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¿Qué es la gestión de adquisiciones? | Oráculo

septiembre 23, 2021

Funcionalidad principal de una solución de compras basada en la nube

En un mercado cada vez más complejo y dinámico, las empresas necesitan herramientas ágiles que les ayuden a mejorar los procesos de adquisición. Las organizaciones de adquisiciones estratégicas están adoptando cada vez más paquetes de software integrados basados ​​en la nube que combinan la gestión de proveedores, el abastecimiento, la gestión de contratos y la gestión proactiva de riesgos con capacidades transaccionales desde la adquisición hasta el pago.

Con una solución de adquisiciones completa, las empresas pueden aprovechar la información crítica al tomar decisiones mientras administran de manera proactiva las actividades en curso a lo largo del ciclo de origen a liquidación. Una solución de gestión de adquisiciones integrada y basada en la nube consta de lo siguiente:

Administración de suministros

La adquisición estratégica comienza identificando y calificando a los proveedores antes de iniciar las negociaciones. Implica recopilar, evaluar y monitorear los datos de los proveedores para garantizar que los proveedores cumplan con las políticas comerciales. Con el software de gestión de adquisiciones, puede recopilar información importante sobre la calificación de proveedores a través de cuestionarios internos y externos y perfiles de autoservicio. Seleccione los mejores proveedores evaluando las calificaciones de los proveedores, los factores de riesgo y el cumplimiento de las políticas.

Una solución basada en la nube permite a los equipos de adquisiciones gestionar de forma proactiva las relaciones con los proveedores. Utilice la mensajería social incorporada para colaborar de manera más eficaz y lograr la alineación comercial al planificar y crear documentos de negociación. Reciba alertas cuando haya nueva información disponible que pueda afectar la gestión del proveedor, las capacidades o los factores de riesgo. Los proveedores y los equipos de adquisiciones obtienen visibilidad en tiempo real de las transacciones, así como de las actividades de abastecimiento actuales y futuras.

Abastecimiento

Definir requisitos y compilar y comparar manualmente las ofertas de los proveedores puede llevar mucho tiempo y deja mucho margen para errores. Incluso puede retrasar compras importantes.

La creación de documentos más inteligente, los compromisos de negociación y la selección de proveedores aprovechan las mejores prácticas de negociación para lograr resultados finales. La colaboración social integrada facilita la combinación de esfuerzos y la creación de documentos de negación más eficaces. Las herramientas de análisis de adjudicaciones le permiten evaluar rápidamente las ofertas de los proveedores en función de factores predeterminados, como el precio, la calidad y el valor, lo que le permite llegar a la mejor decisión de adjudicación posible en función de sus requisitos comerciales únicos.

Gestión de contratos

La gestión eficaz de los contratos de adquisiciones es fundamental. Puede llevar mucho tiempo manejar el proceso manualmente. Pero con un sistema moderno de gestión de adquisiciones, la creación de contratos se puede simplificar con la creación guiada que utiliza bibliotecas de cláusulas aprobadas previamente, plantillas estandarizadas y colaboración social integrada.

Estandarizar y automatizar el proceso de gestión de contratos le ayuda a crear contratos de calidad más rápidamente. Puede obtener una visibilidad completa de sus contratos mientras controla los costos. Los análisis identifican las desviaciones del lenguaje del contrato propuesto de los estándares definidos. Los flujos de trabajo auditables hacen cumplir las aprobaciones de documentos. Un repositorio de contratos seguro y con capacidad de búsqueda con seguimiento completo e historial de auditoría permite a los usuarios localizar rápidamente lo que necesitan. Las capacidades de gestión de renovación automatizada brindan a los equipos de adquisiciones una notificación temprana de los contratos que vencen para que puedan tomar las medidas necesarias de manera proactiva y evitar riesgos potenciales.

Requisa

Los ahorros negociados se pierden rápidamente cuando la compra no se gestiona adecuadamente durante el ciclo de compra a pago. El software de gestión de adquisiciones moderno garantiza que los ahorros negociados se apliquen a través de políticas, controles y aprobaciones comerciales.

