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Cómo usar un calendario de Microsoft Teams

abril 18, 2021
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Microsoft Teams presenta una variedad de herramientas para aumentar la productividad y mejorar la comunicación entre los empleados con chat de texto, llamadas de voz y video, funcionalidad para compartir archivos, registros de turnos en línea y sus calendarios compartidos.


La funcionalidad de calendario compartido de Microsoft Teams permite a los miembros del grupo crear reuniones directamente dentro de la aplicación Teams, especificar detalles y agregar otros miembros para que no solo sean notificados del evento, sino que también lo agreguen a su calendario sincronizado de Microsoft Teams.


Este artículo se aplica a las aplicaciones de Microsoft Teams en dispositivos Windows 10, iOS y Android, además de la versión web.


Cómo funcionan los calendarios de Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración diseñada para organizaciones o grupos y, por lo tanto, está estructurada pensando en un grupo o equipo. Es posible que pueda iniciar sesión en un grupo de Microsoft Teams con su correo electrónico habitual, pero la mayoría de las veces, se le asigna un correo electrónico de empresa que usa para acceder a Teams y otras aplicaciones y servicios de Microsoft 365 relacionados.


La aplicación Microsoft Teams tiene un calendario principal asignado a todo su grupo u organización. Los miembros del grupo pueden agregar reuniones o eventos a este calendario que se muestran automáticamente en el calendario para otros miembros. También se pueden agregar personas a eventos del calendario o reuniones si es necesario que asistan.


Técnicamente, el calendario integrado (o predeterminado) se denomina calendario de grupo, mientras que los calendarios externos que se comparten dentro de Microsoft Teams son calendarios compartidos. Sin embargo, estos términos se confunden con frecuencia y la distinción entre ellos se ha difuminado.

Es una buena idea hacer referencia a los calendarios en Microsoft Teams por nombres únicos en lugar de usar los términos Compartidos o de Grupo para evitar confusiones.

Los calendarios también se pueden compartir dentro de Microsoft Teams desde Outlook u otros servicios de programación como Google Calendar.



Cómo crear un evento de calendario compartido de Microsoft Teams

Este es el proceso para crear un evento, denominado reunión en Microsoft Teams, que se puede compartir con otros miembros del grupo y agregar automáticamente al calendario del grupo.


Este ejemplo usa la aplicación Windows 10 Microsoft Teams, pero estas instrucciones y los menús utilizados son idénticos en todas las demás versiones.

  1. Abra la aplicación Microsoft Teams.


  2. Seleccione Calendario.

  3. Hacer clic Nueva reunión.

  4. Elija la zona horaria adecuada en el menú desplegable en la parte superior de la pantalla.

    No necesita preocuparse por la zona horaria en la que se encuentran los miembros de su equipo, ya que la hora de su reunión se ajustará automáticamente para ellos.

  5. Escriba un nombre para su reunión en el Agregar campo de título.

  6. En el Agregar asistentes requeridos campo, escriba los nombres de las personas a las que desea que se les notifique del evento. Una vez que empiece a escribir, los nombres deberían aparecer automáticamente para que los seleccione.

    Si desea compartir este evento de calendario con personas que no están dentro de su grupo de Microsoft Teams, o quizás ni siquiera usan Microsoft Teams, puede hacerlo ingresando su dirección de correo electrónico completa en lugar de su nombre.

    Hacer clic Opcional para agregar miembros del grupo que desea conocer sobre la reunión pero no tiene que asistir.

    Una vez que se ha creado la reunión, todas las partes invitadas recibirán una invitación a su dirección de correo electrónico asociada.


  7. A continuación, especifique la hora de inicio y finalización de su reunión.

  8. Hacer clic No repite para abrir un menú y convertir la reunión en un evento regular si necesita ser recurrente. Por ejemplo, puede que desee tener esta misma reunión todos los días de la semana, semanalmente o una vez al mes.

  9. Hacer clic Agregar canal si su reunión es específica de una categoría determinada dentro de la configuración de Microsoft Teams de su empresa. Por ejemplo, es posible que desee colocarlo dentro de un canal de administradores para que solo los miembros del equipo que usan ese canal sepan que se está celebrando una reunión.

    Puede dejar muchos de estos campos en blanco si lo desea.

  10. El siguiente es el Añadir lugar campo. A pesar de su nombre, esto no es para especificar una ubicación física. En su lugar, esto es para seleccionar un dispositivo de teléfono de conferencia o un sistema de sala habilitado para Microsoft Teams conectado.

    Si su empresa no utiliza estos dispositivos, no debe preocuparse por completar este campo.

  11. En el campo grande en la parte inferior de la pantalla, escriba los detalles del campo de la reunión, ingrese una descripción de su reunión, una agenda de la reunión o un mensaje para los asistentes.

  12. Finalmente, haga clic en Enviar. Esto agregará el evento a su calendario de Microsoft Teams e invitará a aquellos que haya agregado. Una vez que confirmen su asistencia, el evento también se agregará automáticamente a sus calendarios.

    Si no ha agregado a nadie al evento, se le mostrará el Ahorrar en su lugar. Esto simplemente guardará el evento en su calendario personal de Microsoft Teams.

¿Qué hace el asistente de programación de Microsoft Teams?

La opción Asistente de programación que se muestra al crear una reunión en Microsoft Teams en una computadora es una forma alternativa de crear o editar un evento. Utiliza una interfaz de usuario más visual que muestra las opciones en el lado izquierdo de la pantalla y le permite seleccionar un período de tiempo con el mouse que realiza automáticamente los cambios en la programación.


