haciendo clic en el botón Reunirse ahora (el que parece una cámara) debajo del campo de texto. La primera vez que haga esto, se le pedirá que permita que Microsoft Teams use su micrófono y cámara.

Antes de que se inicie la reunión, tiene la oportunidad de cambiar algunos detalles. Puede agregar un tema para su reunión y decidir si desea realizar una reunión de audio o video. Haga clic en el botón Reunirse ahora para iniciar oficialmente la reunión.

En la ventana de la reunión, haga clic en los nombres de las otras personas a las que desea unirse. A continuación, puede realizar su reunión. Dentro de la pantalla de la reunión virtual, puede controlar la transmisión de video y audio, transmitir a otra pantalla, editar otras configuraciones y finalizar la llamada.

Integración de aplicaciones

Integración de aplicaciones

Microsoft Teams puede integrarse con aplicaciones y servicios de terceros para ampliar la funcionalidad. Haga clic en el icono de aplicaciones en la parte inferior de la barra de menú de la izquierda. Seleccione la aplicación que desea instalar. En la pantalla de configuración, elija su equipo y luego haga clic en el botón Instalar. Los equipos también pueden integrarse con muchos servicios diferentes de Microsoft y de terceros, como aplicaciones de gestión de proyectos Trello y Asana, aplicaciones de productividad como Evernote y SurveyMonkey, utilidades como Polly y GitHub, y mucho más.

Usando integraciones

Usando integraciones

Una vez que una aplicación se haya integrado con Teams, tendrá acceso a ella directamente desde su página de Teams. Por ejemplo, si instala la aplicación Noticias, aparecerá un botón debajo del cuadro de texto en su página de Equipos, lo que le permitirá agregar contenido desde la aplicación directamente a sus conversaciones.