El gasto fuera de contrato se puede reducir proporcionando a los empleados una experiencia de compra de autoservicio similar a la del consumidor. Con una experiencia fácil de usar, los empleados pueden buscar y comprar productos o servicios de manera fácil y rápida. Se requiere poca o ninguna formación. Las sólidas capacidades de búsqueda, los formularios inteligentes, las listas de compras y las experiencias de compra personalizadas garantizan que los precios y los términos negociados se apliquen automáticamente a través de catálogos de proveedores y flujos de trabajo de aprobación configurables diseñados para controlar los gastos y reducir los costos.

Adquisitivo

Automatizar las transacciones rutinarias desde la compra hasta el pago, como la creación de órdenes de compra, lo libera para encontrar nuevas oportunidades de ahorro. Con un sistema de gestión de adquisiciones basado en la nube, puede agilizar el proceso al mismo tiempo que aplica los precios negociados y garantiza el cumplimiento de las políticas. Cree órdenes de compra a partir de solicitudes aprobadas, sin intervención manual. Proporcione a sus equipos de adquisiciones información sobre las excepciones, el estado y las acciones necesarias. Comuníquese con sus proveedores mediante herramientas sociales integradas.

Cuentas por pagar

El procesamiento de las facturas de los proveedores suele ser manual, propenso a errores y requiere mucho tiempo. Una solución completa desde el origen hasta el asentamiento agiliza y automatiza esta función crítica. En el sistema de gestión de adquisiciones integrado le permite aprovechar los descuentos por pago anticipado y reducir los costos laborales. Esto incluye un sólido sistema de gestión de pagos que proporciona transmisión electrónica de facturas de proveedores y un procesamiento más rápido con la ayuda de escaneo óptico, aprendizaje automático y comparación de órdenes de compra automatizada. La validación de facturas a nivel de línea está completamente automatizada para un procesamiento más rápido. Las excepciones se gestionan mediante alertas y colaboración social con el intercambio de documentos para acelerar los tiempos de resolución.

Mejorar la gestión de proveedores. Gestionar costes. Hacer cumplir el cumplimiento.

Las empresas invierten en soluciones de gestión de adquisiciones para agilizar y automatizar el proceso de origen a liquidación. El software de gestión de adquisiciones juega un papel importante en la gestión de costos al aumentar los ahorros a través de acuerdos de compra negociados con los proveedores. Los gastos se gestionan dirigiendo las compras a proveedores aprobados a través de aplicaciones que también hacen cumplir las políticas de compra. Las soluciones de origen a liquidación también mejoran la eficiencia de las adquisiciones al optimizar los procesos internos y reducir el riesgo a través de una gestión y contratos de proveedores más efectivos.

Al automatizar y optimizar los procesos de adquisiciones, los sistemas de gestión de adquisiciones brindan los siguientes beneficios:

Mejorar el ahorro de costos

El ahorro de costos comienza con el abastecimiento; el proceso de identificar y evaluar proveedores potenciales y negociar con ellos para comprar bienes y servicios. Estas actividades garantizan que la empresa reciba precios competitivos y el mejor valor. Para la mayoría de las empresas, las negociaciones se llevan a cabo mediante un proceso de licitación en el que varios proveedores compiten por el negocio de la empresa. Si bien sería una simplificación excesiva decir que el ahorro de costos es el único factor, está en la parte superior de la lista de criterios por los cuales se miden las organizaciones de adquisiciones. Cuando se selecciona un proveedor y se firma un contrato, se convierte en el proveedor aprobado para un producto o servicio en particular. Al hacer cumplir los gastos, las empresas pueden maximizar los ahorros de costos y mejorar la rentabilidad.

Incrementar la influencia sobre el gasto

Muchas organizaciones todavía luchan con compras que ocurren fuera de los procesos establecidos, con proveedores que no están bajo contrato para ofrecer precios competitivos. Comúnmente conocido como gasto “inconformista” o fuera de contrato. Las soluciones de gestión de adquisiciones están diseñadas para controlar esta actividad haciendo cumplir las compras de proveedores aprobados.

