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Diseño del tablero: indicadores y métricas clave de rendimiento

Diseño del tablero: indicadores y métricas clave de rendimiento

Cómo seleccionar los datos correctos para su panel

Thomas González – BrightPoint Consulting

22 de julio de 2019·14 min de lectura

El aspecto más importante del diseño de un tablero efectivo es asegurarse de haber seleccionado las métricas y los KPI correctos para mostrar. No importa cuán impresionante o inteligente sea un diseño visual, si no muestra información significativa y datos relevantes para su audiencia, terminará siendo una bonita pantalla que nadie verá.

Este artículo le mostrará algunos techniques que le ayudarán a recopilar y definir indicadores de desempeño apropiados para cuadros de mando ejecutivos y operativos. Si bien las técnicas que se analizan aquí se centran en el diseño de paneles, estos mismos principios se pueden utilizar en muchos esfuerzos de recopilación de requisitos de inteligencia empresarial diferentes.

Con el predominio de las herramientas y pantallas de tablero que se ven en una amplia variedad de ofertas de software, las personas tienen diferentes conocimientos sobre en qué consisten un tablero, una métrica y un indicador clave de rendimiento (KPI). Para asegurarnos de que todos hablemos el mismo idioma, definiré un conjunto de términos que formarán la base de nuestra discusión sobre el diseño.

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Métricas e indicadores clave de rendimiento

Las métricas y los KPI son los componentes básicos de muchas visualizaciones de paneles; ya que son el medio más eficaz de alertar a los usuarios sobre dónde se encuentran en relación con sus objetivos. Las definiciones a continuación forman los bloques de construcción básicos para el diseño de información del tablero y se basan en sí mismas, por lo que es importante que comprenda completamente cada definición y los conceptos discutidos antes de pasar a la siguiente definición.

La medida: Una medida es un dato cuantificable numéricamente. Ventas, Beneficio, Tasa de Retención, son todos ejemplos de medidas específicas.

Dimensión: Una dimensión representa diferentes facetas de una medida determinada. Por ejemplo, tiempo se utiliza a menudo como dimensión para analizar diferentes medidas. Algunas otras dimensiones comunes son región, producto, división, segmento de mercadoetc.

Jerarquía: Las dimensiones se pueden dividir en jerarquías. Por ejemplo, el tiempo La dimensión también puede formar una jerarquía como Año> Trimestre> Mes> Día.

Grano: Cada nivel dentro de la jerarquía se conoce como el grano de la dimensión. Por ejemplo, si estuviera mirando una dimensión de Geografía, los granos individuales (niveles) podrían ser Región> País> Estado / Provincia> Ciudad> Codigo Postalmi

Métrico: Una métrica, que es el tipo de datos que a menudo mostramos en un tablero, es un la medida que representa un dato en relación con uno o más dimensiones y asociado granos.

Ventas brutas por semana es un ejemplo de métrica. En este caso, el la medida serían dólares (ventas brutas) y el dimensión sería el momento con el asociado grano (semana.)

Analizar una medida en más de una dimensión, como las ventas brutas por territorio. y el tiempo se llama análisis multidimensional. El diseño de paneles para análisis multidimensionales puede agregar una complejidad significativa al diseño de su panel y la experiencia del usuario debido al hecho de que estamos usando una superficie bidimensional (pantalla del dispositivo) para representar múltiples dimensiones. Si bien existen patrones de diseño e interacción efectivos para manejar este tipo de análisis, es importante tomar nota de eso antes de la fase de diseño, ya que estos tipos de diseños requieren enfoques más sofisticados.

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Indicadores clave de rendimiento (KPI): Un KPI es simplemente un métrico que está vinculado a un objetivo. La mayoría de las veces, un KPI representa qué tan lejos está una métrica por encima o por debajo de un umbral predeterminado. Los KPI generalmente se muestran como una proporción de real a objetivo y están diseñados para que un usuario comercial sepa instantáneamente si está dentro o fuera de su plan sin que el usuario final tenga que concentrarse conscientemente en las métricas que se representan.

