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10 formas sencillas de hacer mejores listas de tareas pendientes

abril 13, 2021
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¿Qué tan efectiva es tu lista de tareas pendientes? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿Te impulsa a priorizar las tareas correctas? ¿O es una lista interminable de cosas de las que te sientes culpable por no haber hecho todavía y ahora no vas a hacer ninguna de ellas?

Una buena lista de cosas por hacer debería servirte. No deberías estar a su merced.

Una lista práctica de tareas pendientes te pone en la dirección correcta cada día y te ayuda a concentrarte en las tareas que son más importantes para ti. Con las estrategias adecuadas, una lista de tareas pendientes también puede ayudarlo a lograr objetivos más importantes. Esto es lo que necesita saber para que su lista de tareas le funcione.

Cuaderno abierto en la página que dice Crédito de la imagen: Volodymyr Hryshchenko en Unsplash

1. Elija la aplicación correcta (o papel)

El primer paso para hacer una mejor lista de tareas pendientes es decidir dónde guardarla. Ciertamente, podría crear uno en una aplicación de lista de tareas pendientes, ¡pero no hay nada de malo con el papel! Si el papel funciona para ti, genial. Una simple hoja de cálculo o un documento de procesamiento de texto también está bien.

Sin embargo, las aplicaciones para mantener listas de tareas tienen varias ventajas sobre el papel, y es bueno saber al menos cuáles son:

  • Las aplicaciones tienen recordatorios integrados.

  • Es más fácil editar una lista digital que una escrita con tinta.

  • No puede perder una lista digital que está guardada en la nube.

  • Las aplicaciones le permiten cambiar rápidamente la vista de sus tareas para ordenarlas por prioridad, fecha de vencimiento o alfabéticamente.

  • Las listas digitales de tareas pendientes pueden ser colaborativas, lo que significa que puede asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando las completen.

  • Algunas aplicaciones de listas de tareas incluyen características que pueden motivarlo, como un hermoso diseño o un elemento de gamificación.

¿Qué aplicación es la mejor? Hay tantas aplicaciones de listas de tareas para elegir. Podría perder un día entero explorando todas las opciones. He probado docenas de ellos, y los que más recomiendo son Todoist, Asana y Things.

Algunas otras opciones que son excelentes en ciertas circunstancias son Google Tasks para su integración de Google Workspace, Microsoft To Do si usa Office o Windows 10, Habitica si le gusta la gamificación, OmniFocus para aquellos que agregan muchos detalles a sus tareas y Trello si eres una persona con motivación visual.

Las recomendaciones son útiles, pero en última instancia, elija una aplicación o un cuaderno que le hable. Después de todo, es probable que mires tus listas de tareas pendientes con bastante frecuencia.

2.Haga más de una lista

Haga más de una lista de tareas pendientes. Todas las excelentes aplicaciones de tareas pendientes te permiten hacer varias listas. Comience con algunos que sean fáciles y obvios: trabajo, personal y doméstico.

Tener más de una lista te ayuda a concentrarte. Cuando esté en el trabajo, no querrá distraerse con su lista personal. Cuando esté en casa, no querrá sentirse agobiado pensando en sus responsabilidades laborales.

No te reprimas. ¡Haz listas de todo lo que piensas! Los útiles se quedarán y puede desechar los que no funcionen para usted. Algunas otras listas comunes de tareas pendientes que hacen las personas son:

  • lista de la compra

  • algún día (donde anotas tareas sin importancia que podrías hacer algún día)

  • fin de semana (para cualquier cosa que quiera hacer el fin de semana pero no quiera distraerse durante la semana)

  • quehaceres para niños

Recuerde, puede agregar nuevas listas o cambiarles el nombre en cualquier momento.

3. Anote las tareas lo más rápido posible

Cuando se le ocurra una nueva tarea, escríbala en su lista de tareas pendientes lo más rápido posible. Agregar tareas tan pronto como piensa en ellas le impide concentrarse en ellas. Una vez que esté escrito, ya no es necesario que lo recuerde.

Si su aplicación de tareas tiene algún tipo de método abreviado de teclado para agregar una nueva tarea, aprenda. Si su aplicación tiene un atajo de teléfono móvil, configúrelo.

Para aquellos que usan papel, puede tener una hoja de papel de desecho cerca de usted mientras trabaja para escribir pensamientos rápidamente y luego copiarlos prolijamente en sus listas oficiales más tarde.

Lista de tareas con Asana

4. Asignar fechas de vencimiento

Siempre que una tarea tenga una fecha de vencimiento, agréguela. Las fechas de vencimiento le ayudan a establecer prioridades.

No todas las tareas necesitan una fecha de vencimiento fija y rápida, pero a veces es útil agregarlas de todos modos. La asignación de fechas de vencimiento es efectiva por dos razones.

Primero, la mayoría de las aplicaciones de tareas le permiten ver lo que vence hoy, mañana y más tarde en la semana, independientemente de la lista en la que se encuentren. De esta manera, puede ver todo lo que vence hoy y tener una idea de cómo será el día. , o tómese un momento para reprogramar si se siente abrumado con solo mirar todo lo que se debe entregar dentro de la próxima semana.

En segundo lugar, al dar fechas de vencimiento a las tareas, está planificando eficazmente su semana, que es una excelente estrategia de gestión del tiempo.

5. Revise sus listas de tareas pendientes a diario

Comience cada día echando un vistazo a su lista del día y evaluando si es razonable. Luego, revíselo.