Las compras que cumplen con las normas se gestionan a través de múltiples niveles con sistemas de adquisiciones que utilizan tanto incentivos como disuasivos. Primero, brindan una experiencia de compra similar a la del consumidor. Esto facilita a los empleados encontrar lo que necesitan y realizar sus compras exclusivamente a través de proveedores autorizados. Los productos o servicios se muestran en una interfaz de compra fácil de usar. Estos sistemas también utilizan políticas, reglas y controles de administración de gastos configurables que consisten en flujos de trabajo y aprobaciones gerenciales para garantizar que las compras cumplan con las normas y mejoren el ahorro de costos.

Mejore la eficiencia y automatice los procesos de adquisición

Los engorrosos procesos manuales impiden que los equipos de adquisiciones proporcionen un mayor valor estratégico. Los procesos de adquisición ineficientes pueden resultar en documentos perdidos, gastos incontrolados y oportunidades de descuento perdidas.

Las soluciones de gestión de adquisiciones estandarizan, agilizan y automatizan los procesos normalmente manuales basados ​​en papel y reducen la cantidad de mano de obra necesaria para completarlos. Las empresas pueden crear mejores contratos más rápidamente y pueden maximizar el valor de los acuerdos negociados. La eficiencia mejora a lo largo de todo el proceso de gestión de compras: calificación de proveedores, agilización de negociaciones, contratación y seguimiento de las actividades de compra. Como resultado, las solicitudes de compra reciben aprobaciones más rápidas y las facturas de los proveedores se procesan y pagan más rápidamente. Se liberan recursos valiosos para actividades más estratégicas, como la gestión de proveedores, la negociación de precios más favorables y la investigación de nuevas fuentes de suministro.

Mejorar la gestión de proveedores

Los proveedores son socios comerciales fundamentales que brindan los productos o servicios que su empresa necesita. Calificar la idoneidad de un proveedor potencial como socio comercial es clave. El software de gestión de adquisiciones agiliza el proceso de evaluación de factores críticos como la viabilidad financiera, el cumplimiento del código de conducta de la empresa y otros factores que los califican como socios comerciales.

Una vez calificado, el sistema ayuda a gestionar las relaciones continuas con los proveedores, como avisar a los profesionales de adquisiciones cuando las calificaciones de un proveedor están por vencer. El sistema también notifica a los usuarios cuando hay nueva información disponible que podría afectar negativamente las calificaciones y capacidades de un proveedor y cambiar su perfil de riesgo.

Estandarice y agilice el ciclo de vida del contrato

Los contratos de adquisición completan el proceso de abastecimiento. Formalizan la relación comercial entre una empresa y sus proveedores, sus responsabilidades, precios y definen las condiciones para el manejo de disputas. Un moderno sistema de gestión de adquisiciones le ayuda a tomar el control del proceso de gestión de contratos para obtener visibilidad de los acuerdos, acortar los tiempos de ciclo y gestionar el cumplimiento.

El proceso de creación de contratos se realiza más rápido y con menos riesgo con un lenguaje, plantillas y flujos de trabajo predefinidos. Durante las negociaciones, los revisores de contratos pueden identificar rápidamente las desviaciones propuestas del lenguaje estándar para resaltar los riesgos, realizar los cambios necesarios y obtener las aprobaciones necesarias antes de la finalización. Una vez ejecutados los contratos, el sistema proporciona almacenamiento y recuperación electrónicos. Los gerentes son notificados con alertas de eventos, como contratos que expiran, para garantizar acciones oportunas y minimizar retrasos.

Adquisición de oracleFusion Cloud

Procurement Cloud moderniza los procesos comerciales de adquisiciones para que pueda gestionar de forma proactiva las relaciones y actividades con los proveedores a lo largo del ciclo de origen a liquidación. Esta solución completa, integrada y basada en la nube le permite transformar su organización de adquisiciones para proporcionar servicios de adquisiciones rápidos y compatibles con todas las áreas de su organización.

Aprovechando las capacidades digitales, como el análisis integrado, la colaboración social y los dispositivos móviles, Procurement Cloud le permite reducir el riesgo de los proveedores, abastecerse de manera más eficaz, controlar los gastos y mejorar los márgenes de beneficio de su organización.

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