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Etiqueta de fax

junio 14, 2021
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Para muchas empresas, enviar y recibir faxes es algo cotidiano. El envío de faxes es tan común que es fácil convertirse en una comunicación casual. Seguir unos sencillos pasos le ayudará a mantener sus faxes con un aspecto profesional. Practicar la etiqueta de fax adecuada garantizará que su empresa mantenga la reputación profesional por la que ha trabajado tan duro.

Para muchas empresas, enviar y recibir faxes es algo cotidiano. El envío de faxes es tan común que es fácil convertirse en una comunicación casual. Seguir unos sencillos pasos le ayudará a mantener sus faxes con un aspecto profesional. Practicar la etiqueta de fax adecuada garantizará que su empresa mantenga la reputación profesional por la que ha trabajado tan duro.

Envío de faxes

Recuerde siempre que enviar documentos por fax es un proceso empresarial. Como tal, tenga en cuenta estas pautas básicas:

  • Incluya siempre una portada, libre de cualquier información o material gráfico innecesario. Incluya en la portada su nombre e información de contacto, el número de páginas (incluida la portada del fax), el destinatario previsto y cualquier otra información pertinente. Recuerde, es posible que el destinatario del fax no sea el único que vea el documento, así que asegúrese de que la portada del fax sea profesional.

  • Después de transmitir su fax, haga una llamada de seguimiento al destinatario. Esto no requiere una discusión en profundidad sobre el contenido del fax. Simplemente está confirmando que se recibió el fax. Es apropiado en esta conversación hacerle saber a la persona que puede llamarlo con cualquier pregunta de seguimiento a los materiales enviados por fax cuando le resulte conveniente.

  • Sea prudente al enviar por fax información sensible o confidencial. Si está enviando información de carácter personal, llame con anticipación para informarle a la persona que está enviando el fax de antemano. Una forma de evitar este tipo de problemas es utilizar un servicio de fax en línea. Estos servicios se envían por fax directamente a una computadora personal.

  • Tenga cuidado con el envío de materiales no solicitados. Todos los que trabajan en una oficina saben lo molestos que pueden ser esos anuncios de seguros médicos de bajo costo y viajes con descuento a Hawái. Si envía faxes no solicitados a sus clientes, hágalo solo en las raras ocasiones en que esté justificado. Si recibe una solicitud de un destinatario que solicita no recibir dichos faxes, respete sus deseos y elimínelos de su lista.

Recepción de faxes

Al igual que con el envío de faxes, también existen reglas de etiqueta sobre la recepción de faxes:

  • Respete la privacidad de los faxes confidenciales recibidos. No comparta información personal con sus compañeros de trabajo que esté destinada únicamente para su visualización.

  • No deje faxes confidenciales tirados donde otros puedan verlos. Trate los faxes como lo haría con cualquier otro papeleo confidencial.

  • Si recibe un fax por error, avísele al remitente llamándole. Por lo general, se le solicita que destruya todos los faxes recibidos por error.

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