Por ejemplo, podríamos decidir que para alcanzar nuestro objetivo de ventas trimestrales, necesitamos vender $ 10,000 en widgets por semana. La métrica sería ventas de widgets por semana, el objetivo sería $ 10,000. Si utilizáramos una visualización de indicador de porcentaje para representar este KPI y hubiéramos vendido $ 8,000 en widgets para el miércoles, el usuario vería instantáneamente que estaban en el 80% de su objetivo.

Al seleccionar objetivos para sus KPI, debe recordar que debe existir un objetivo para cada grano desea ver dentro de una métrica. Tener un panel que muestre un KPI para las ventas brutas por día, semana y mes requerirá que haya identificado objetivos para cada uno de estos granos asociados.

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Cuadros de mando, cuadros de mando e informes

La diferencia entre un cuadro de mando, un panel de control y un informe puede ser una de las distinciones más sutiles. Cada una de estas herramientas puede combinar elementos de la otra, pero a un alto nivel, todas se dirigen a niveles distintos y separados del proceso de toma de decisiones empresariales.

Cuadros de mando: Comenzando en el nivel más alto y estratégico del espectro de toma de decisiones comerciales, tenemos cuadros de mando. Los cuadros de mando se utilizan principalmente para ayudar a alinear la ejecución operativa con la estrategia empresarial. El objetivo de un cuadro de mando es mantener el negocio centrado en un plan estratégico común mediante el seguimiento de la ejecución del mundo real y el mapeo de los resultados de esa ejecución a una estrategia específica. La principal medida utilizada en un cuadro de mando es la indicador clave de rendimiento. Estos indicadores clave de rendimiento a menudo son una combinación de varias métricas u otros KPI que miden la capacidad de la organización para ejecutar un objetivo estratégico. Un ejemplo de un KPI de cuadro de mando sería un indicador denominado «Crecimiento de ventas rentables» que combina varias medidas ponderadas como: adquisición de nuevos clientes, volumen de ventas y rentabilidad bruta en una puntuación final.

Cuadros de mando: Un tablero cae un nivel hacia abajo en el proceso de toma de decisiones comerciales de un cuadro de mando; ya que está menos centrado en un objetivo estratégico y más vinculado a metas operativas específicas. Una meta operativa puede contribuir directamente a uno o más objetivos estratégicos de nivel superior. Dentro de un tablero, la ejecución del objetivo operativo en sí se convierte en el foco, no en la estrategia de nivel superior. El propósito de un tablero es proporcionar al usuario información comercial procesable en un formato que sea intuitivo y revelador. Los paneles aprovechan los datos operativos principalmente en forma de métricas y KPI.

Informes: Probablemente, la herramienta de BI más frecuente en los negocios es el informe tradicional. Los informes pueden ser muy simples y de naturaleza estática, como una lista de transacciones de ventas para un período de tiempo determinado, hasta informes de tabulación cruzada más sofisticados con agrupaciones anidadas, resúmenes continuos y enlaces o desgloses dinámicos. Los informes se utilizan mejor cuando el usuario necesita ver datos sin procesar en un formato fácil de leer. Cuando se combinan con cuadros de mando y cuadros de mando, los informes ofrecen una forma excelente de permitir a los usuarios analizar los datos específicos subyacentes a sus métricas e indicadores clave de rendimiento.

Recopilación de requisitos de métricas y KPI para un tablero:

Los proyectos de BI tradicionales a menudo utilizarán un enfoque ascendente para determinar los requisitos, donde el enfoque está en el dominio de los datos y las relaciones que existen dentro de esos datos. Al recopilar métricas y KPI para su proyecto de tablero, querrá adoptar un enfoque de arriba hacia abajo. Un enfoque de arriba hacia abajo comienza con los objetivos comerciales y las decisiones que deben tomarse primero y luego avanza hacia los datos necesarios para respaldar esas decisiones.

Para adoptar un enfoque de arriba hacia abajo DEBE Involucre a los usuarios comerciales reales que utilizarán estos paneles, ya que son las únicas personas que pueden determinar la relevancia de los datos comerciales específicos para su proceso de toma de decisiones.

