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16 consejos de Microsoft Word que necesita aprender ahora

abril 8, 2021
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Microsoft Word es el programa de procesamiento de texto más ubicuo del mercado; es intuitivo incluso para los usuarios informáticos más analfabetos tecnológicamente y está respaldado por la potente suite de Microsoft Office.

Impulsado por programas basados ​​en la nube como Google Docs, Word ha evolucionado a lo largo de los años con suscripciones en línea que ofrecen acceso en múltiples dispositivos, así como una versión gratuita de Word basada en la nube. Pero a pesar de la competencia, el software de Microsoft sigue siendo la herramienta de referencia para producir documentos importantes. ¿Y por qué no? Es confiable, personalizable y tiene muchas funciones integradas que es posible que aún no haya probado. Siga leyendo para conocer algunas delicias semi-ocultas que solo los usuarios avanzados conocen.

Determine sus estadísticas de legibilidad

Determine sus estadísticas de legibilidad

Word tiene el poder no solo de juzgar su gramática y ortografía, sino también la complejidad de su escritura. Por ejemplo, ¿su escritura alcanza el nivel de comprensión de alguien que está cursando un posgrado o alguien que todavía está aprendiendo sus formas y colores?

Word utiliza pruebas lingüísticas como la prueba Flesch Reading Ease, que calcula una puntuación en una escala de 100 puntos. Cuanto mayor sea el número, más fácil de entender. La propia documentación de Office sugiere que desea una puntuación entre 60 y 70.

Además, Word ejecutará una prueba lingual similar, la prueba de nivel de grado Flesch-Kincaid, que le dirá para qué nivel de grado de EE. UU. Está escrito un texto; la mayoría de los documentos deberían apuntar a entre 7.0 y 8.0, Microsoft dice.

Para utilizar esta función, primero tendrá que activarla navegando a Archivo> Opciones> Revisión. Luego, seleccione Mostrar estadísticas de legibilidad en ortografía y gramática. Ahora, cuando le pida a Word que ejecute un corrector ortográfico, también generará las estadísticas de legibilidad de su documento.

Resaltar un campo de texto cuadrado

Resaltar un campo de texto cuadrado

Aquí hay una función que solo se podrá utilizar en casos muy específicos. Si mantiene presionada la tecla Alt en Windows, o la tecla Opción en una Mac, mientras hace clic y arrastra el mouse, podrá dibujar un cuadro dentro del documento que resaltará todos los caracteres en ese cuadro. Si alguna vez quisiera crear un cuadrado perfecto de texto morado en medio de un fragmento de texto, así es como lo haría.

Generar texto aleatorio

Generar texto aleatorio

Si necesita agregar Lorem Ipsum en su documento como un marcador de posición, Word lo tiene cubierto. Simplemente escriba: = lorem (p, l) y reemplace la “p” con el número de párrafos que desee, y reemplace la “l” con el número de oraciones que necesite. También puede incluir un número entre paréntesis y creará tantos párrafos. Cuando esté listo, coloque el cursor al final de la ecuación y presione Enter para generar su texto.

También puede utilizar la documentación aleatoria de Office como material de origen para el relleno de su lugar. En su lugar, usa la ecuación = rand (p, l).

Agregar una calculadora a Word

Agregar una calculadora a Word

Word tiene una calculadora incorporada que puede ayudarlo a resolver ecuaciones directamente en su documento. Primero, agréguelo al menú de Word navegando a Archivo> Opciones> Barra de herramientas de acceso rápido y seleccionando Todos los comandos en el menú desplegable. Busque Calcular y haga clic en Agregar para moverlo a la columna Barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Aceptar para volver a su documento.

Notará que se ha agregado un pequeño círculo gris en la parte superior de su documento de Word. Ahora puede escribir ecuaciones matemáticas y, si las resalta, ese icono cambiará de color. Presione el icono y Word calculará la respuesta.

Resalte una oración con un clic

Resalte una oración con un clic

Para resaltar rápidamente una oración completa, mantenga presionada la tecla Ctrl en Windows o la tecla Comando en una Mac y haga clic en el comienzo de la oración. Word se encargará del resto.

Saltar para editar puntos de acceso

Saltar para editar puntos de acceso

Presionar Shift-F5 le permitirá recorrer las partes de su documento que ha editado recientemente. Este truco incluso recordará dónde estaba editando por última vez después de volver a abrir un documento.

Escriba texto en cualquier lugar

Escriba texto en cualquier lugar

Puede usar Word como una especie de pizarra y colocar texto fácilmente en cualquier lugar de la página. Simplemente haga clic dos veces en cualquier lugar de la página y Word le permitirá comenzar a escribir allí. Word inserta automáticamente retornos y pestañas para permitirle ingresar texto. Poetas de vanguardia, esta función es para ti.

