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Certificar revisión | PCMag

abril 8, 2021

Centrify comienza en $ 8 por usuario por mes, que es un precio muy bueno para el software de seguimiento de gastos con este tipo de capacidades. Puede manejar la mayoría de los flujos de trabajo de seguimiento de gastos debido no solo a una interfaz intuitiva sino también a sus excelentes funciones de personalización. Ofrece una aplicación móvil intuitiva y funciones personalizables en el back-end para ayudar a su departamento de finanzas con sus necesidades administrativas. También maneja bien el escaneo OCR y se llevó el honor de Elección de los Editores por el seguimiento de gastos junto con Expensify y Rydoo.

Precios flexibles

El precio de Certify es competitivo con los otros productos revisados. El plan, según lo probado, cuesta $ 8 por usuario al mes y es el plan preferido para la mayoría de las pequeñas empresas de 1 a 25 puestos. Aquellas pequeñas y medianas empresas (PYMES) en un período de crecimiento acelerado, generalmente de 25 a 200 puestos, son mejor atendidas por el plan Profesional, que viene con una tarifa de $ 9 por puesto o $ 7 por transacción y una tarifa de implementación de $ 1,500 a $ 3,500 . El plan Enterprise es mejor para más de 200 puestos, cuesta $ 9 por transacción y tiene una tarifa de implementación de más de $ 3,500 según el tamaño de la empresa y la complejidad de la configuración.

Las empresas seleccionan precios por usuario o por transacción. Las empresas más pequeñas tienden a preferir el precio del usuario, ya que solo tienen un número selecto de empleados que necesitan el producto. A las organizaciones más grandes les gustan los precios por transacción, ya que prefieren que todos los empleados se carguen en Certify. Las empresas con calendarios de gastos desiguales también pueden utilizar un programa prepago anual en el que compran un bloque de transacciones. También hay una tarifa adicional para el programa ACH de la compañía a partir de $ 1 por transacción; Certify también tiene un programa de reserva de viajes opcional.

Configuración sin complicaciones

La configuración del plan Certify para pequeñas empresas es de autoservicio y se logra mediante una prueba gratuita de 15 días sin necesidad de retirar una tarjeta de crédito inicialmente. Para probar este producto, utilicé una combinación de una cuenta Certify preconfigurada y una cuenta que configuré para comprender mejor la experiencia de configuración de la cuenta de administrador. Una vez que se creó mi cuenta, Certify me guió de inmediato a los recursos disponibles donde encontré su Guía de implementación de autoservicio y un enlace a su Campamento de capacitación de Certify. Estos fueron excelentes recursos que me llevaron paso a paso a través del proceso de incorporación. Si bien no es tan simple como algo como Abacus (Precio de visita en Abacus), el proceso de configuración de Certify no debería ser un impedimento para los clientes de cualquier nivel de habilidad técnica.

Empecé configurando departamentos, ya que en Certify cada usuario debe ser miembro de un departamento. Luego, agregué las categorías requeridas y luego designé la configuración de la política, establecí las tarifas por millaje (simplemente puede ir con las últimas tarifas del IRS, que se agregan automáticamente) y agregué usuarios. Hay un video sobre exactamente cómo realizar cada una de estas tareas, lo que hizo que la configuración del servicio fuera pan comido. Las aplicaciones móviles son gratuitas y están disponibles para Android, iOS, Windows Phone e incluso BlackBerry, en cualquiera de las tiendas de aplicaciones correspondientes, así como en el sitio web de Certify. La empresa ha facilitado aún más la configuración y la incorporación con un asistente de configuración para nuevos usuarios. Esto incluye un panel «What’s Next» para guiar a los usuarios a través del proceso de incorporación para configurar la aplicación Certify Mobile, configurar el depósito directo, agregar tarjetas de crédito y aprovechar la capacitación y los tutoriales del Certify Training Camp.

Certifíquese ahora - Panel de control

Mas allá de lo básico

El soporte y los recursos de Certify fueron los mejores y más completos de todos los productos revisados, más completos que los de Concur Expense ($ 82.00 en Software Advice) o ExpensePath.

En la sección de soporte, encontré varios medios diferentes para obtener la ayuda necesaria, incluida la dirección de correo electrónico de mi administrador de sistemas, un número de teléfono para hablar con un técnico en vivo (disponible las 24 horas del día, los 5 días de la semana), una base de conocimientos y preguntas frecuentes. En comparación, Abacus ofrece un cuadro de búsqueda desde su enlace de soporte.

El panel de control basado en la web se ha rediseñado desde la última vez que revisamos este producto y está incluso mejor organizado que antes, lo que permite acceder fácilmente a varias funciones. Podría acceder a mi Certify Wallet, que contiene todos mis recibos y gastos pendientes; agregue nuevos recibos y gastos a través del móvil, correo electrónico, carga e incluso fax; iniciar un nuevo informe o comprobar el estado de los existentes; utilice la función ReportExecutive para ensamblar y programar informes automáticamente; y use SpendSmart para encontrar excelentes restaurantes, hoteles y otros proveedores.

