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26 consejos de Excel para convertirse en un profesional de las hojas de cálculo

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Hay muy, muy pocas personas en el planeta Tierra que puedan decir que dominan por completo cada detalle intrincado de Microsoft Excel. Es la aplicación de hoja de cálculo más importante del mundo y ha sido el estándar de la industria durante más de 35 años, reemplazando al otrora venerable Lotus 1-2-3, la primera aplicación asesina para PC en la década de 1980.

El dominio de Microsoft Excel como hoja de cálculo aún no se ha probado realmente, ciertamente no con Quattro Pro de Corel (que todavía se vende hoy en WordPerfect Office), las herramientas de código abierto de LibreOffice, o incluso con las Hojas de cálculo de Google (la parte de hoja de cálculo de Google Drive).

Hay una razón para eso. Excel es más que una marca que todos conocen: es poderosa. Hace casi todo lo que uno podría pedir en una hoja de cálculo. La versión actual de Excel, disponible en Microsoft Office 2019 como parte de una suscripción a Microsoft 365 y otros métodos, es una elección de los editores de PCMag.

No es solo por números. Muchas personas pueblan las cuadrículas aparentemente infinitas de Excel con datos, usándolos como una base de datos de archivo plano. Puede ser un administrador de contactos relativamente eficaz o un administrador de relaciones con el cliente en toda regla. No es tan impactante ver a la gente usándolo como su procesador de textos, a pesar de que Microsoft Word normalmente se encuentra junto a él. Eso ni siquiera menciona la cantidad casi infinita de gráficos de excelente apariencia que puede generar con los datos correctos (¡o incluso incorrectos!).

Una cosa que casi todos los usuarios de Excel tienen en común: no saber lo suficiente. Hay tantas formas de dividir y dividir números, dar a esos datos una nueva apariencia y más, es imposible contarlos todos. Se escriben libros completos sobre el tema. Pero es fácil dominar algunos de los consejos más interesantes e intrincados que harán que su tiempo de uso del programa sea un poco más fácil y lo harán parecer un gurú de la hoja de cálculo de alta tecnología. Así que ponte al día con alguno o todos estos trucos para sobresalir en Excel.

Pintar celdas en un nuevo formato

Pintar celdas a un nuevo formato

Digamos que cambia no solo el envoltorio en una celda, sino también el aspecto completo: la fuente, el color, lo que sea. Y desea aplicarlo a muchas, muchas otras celdas. El truco es el Pintor de formato herramienta, la que está en la pestaña Inicio que parece un pincel.

Seleccione la venta que le guste, haga clic en el iconoy luego haga clic en una celda diferente para pintar en el formato; coincidirán en apariencia, no en contenido. ¿Quieres aplicarlo a varias pestañas? Haga doble clic el icono del pincel y, a continuación, haga clic en varias celdas.

Saltos de línea y texto de ajuste

Saltos de línea y texto de ajuste

Escribir en las celdas de la hoja de cálculo puede ser frustrante, ya que el texto predeterminado para escribir es continuar para siempre, sin volver a una nueva línea. Puedes cambiar eso. Crea una nueva línea escribiendo Alt + Intro (presionar Enter solo lo saca de la celda). O haga clic en el Opción Ajustar texto debajo de la pestaña Inicio en la parte superior de la pantalla, lo que significa que todo el texto se ajusta justo en el borde de la celda en la que se encuentra. Cambie el tamaño de la fila / columna y el texto se vuelve a ajustar para ajustarse.

Si tiene varias celdas con exceso de texto, selecciónelas todas antes de hacer clic en Ajustar texto. O seleccione todas las celdas incluso antes de escribirlas y haga clic en Ajustar texto. Entonces, lo que escriba se ajustará en el futuro.

Autocompletar sus celdas

Autocompletar sus celdas

Esto es una obviedad, pero tan fácilmente se pasa por alto. Empiezas a escribir una serie de cosas repetitivas como fechas (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.) y sabes que te espera un largo día. En su lugar, comience la serie y mueva el cursor en la pantalla a la parte inferior derecha de la última celda: el controlador de relleno. Cuando se convierte en un signo más (+), haga clic y arrastre hacia abajo para seleccionar todas las celdas que necesita llenar. Se llenarán mágicamente usando el patrón que comenzaste. También puede subir una columna, o hacia la izquierda o hacia la derecha en una fila.