Al entrevistar a los usuarios comerciales o las partes interesadas, el objetivo es descubrir las métricas y los KPI que llevan al usuario a una decisión o acción específica. A veces, los usuarios tendrán una comprensión muy detallada de qué datos son importantes para ellos y, a veces, solo tendrán un conjunto de objetivos de alto nivel. Si sigue las prácticas que se describen a continuación, podrá extraer la información que le proporcionó el usuario en un conjunto específico de indicadores clave de rendimiento y métricas para sus paneles.

Entrevistar a usuarios comerciales:

En nuestra experiencia trabajando directamente con clientes y reuniendo requisitos para proyectos de paneles ejecutivos y operativos en una variedad de industrias, hemos descubierto que el proceso de entrevista gira en torno a dos preguntas simples: «¿A qué preguntas comerciales necesita respuestas y, una vez que tenga esas respuestas, qué acción tomaría o qué decisión tomaría?»

Pregunta 1: «¿A qué preguntas comerciales necesita respuestas?»

El propósito aquí es ayudar al usuario empresarial a definir sus requisitos de una manera que nos permita acceder a los datos detrás de su pregunta. Por ejemplo, un vicepresidente de ventas podría tener la siguiente pregunta: «¿Qué personal de ventas son mis principales productores?» o «¿Estamos en el objetivo para el mes?» En el caso de la pregunta «¿Qué personal de ventas son mis principales productores?» luego podríamos hacer un seguimiento con un par de preguntas para la vicepresidenta y preguntarle: “¿Esta medida se basaría en las ventas brutas? ¿Le gustaría ver esto diariamente, semanalmente o mensualmente? «

Queremos identificar los componentes de datos específicos que conformarán el KPI o métrica. Por lo tanto, debemos pasar suficiente tiempo con el usuario discutiendo la pregunta hasta que entendamos claramente la la medida, dimensión, grano, y objetivo (en el caso de un KPI) que estará representado.

Pregunta 2: «Según la respuesta a la Pregunta 1, ¿qué otras preguntas plantearía esto o qué medidas tomaría?»

Una vez que entendemos la métrica o KPI que se necesita para responder a la pregunta del usuario, necesitamos averiguar si el usuario querría realizar un análisis adicional basado en esa respuesta, o si podría tomar una acción o tomar una decisión. . El objetivo es que el usuario siga desglosando la pregunta hasta que tenga suficiente información para actuar o tomar una decisión. Este proceso de profundizar en la cuestión puede ser análogo a pelar las capas de una cebolla; queremos seguir profundizando hasta llegar al núcleo, que en este caso es la capacidad del usuario para tomar una decisión o actuar.

Como resultado de este proceso iterativo de preguntas de dos partes, vamos a filtrar rápidamente las métricas y los KPI que podrían considerarse interesantes de los que son verdaderamente críticos para el proceso de toma de decisiones del usuario. Este enfoque es contrario a lo que yo llamo el «enfoque del fregadero de la cocina» para el desarrollo del tablero, donde el producto o el equipo de ingeniería diseñan un tablero con todos los datos disponibles y widgets complejos que permitirán al usuario buscar, filtrar y / o profundizar en los datos que necesitan.

Adoptar un enfoque de fregadero en la cocina para el diseño del tablero abrumará a los usuarios con demasiadas opciones y una carga cognitiva que da como resultado un tablero que no se usa. Por el contrario, la presentación de datos que estén estrechamente dirigidos a lo que un usuario necesita ver y tomar decisiones para mejorar la condición comercial dará como resultado un panel de control altamente efectivo y ampliamente utilizado.

Poniéndolo todo junto: la rueda de KPI

Para ayudar con este proceso de entrevista de requisitos, he creado una herramienta simple llamada Rueda de KPI. El proceso de entrevista rara vez es una conversación lineal estructurada, y más a menudo es un intercambio orgánico y fluido de ideas y preguntas. La rueda de KPI nos permite tener una conversación fluida naturalmente con el usuario final y, al mismo tiempo, nos mantiene enfocados en el objetivo de reunir requisitos específicos.

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