Si tiene demasiadas tareas programadas para el día y sabe que no las realizará todas, se está preparando para el fracaso.

6. Limítese a 3-5 tareas diarias

¿Cuál es su límite de tareas diarias? Depende de qué tipo de tareas anote y qué tan difíciles sean de completar.

Para la mayoría de las personas, recomiendo comenzar con tres a cinco tareas. Puede que no parezca mucho, pero si se concentra en escribir las tres cosas más importantes que debe hacer hoy, es posible que descubra que en realidad es suficiente.

Con el tiempo, haga un seguimiento de la cantidad de tareas que marca cada día (las mejores aplicaciones para hacer lo hacen por usted) y obtendrá una idea de su máximo. Una vez que sepa su máximo, puede limitar sus asignaciones diarias a un número razonable.

Aquí está el problema de ser demasiado ambicioso y escribir 12 o 15 tareas para un día: si no las hace todas, entonces debe posponerlas para otro día, lo que significa volver a priorizar y cambiar algunas fechas de vencimiento. Eso es más trabajo que causa más estrés y puede resultar contraproducente.

En cambio, al tener una pequeña cantidad de tareas, es más probable que las termine todos los días. Cuanto más termine todas sus tareas, mejor se sentirá acerca de sus listas de tareas en general. Ese sentimiento positivo puede impulsarlo en el futuro.

Vista de lista de hoy en Todoist

7. Incluya tareas en su lista de tareas pendientes, no metas

Lo que escriba en su lista de tareas pendientes es importante. Ponga tareas en sus listas, en lugar de objetivos y metas. Para hacer eso, debes conocer la diferencia entre ellos.

Las metas son logros generales o resultados deseados. Suelen ser difíciles de cuantificar. Un ejemplo es “hablar hindi con fluidez”. Poner eso en tu lista de cosas por hacer no sería muy efectivo.

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Los objetivos son marcadores en el camino hacia la consecución de una meta. Es mucho más fácil confundirlos con tareas porque los objetivos son más específicos y cuantificables. Un ejemplo de un objetivo es “poder mantener una conversación en hindi sobre mis películas favoritas durante tres minutos”.

Entonces, ¿qué son las tareas? Las tareas son las acciones que realiza para alcanzar un objetivo. Divida un objetivo y tendrá sus tareas. Muy a menudo son eventos únicos (aunque pueden repetirse). Una tarea podría ser “aprender tres nuevos verbos hindi” o “estudiar durante 30 minutos”.

Las tareas, no las metas ni los objetivos, son lo que pertenecen a una lista de tareas pendientes.

8. Mantenga las metas y los objetivos separados

En un mundo perfecto, muchas de las tareas que realiza cada día serán en pos de un objetivo mayor. Debe saber cuáles son sus objetivos, pero no es necesario que los escriba en su lista de tareas pendientes.

En su lugar, escriba sus metas y objetivos en otro lugar. Puede ser en su aplicación de lista de tareas pendientes o su cuaderno, pero no en la lista que mira cada día. Algunos otros lugares para anotar sus metas son:

  • la sección de notas de su aplicación de tareas pendientes, si tiene una

  • una aplicación para tomar notas, como OneNote, Evernote o Joplin

  • un diario

Consulte sus objetivos de vez en cuando. Revíselos y revíselos. Simplemente no dejes que te distraigan de las cosas específicas que necesitas hacer hoy.

9. Mire su lista de tareas a menudo

Una lista revisada es una lista usada. Una lista de tareas eficaz le guía a lo largo del día, lo que significa que debe consultarla con frecuencia. Míralo todas las mañanas para prepararte mentalmente para el día que te espera. Míralo después del almuerzo para saber en qué más debes concentrarte durante el resto del día.

Además, tenga el hábito semanal de revisar todo lo que ha planeado para la próxima semana para que pueda planificar mejor su tiempo y hacer ajustes con anticipación.

Cuando se sienta perdido en una tarea o necesite un descanso de ella, busque en su lista de tareas pendientes algo pequeño y fácil (una tarea menos exigente que no requiera mucha concentración) que pueda abordar mientras tanto.

Cuanto más mires tu lista, más confiarás en ella. Cuanto más confíe en él, menos tendrá que recordar qué tareas debe realizar. Cuanto menos tenga que recordar, más liberará su mente para concentrarse en la tarea que tiene entre manos.

Clasifique las tareas por color en Microsoft To Do

10.Haga que su lista de tareas pendientes se pueda escanear

Si miras tu lista de tareas a menudo, rápidamente te darás cuenta de lo útil que es ver lo que necesitas de un vistazo.

Use un lenguaje estricto o taquigrafía para escribir sus tareas. Muchas aplicaciones tienen clasificaciones de prioridad o estrellas que puede agregar que le permiten resaltar tareas cruciales. Codifique con colores sus tareas si eso ayuda. Aplique iconos que le brinden más información sobre la tarea, como si requiere una llamada telefónica o está relacionada con la atención médica. No importa qué tan rápido mire su lista de tareas pendientes, debería poder obtener mucha información sobre lo que debe hacerse.

Marque esas casillas

Una gran lista de tareas pendientes es fundamental para la productividad personal. Es un placer encontrar una aplicación y un proceso de gestión de tareas que funcione para usted. Marcar elementos en su lista le da una sensación de logro y es un elemento clave para organizarse. Un sistema confiable de tareas pendientes hace la vida más fácil y menos estresante.