La forma en que se registra una transacción en el Libro mayor (GL) depende de la naturaleza de la transacción. Cuentas por pagar (AP) se registra en el sub-libro mayor de AP cuando se aprueba una factura para transacciones en las que la empresa debe pagar dinero a los proveedores por los servicios o bienes de compra. Por otra parte, Cuentas por cobrar (AR) registra el dinero que se le debe a una empresa por la venta de sus bienes o servicios. En el balance general de la empresa, las cuentas por pagar se registran como pasivos, mientras que las cuentas por cobrar se registran como activos.

Gráfica comparativa

Cuadro comparativo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
Edite este cuadro comparativo Cuentas por pagar Cuentas por cobrar
Se refiere a Dinero que la empresa le debe a otros Dinero que otros le deben a la empresa
Abreviatura A / P o AP A / R o AR
¿Pagado a quién? Las cuentas por pagar son cantidades que una empresa debe porque compró bienes o servicios a crédito de un proveedor o vendedor. Las cuentas por cobrar son cantidades que una empresa tiene derecho a cobrar porque vendió bienes o servicios a crédito a un cliente.
Registrado como Pasivo (pagadero siempre un pasivo) Activo (la cuenta por cobrar siempre es un activo)
¿Cómo afecta cada uno a un negocio? Las cuentas por pagar disminuirán el efectivo de una empresa Las cuentas por cobrar aumentarán el efectivo de una empresa
¿Qué causa esta transacción? Compra de bienes a crédito Venta de bienes a crédito

Ejecución

Las cuentas por pagar se registran cuando se aprueba el pago de una factura. Muchas empresas utilizan la «segregación de funciones», es decir, se aseguran de que ningún empleado pueda aprobar un pago por sí solo, para evitar la malversación.

Para la mayoría de las empresas, las cuentas por cobrar implican la generación de una factura, que se entrega al cliente. Luego, el cliente debe pagar la factura dentro de los términos de pago, generalmente dentro de los 30 días.

Trabajando en la gestión de capitales

El capital de trabajo (WC) representa la liquidez operativa de una empresa. El capital de trabajo neto es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. Es importante que las empresas tengan una sana y positiva capital de trabajo neto. Esto se logra mediante, entre otras técnicas, una gestión astuta de las cuentas por pagar y por cobrar.

Las cuentas por cobrar se analizan por el número promedio de días para cobrar el pago (llamado Días de ventas pendientes o DSO), y las cuentas por pagar se analizan por el número promedio de días que lleva pagar una factura (Días por pagar pendientes o DPO).

DSO =  dfrac {Cuentas  Cobrar} {Promedio  ventas / día}

DPO =  dfrac {Cuentas  Pagar} {COGS / día}
donde COGS es el costo de los bienes vendidos y COGS / día es el promedio diario de compras.

El DSO de menos de 45 días generalmente se considera saludable.

El capital de trabajo se puede aumentar reduciendo el DSO o aumentando el DPO, es decir, cobrando el pago de los clientes más rápido y retrasando el pago a los proveedores. Sin embargo, siempre hay una compensación comercial porque retrasar el pago a los proveedores podría empañar la reputación de la empresa y también podría resultar en la pérdida de descuentos por pago anticipado. Del mismo modo, los clientes pueden estar más dispuestos a ofrecer negocios si la empresa no es demasiado estricta en cuanto a que se les pague a tiempo.

Usos especiales

Las cuentas por cobrar se pueden utilizar como garantía al obtener una préstamo. También se pueden vender en los mercados de capitales.

Referencias

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Si ha leído hasta aquí, debe seguirnos:

«Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar». Diffen.com. Diffen LLC, nd Web. 23 de septiembre de 2021. >