Aún mejor, puede Auto Rellenar sin mucho patrón. Nuevamente, elija una celda o celdas, muévase al controlador de relleno, haga clic con el botón derecho y arrastre. Obtendrá un menú de opciones. Cuantos más datos ingrese al principio, mejor será la opción Rellenar serie al crear sus opciones de Autocompletar. Consulte este tutorial de Microsoft.

Relleno instantáneo, relleno más rápido vivo

Relleno instantáneo, relleno más rápido vivo

Flash Fill llenará inteligentemente una columna según el patrón de datos que ve en la primera columna (ayuda si la fila superior es una fila de encabezado única). Por ejemplo, si la primera columna son todos los números de teléfono que tienen el formato «2125034111» y desea que todos se vean como «(212) -503-4111», comience a escribir. En la segunda celda, Excel debería reconocer el patrón y mostrar lo que cree que desea. Simplemente presione enter para usarlos.

Esto funciona con números, nombres, fechas, etc. Si la segunda celda no le da un rango preciso, escriba un poco más; el patrón puede ser difícil de reconocer. Luego vaya a la pestaña Datos y haga clic en el botón Relleno flash. Consulte este tutorial de Microsoft para obtener más información.

Ctrl + Mayús para seleccionar

Ctrl + Mayús para seleccionar

Imagen de xuuxuu en Pixabay

Hay formas mucho más rápidas de seleccionar un conjunto de datos que usar el mouse y arrastrar el cursor, especialmente en una hoja de cálculo que podría contener cientos de miles de filas o columnas. Haga clic en la primera celda que desea seleccionar y mantenga presionada Ctrl + Mayús, luego presione el flecha hacia abajo para obtener todos los datos de la columna siguiente, flecha arriba para obtener todos los datos anteriores, o flecha izquierda o derecha para poner todo en la fila (a la izquierda o derecha, por supuesto). Combine las direcciones y podrá obtener una columna completa, así como todo en las filas de la izquierda o la derecha. Solo seleccionará celdas con datos (incluso datos invisibles).

Si utiliza Ctrl + Mayús + Fin, el cursor saltará a la celda más baja de la derecha con datos, seleccionando todo lo que hay en el medio, incluso las celdas en blanco. Entonces, si el cursor está en la celda superior izquierda (A1), eso es todo.

Ctrl + Mayús + * (el asterisco) puede ser más rápido, ya que seleccionará todo el conjunto de datos contiguos de una celda, pero se detendrá en las celdas que están en blanco.

Texto a columnas

Texto a columnas

Supongamos que tiene una columna llena de nombres, del primero al último, pero desea dos columnas que los dividan. Seleccione los datos, luego en el Datos pestaña (en la parte superior) haga clic en Texto a columnas. Elija separarlos por delimitadores (basados ​​en espacios o comas, ideal para valores de datos CSV) o por un ancho fijo. El ancho fijo se utiliza cuando todos los datos están agrupados en la primera columna, pero separados por un número fijo de espacios o puntos. El resto es como por arte de magia, con opciones extra para ciertos números.

Pegado especial para transponer

Pegado especial para transponer

Tienes un montón de filas. Quieres que sean columnas. O viceversa. Te volverías loco moviendo cosas celda por celda. Copie esos datos, seleccione Pegado especial, comprobar el Caja de transposicióny haga clic en Aceptar para pegar en una orientación diferente. Las columnas se convierten en filas, las filas en columnas.

Varias celdas, mismos datos

Varias celdas, mismos datos

Por alguna razón, es posible que deba escribir lo mismo una y otra vez en las celdas de una hoja de trabajo. Eso es insoportable. Simplemente haga clic en todo el conjunto de celdas, ya sea arrastrando el cursor o manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada una. Escríbalo en la última celda, luego presione Ctrl + Entrar (no Ingresar solo): lo que ingresó va en cada celda seleccionada.

Esto también funciona con fórmulas y cambiará las referencias de celda para que funcionen con cualquier fila / columna en la que se encuentren las otras celdas.

Pegado especial con fórmulas

Pegado especial con fórmulas

Digamos que tiene una gran cantidad de números en formato decimal que desea mostrar como porcentajes. El problema es que el número 1 no debería ser 100%, pero eso es lo que Excel le da si simplemente hace clic en el botón Estilo de porcentaje (o presiona Ctrl-Mayús-%).

Quieres que ese 1 sea el 1%. Así que tienes que dividirlo por 100. Ahí es donde entra Paste Special.

Primero, escriba 100 en una celda y cópielo. Luego, seleccione todos los números que desea reformatear, seleccione Pegado especial, haga clic en el «Dividir«botón de radio, y Bum hace la dinamita: tienes números convertidos a porcentajes. Esto también funciona para sumar, restar o multiplicar números instantáneamente, obviamente.