Actualización automática de fecha y hora

Actualización automática de fecha y hora

A veces, tiene un documento que usa una y otra vez, actualizando solo algunos detalles clave. Si resulta ser un documento como una carta que incluye la fecha y / o la hora, un pequeño truco ingenioso es permitir que Word actualice la fecha automáticamente.

En la pestaña Insertar, haga clic en el botón Fecha y hora y aparecerá una ventana emergente. Haga clic en el formato de fecha que desee y luego asegúrese de hacer clic en el cuadro “actualizar automáticamente” en la esquina inferior derecha. Ahora, la fecha se actualizará automáticamente cada vez que abra (o imprima) el documento.

Convierta a un documento PDF y HTML

Convierta a un documento PDF y HTML

Word facilita la conversión de su documento a un archivo PDF o HTML. Cuando “guarde como” un archivo, verá un menú desplegable “Guardar como tipo”, que proporcionará un conjunto de opciones, incluidos PDF y página web.

Tenga en cuenta que la función de la página web puede incluir mucho código adicional. Esto no afectará necesariamente a la página, pero puede complicar un poco las cosas si necesita cambiar algo. Otra opción es utilizar un sitio de conversión gratuito como Word to Clean HTML, que, como su nombre lo indica, creará código HTML a partir de texto que se copia y pega directamente desde un documento de Word.

Cambie las mayúsculas de la manera más fácil

Cambie las mayúsculas de la manera más fácil

Puede cambiar fácilmente las mayúsculas de cualquier texto con un clic de un botón. Resalte una selección y haga clic en el menú desplegable “Aa” para modificar su texto entre mayúsculas, minúsculas o mayúsculas. También puede hacer que cada palabra comience con una letra mayúscula y alternar entre mayúsculas y minúsculas.

Mostrar personajes ocultos

Mostrar personajes ocultos

Si está trabajando en un documento complejo con diferentes estilos, columnas y formatos, la edición puede convertirse rápidamente en un ejercicio tedioso. La mejor manera de ver lo que está sucediendo con el formato de su documento es hacer visibles todas las marcas invisibles (retornos duros, retornos suaves, tabulaciones, espacios). Presione Ctrl-Shift-8 en Windows o Comando-8 en una Mac.

Reemplazar caracteres invisibles y formato

Reemplazar caracteres invisibles y formato

La herramienta Buscar y reemplazar en Microsoft Word es un salvavidas. Puede realizar cambios masivos rápida y fácilmente sin tener que buscar y picotear cada instancia de algo que necesite cambiar. Pero también puede buscar y reemplazar los caracteres ocultos en su documento.

Haga clic en el botón Buscar y reemplazar en Word, luego haga clic en Más en el cuadro de diálogo. Haga clic en Formato para buscar el formato en su documento; el menú desplegable incluye márgenes, fuente, estilos e interlineado. Así que podría, por ejemplo, buscar y reemplazar una fuente verde con una fuente violeta. Haga clic en Especial para buscar caracteres especiales (guiones, espacios en blanco, etc.).

También puede insertar comandos en el campo de texto para buscar formato y caracteres directamente. Use ^ p ^ p para buscar / reemplazar espacios dobles y reemplácelos con ^ p para un espacio simple. También puede usar ^ t para buscar pestañas, ^ # para buscar dígitos, ^ $ para letras y ^ w para espacios en blanco.

Insertar objetos en Word

Insertar objetos en Word

Si alguna vez siente que su documento podría usar algo agregado al cuerpo de la copia, Word le permite insertar objetos directamente en la página. Hacer clic Insertar> Objeto para abrir un cuadro de diálogo que muestra lo que puede agregar. Así es como agregaría un gráfico a su documento, pero también puede incrustar un PDF o una hoja de cálculo de Excel.

Insertar ecuaciones

Insertar ecuaciones

Puede agregar ecuaciones matemáticas complejas en Word haciendo clic en Insertar> Ecuacióny luego seleccionando la ecuación que desea agregar. Una vez que se haya insertado en su documento, puede cambiar el formato o reemplazar las letras por números.

Proteja su documento

Proteja su documento

Word tiene una buena cantidad de protección incorporada que cifrará su escritura. Haga clic en Archivo> Información para administrar los permisos de visualización y edición, habilitar el cifrado de contraseñas y crear una contraseña para el documento.

El cuadro de búsqueda es tu amigo

El cuadro de búsqueda es tu amigo

¿No estás seguro de dónde está algo? En versiones más recientes de Microsoft Word, puede escribir lo que busca en el cuadro de búsqueda para acceder rápidamente.