El conjunto de funciones para empleados de Certify es más amplio que las capacidades estándar de seguimiento de gastos, con funciones como captura de recibos desde la cámara de su teléfono inteligente, almacenamiento de recibos, servicios de ubicación geográfica y aplicaciones móviles gratuitas. El conjunto de funciones de administrador incluye tareas típicas como el control sobre el enrutamiento de aprobación, múltiples roles de usuario, integración de tarjetas de crédito personales, almacenamiento de recibos en la nube y la versión SMB que probé se integra con Intuit QuickBooks Online Plus programa de contabilidad. Para aquellos que no usan QuickBooks, el Plan Certify Professional se integra con otros paquetes de contabilidad, incluidos Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite y SAP, entre otros, aunque necesitará trabajar con Certify Integration Services para que esas conexiones sucedan. Con NetSuite, por ejemplo, puede asignar y sincronizar elementos en NetSuite con campos de datos en Certify. Esta integración podría proporcionar más visibilidad para las decisiones de gasto. La interfaz del programa de aplicación (API) de Certify lo hace posible.

Certificar ahora: entrada de gastos

Certify le permite agregar reembolsos de depósito directo, integración de tarjetas corporativas, reembolsos en moneda extranjera, informes de monedas múltiples e informes en tiempo real a su sistema. También puede deducir los gastos diarios de viajes diarios al trabajo seleccionando la categoría de distancia de viaje en sus informes de gastos. Certify ha mejorado sus capacidades de generación de informes desde nuestra última revisión con la capacidad de imprimir paneles empresariales como archivos PDF, así como nuevas vistas de informes de políticas de gastos, imprimir actualizaciones de informes y agregar una nueva columna de fecha procesada a Mis informes de gastos. Otra característica útil es la capacidad de Certify para crear, en un cronograma establecido, un borrador de informe para que una administración lo revise.

La aplicación almacena todos los datos de clientes existentes durante los siete años requeridos, pero si un cliente se desconecta de Certify, elimina todos los datos después de 90 días. El almacenamiento de recibos en la nube está incluido en todos los planes de Certify. Para mayor tranquilidad, Certify también ofrece un servicio de suscripción que permite a los clientes descargar una copia de los datos mensuales, que cuesta $ 25 por mes.

La seguridad para todos los planes Certify es integral, con Symantec Capa de enchufes seguros (SSL) y la ejecución de pruebas de evaluación de vulnerabilidades semanales de Verisign. La compañía se asocia con ControlScan para la certificación de cumplimiento de PCI trimestral y anual, y utiliza centros de datos certificados por Rackspace SSAE 16. Certify también tiene disponible un Interfaz de programación de aplicaciones (API) para integraciones más profundas.

Magia de OCR

La aplicación de Android es una de las mejores que he experimentado y una de las más precisas. La página principal le permite tomar una foto de un recibo o ingresar manualmente un gasto. Cuando elige el recibo, se le pide que seleccione la resolución de su imagen entre alta, media o baja. También puede elegir una imagen previamente fotografiada de la galería de su teléfono. Una vez que haya tomado la foto, puede aceptarla o rechazarla (desafortunadamente, la versión de Android carece de las opciones de limpieza que ofrece la aplicación iOS). Luego se lo envía a la página Ingresar gastos, y un botón de autocompletar leerá el recibo en unos segundos utilizando su tecnología ReceiptParse de marca registrada. A continuación, puede realizar las correcciones que desee. Un asistente de limpieza le permite revisar todos los gastos que necesitan atención por cualquier motivo, por ejemplo, aquellos que superan el gasto permitido, lo que le permite evitar sorpresas desagradables en el futuro. Certify también tiene integración directa con varios proveedores como Uber.

Certificar: interfaz de usuario móvil

Una vez que ingrese sus recibos, debe volver a la pantalla principal y sincronizarlos manualmente, usando un botón en la esquina superior izquierda.

Después de ingresar todos sus recibos o gastos, puede crear un nuevo informe, verificar si alguno de los gastos viola alguna regla y luego enviar el informe. Si tiene más de una persona que puede aprobar sus gastos, puede seleccionar la persona a la que desea enviarlos. Luego puede enviarlo después de pasar una pantalla que le pide que califique algunos de los lugares que aparecen en su informe de gastos (por ejemplo, en mi caso, fueron Staples y Dunkin Donuts).

Otros botones en la pantalla principal le permiten verificar y responder a cualquier consulta que se haya realizado sobre sus gastos en la línea anterior, y le permiten usar la aplicación de viajes de Certify para reservar vuelos, hoteles, autos de alquiler, etc.

Con todo, Certify es un producto de seguimiento de gastos sumamente completo que se adapta a un entorno de pymes y estará allí con el soporte empresarial cuando la pyme esté lista. El producto hace un gran trabajo al combinar las demandas de administración y finanzas con la necesidad de un usuario móvil de simplicidad en los informes de gastos de un extremo a otro. De los productos que probé, Certify está vinculado con Rydoo para nuestra elección de los editores como el software de seguimiento de gastos con más para ofrecer a las PYMES.

Pros

  • Escaneo de OCR sólido de imágenes de recibos.

  • Excelentes funciones de autocompletado.

  • Proceso completo e integral para informes y presentaciones móviles.

  • Aplicación móvil fácil de usar.

Ver más

La línea de fondo

Certify gana nuestra Elección de los editores para la gestión de gastos de pequeñas empresas, ya que ofrece excelentes funciones, informes sólidos, una aplicación móvil y un precio amigable para las PYMES. Esta solución lo hace todo.