Usar gráficos en gráficos

Usar gráficos en gráficos

Puede colocar un gráfico en cualquier elemento de un gráfico de Excel. Alguna elemento. Cada barra, trozo de pastel, etc., puede soportar su propia imagen. Por ejemplo, arriba, hay una bandera del estado de Dakota del Sur en el gráfico circular (colocada al seleccionar el sector, usando el Opciones de serie menú desplegable y seleccionando «Relleno de imagen o textura«), además de un logotipo PCMag incrustado (colocado con el Botón Insertar imágenes de la pestaña). Incluso puedes ir con «sin relleno«en absoluto, lo que provocó que faltara el segmento.

Las imágenes prediseñadas se pueden cortar y pegar en un elemento: billetes de un dólar para mostrar los dólares gastados, goteos de agua para los costos de plomería, ese tipo de cosas. Mezclar y combinar demasiados elementos gráficos hace que sea imposible de leer, pero las opciones que tiene valen la pena hacer algunos retoques digitales. Deje que su diseñador gráfico residente los revise antes de usarlos.

Guardar gráficos como plantillas

Guardar gráficos como plantillas

Excel tiene más tipos de gráficos de los que tiene Jimmy Carter, pero es casi imposible encontrar un gráfico predeterminado perfecto para su presentación. Afortunadamente, la capacidad de Excel para personalizar todos los gráficos es ejemplar. Pero cuando tienes que hacerlo recrear uno, eso es una molestia. No tiene por qué serlo. Guarde su gráfico original como plantilla.

Una vez que se perfecciona un gráfico, botón derecho del ratón en eso. Seleccione Guardar como plantilla. Guarde un archivo con una extensión CRTX en su carpeta predeterminada de Plantillas de Microsoft Excel. Una vez hecho esto, aplicar la plantilla es un pastel. Seleccione los datos que desea graficar, vaya a la Insertar pestaña, haga clic en Gráficos recomendados, y luego el Todos los gráficos pestaña, y la Carpeta de plantillas. En el cuadro Mis plantillas, elija la que desee aplicar y haga clic en OK.

Algunos elementos, como el texto real de las leyendas y los títulos, no se traducirán a menos que formen parte de los datos seleccionados. Obtendrá todas las selecciones de fuente y color, gráficos incrustados, incluso las opciones de serie (como una sombra paralela o un resplandor alrededor de un elemento del gráfico).

Trabajar con celdas en hojas

Trabajar con celdas en hojas

Este, llamado 3D Sum, funciona cuando tiene varias hojas en un libro de trabajo que tienen el mismo diseño básico, digamos estados de cuenta trimestrales o anuales. Por ejemplo, en la celda B3, siempre tiene el monto en dólares para la misma semana correspondiente a lo largo del tiempo.

En una nueva hoja de trabajo en el libro de trabajo, vaya a una celda y escriba una fórmula como = suma (‘Y1: Y10’! B3). Eso indica una fórmula SUM (sumando cosas) para todas las hojas que se titulan Y1 a Y10 (por lo tanto, el valor de 10 años), y mirando la celda B3 en cada una. El resultado será la suma de los 10 años. Es una buena manera de hacer una hoja de cálculo maestra que se refiera a datos en constante cambio.

Esconderse a plena vista

Esconderse a plena vista

Es fácil ocultar una fila o columna; simplemente seleccione todo haciendo clic en el encabezado de la letra o el número, haga clic con el botón derecho y seleccione «Ocultar». (Puede mostrarlo seleccionando las columnas a cada lado a la vez, haciendo clic con el botón derecho y seleccionando «Mostrar»). Pero, ¿qué sucede si solo tiene una pequeña sección de datos colocados de manera inconveniente que desea ocultar, pero aún desea poder trabajar? Fácil. Resalte las celdas, haga clic con el botón derecho y elija Formato de celdas. Sobre el Ficha de número en la parte superior, ve a Categoría y seleccione «Personalizado. «Escriba tres puntos y comas (;;;) en el campo Tipo :. Haga clic en Aceptar. Ahora los números no son visibles, pero aún puede usarlos en fórmulas.

Ocultar una hoja entera

Ocultar una hoja entera

Su libro de trabajo típico de Excel, el archivo en el que está trabajando, puede cargarse con muchas hojas de trabajo (cada hoja se indica con una pestaña en la parte inferior, que puede nombrar). Oculte una hoja si lo desea, en lugar de eliminarla, haciendo que sus datos aún …

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