El beneficio real del Asistente de programación es cómo muestra todos los horarios de los miembros del grupo. Esto hace que sea más fácil ver qué horas y días están disponibles todos y elimina la molestia de tener que preguntar a los miembros del grupo qué hora les conviene.


Las programaciones solo aparecerán en el Asistente de programación si el administrador u otros usuarios las ingresaron en Microsoft Teams. Si su organización no usa Microsoft Teams para administrar programas, esta característica no será útil.

El Asistente de programación de Microsoft Teams es una herramienta completamente opcional, aunque algunos pueden preferirla a la opción predeterminada de creación de reuniones.



Cómo aceptar una invitación de calendario de Microsoft Teams

Una vez que haya sido agregado a una reunión en un calendario de Microsoft Teams, debería recibir casi inmediatamente una invitación por correo electrónico.


Cuando reciba este correo electrónico, haga clic en el vínculo Unirse a la reunión de Microsoft Teams para aceptar la invitación. Se abre la aplicación Microsoft Teams y lo agrega al evento. Si no tiene Microsoft Teams instalado, se le pedirá que lo instale.


Si no ha recibido una invitación, consulte con el creador del evento para asegurarse de que haya utilizado la dirección de correo electrónico correcta. También es posible que desee comprobar su carpeta de correo no deseado o correo basura.

Algunos servicios de correo electrónico pueden solicitarle que agregue estos eventos de Microsoft Teams a su propio sistema de calendario. Puede hacer esto si lo desea, pero aún deberá hacer clic en el enlace de texto en el correo electrónico para aceptar la invitación.



Cómo usar la creación y uso compartido de eventos de Outlook Teams

Microsoft Teams requiere una cuenta de Microsoft para su uso. Por lo general, su empresa u organización le proporcionará una nueva cuenta de Microsoft que puede utilizar para acceder a Microsoft Teams y una variedad de otros servicios de Microsoft Office.


El correo electrónico asociado con esta cuenta de Microsoft se puede usar para iniciar sesión en Outlook y, dado que esta cuenta también se usa para acceder a Teams, las reuniones del calendario se pueden crear en Outlook y sincronizar automáticamente con Microsoft Teams.


Para que esto funcione, debe usar la misma cuenta de Microsoft para Outlook y Microsoft Teams. Por ejemplo, no puede usar su cuenta de correo electrónico personal de Outlook para crear un evento para un calendario de trabajo de Microsoft Teams.

Esto se puede hacer tanto con las aplicaciones de Outlook como a través de la experiencia web, y todo el proceso es casi idéntico a cómo haría una reunión dentro de Microsoft Teams como se muestra arriba.


Para acceder al calendario dentro de Outlook, simplemente haga clic en el Calendario en la parte inferior del menú de la izquierda. Una vez que el calendario esté abierto, haga clic en un día para comenzar el proceso de creación del evento.


Si desea que un evento realizado en Outlook se registre en Teams, debe activar el interruptor junto a Reunión de equipos, que se puede encontrar junto al Busca una habitación o ubicación texto. Si no lo hace, la funcionalidad de calendario compartido de Microsoft Teams no se activará y el evento será simplemente un evento básico en su calendario de Outlook.


Cómo compartir otro calendario en Microsoft Teams

Si bien Microsoft Teams cuenta con su propia función de calendario incorporada, también es posible importar calendarios adicionales desde Outlook, Google o cualquier otro servicio de programación que proporcione una dirección web para compartir para sus calendarios.


Esto puede ser útil si su equipo está utilizando otra aplicación o servicio para administrar eventos fuera del ecosistema de Microsoft Office.


Este ejemplo usa Google Calendar, pero el proceso es idéntico para otros servicios similares.


  1. Abra Google Calendar en un navegador web como de costumbre.


  2. Pase el cursor del mouse sobre el nombre de un calendario para que los tres puntos aparezcan a la derecha de su nombre. Haga clic en el tres puntos para abrir el menú.

  3. Hacer clic Ajustes.

  4. Haga clic en la dirección web debajo de URL pública de este calendario y presione control + V para copiarlo en su portapapeles.

  5. Abra Microsoft Teams y vaya a un grupo o chat al que desee agregar el calendario.

  6. Haga clic en el + símbolo en la parte superior de la pantalla.

  7. Hacer clic Sitio web.

  8. Pegue la dirección de su calendario en el URL campo.

    También puede agregar un nombre personalizado escribiendo el Nombre de la pestaña campo y elija si desea alertar al grupo de la adición del calendario marcando la casilla junto a Publicar en el canal sobre esta pestaña.

  9. Hacer clic Ahorrar.

    Su calendario ahora se compartirá dentro de Microsoft Teams y todos podrán verlo dentro de esta nueva pestaña personalizada.


Cómo editar una reunión de Microsoft Teams

Para editar una reunión de Microsoft Teams que ha creado o a la que tiene acceso, todo lo que necesita hacer es hacer clic en ella desde su calendario dentro de la aplicación Microsoft Teams y realizar los cambios en los campos correspondientes.


Puede agregar o eliminar asistentes, cambiar la hora o la ubicación y también editar el nombre y la descripción del evento. Solo asegúrate de hacer clic Enviar actualización cuando haya terminado para guardar los cambios.


Si los cambios no se muestran para usted o los miembros de su equipo, intente cerrar la aplicación por completo y luego vuelva a abrirla.

También puede editar eventos de Teams en Outlook abriendo el evento en el calendario y luego haciendo clic en Editar.