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Macros de Word: cuatro ejemplos para automatizar sus documentos

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Las macros de Word son maravillas de un solo clic que le permiten programar procedimientos complejos para que se inicien según sus deseos. Aquí hay algunos ejemplos para comenzar. Uno crea el membrete de su empresa; el segundo inserta tablas preformateadas; y el tercero define y diseña formatos de libros personalizados.

NOTA: Verá algunas instrucciones con cadenas de pulsaciones de teclas que son instrucciones macro para reposicionar el cursor. Asegúrese de copiarlos exactamente como están escritos.

Configurar, definir y grabar macros: ejemplos de macros en word

Paso 1: configura la macro: ejemplos de macros en word con pasos

A. Seleccione la pestaña Ver, luego haga clic en Macros > Grabar macro.

B. En el cuadro de diálogo Grabar macro, ingrese un nombre y una descripción de la macro. Siga estas reglas para el nombre:

  • Los nombres de las macros deben comenzar con una letra y utilizar letras o números. No puede utilizar espacios, caracteres no alfanuméricos ni puntos.
  • Los nombres de las macros pueden tener un máximo de 80 caracteres
  • Los nombres de las macros no pueden entrar en conflicto con los comandos o palabras clave reservados del programa, como Imprimir, Guardar, Copiar, Pegar.
  • Las descripciones son solo notas que resumen la función de la macro.

C. Para el campo Almacenar macro en, elija Todos los documentos para ejecutar esta macro en todos sus documentos de Word, o seleccione el documento actual (mostrado por nombre de archivo) para usar esta macro solo en el documento actual. Hacer clic OK.

D. A continuación, en el panel Asignar macro a, haga clic en Botón o Teclado (acceso directo) para el método utilizado para acceder y ejecutar la macro.

Nota: La mayoría de las teclas de método abreviado ya las utiliza el sistema. Aunque puede sobrescribir muchos de estos atajos, es mucho más fácil adjuntar su macro a un botón.

Configure la macro de Word.

Paso 2: agregue un botón de macros en word a la barra de herramientas de acceso rápido

A. Haga clic en Botón y se abre la pantalla Opciones de Word / Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En esa pantalla, ubique su macro, selecciónela / resáltela, luego haga clic en Agregar. Word copia la macro del panel Macros izquierdo al panel derecho de la barra de herramientas de acceso rápido.

B. Haga clic en Modificar, elija un icono para representar su botón de macro, luego haga clic en OK.

C.Cuando termine, haga clic en OK de nuevo para salir.

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Agregue un botón de macro a la barra de herramientas de acceso rápido.

Paso 3: Grabe la macro

Ingrese las pulsaciones de teclas que desea que grabe la macro. (Ver ‘A’ a continuación).

Paso 4: detener la grabación

Cuando termine, seleccione la pestaña Ver nuevamente, luego haga clic en Para de grabar. (Vea ‘B’ a continuación).

Nota: Observe que su botón de macro personalizado aparece en la barra de herramientas de acceso rápido. Para ejecutar la macro nuevamente, simplemente haga clic en este botón.

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Cómo grabar una macro y luego detener una macro.

Tres macros fáciles y rápidas

Macro 1: Membrete de la empresa

La mayoría de las empresas han cambiado el papel con membrete impreso por digital. Tómese un poco de tiempo una vez para grabar esta macro y podrá colocar su membrete en un documento en un segundo.

Repita los pasos 1 y 2 anteriores. Nombra la macro (para este ejemplo) BranchesLetterhead. Luego, para el Paso 3 (la macro ya se está ejecutando), siga estas instrucciones de macro:

A. En la pestaña Insertar, seleccione Fotos. Navegue hasta la carpeta que contiene el logotipo de su empresa, seleccione esa imagen y haga clic en Insertar.

B. En el cuadro de diálogo Opciones de diseño, seleccione una de las opciones de ajuste de texto y luego cierre el cuadro de diálogo. Presione la tecla Esc para anular la selección del gráfico, luego presione la tecla Fin una vez y la tecla Tab una vez.

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Grabe una macro que cree el membrete de la empresa.

C. Ingrese el nombre de la empresa: Branches, Inc. Resalta el nombre. Haga clic en la lista desplegable en el grupo Fuente; elija un tipo de letra y un tamaño de fuente. Presione la tecla Finalizar una vez, luego presione la tecla Entrar tres veces. A continuación, presione la flecha hacia arriba dos veces, luego presione Mayús + Abajo, Abajo (presione y mantenga presionada la tecla Shift mientras presiona simultáneamente la tecla de flecha hacia abajo dos veces).

D. Seleccione un tipo de letra (para este ejemplo, elijo algo sans-serif como Arial o Helvetica), seleccione un tamaño (11 puntos en este ejemplo), luego presione la tecla Inicio una vez y la tecla Tab dos veces.

E. Ingrese la información de la dirección, luego presione la tecla Enter tres veces.

F. Desde el menú principal, haga clic en Insertar > Texto, luego haga clic en el Insertar fecha y hora botón. Elija un formato de fecha en el cuadro de diálogo Fecha y hora, marque la casilla Actualizar automáticamente cuadro, luego haga clic en OK.

G. Resalte y cambie la fuente de fecha y hora al tipo de letra de documento estándar de su empresa.

H. Por último, resalte la letra ‘B’ en Ramas y aumente el tamaño de fuente a 60.

I. Desde el paso 4 anterior, seleccione la pestaña Ver nuevamente y haga clic en Para de grabar.

Ahora, en cualquier momento que necesite papel con membrete, simplemente haga clic en el botón de macro BranchesLetterhead en la barra de herramientas de acceso rápido.

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Grabe una macro que cree el membrete de la empresa, continuó.

Macro 2: Insertar tablas prediseñadas

Mi amiga Carrie creó un informe semanal que incluía una tabla con medidas, columnas, filas y encabezados específicos. Solía ​​copiar y pegar una plantilla de tabla que creaba en cada nuevo documento, pero siempre era inconsistente y distorsionada. Una macro de tabla era una mejor solución.

Repita los pasos 1 y 2 anteriores. Nombre la macro (para este ejemplo, CorpRptTable). Luego, para el Paso 3 (la macro ya se está ejecutando), siga estas instrucciones de macro:

A. Desde la pestaña Insertar, haga clic en Mesa.

B. En el cuadro de diálogo Insertar tabla, deslice el cursor horizontalmente por la cuadrícula para seleccionar el número de columnas necesarias, luego deslice hacia abajo para seleccionar las filas. Cuando la cuadrícula tenga el tamaño correcto, haga clic con el mouse.

C. Ingrese los siguientes encabezados en la fila superior: Contributor, Occupation, Location, Project, and Donation.

D. Con el cursor aún posicionado al final de la palabra Donación en la columna 5, fila 1: presione y mantenga presionadas las teclas Ctrl y Shift, luego presione la tecla de flecha izquierda cinco veces.

E. Con la primera fila resaltada, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Grupo de párrafo. Haga clic en el icono de texto justificado en el centro, luego, en el grupo Fuentes, haga clic en Audaz. Haga clic en la tecla de cursor de flecha izquierda una vez para reposicionar el cursor en la celda A1.

Nota: Cuando el cursor está en cualquier lugar dentro de la tabla, la cinta muestra un nuevo conjunto de pestañas llamado Diseño de herramientas de tabla y Diseño de herramientas de tabla.

F. Con el cursor todavía en A1, seleccione Herramientas de mesa > Diseño. En el grupo Tamaño de celda, haga clic en el Ancho de columna de la tabla y haga clic en las flechas para ajustar el ancho de la columna hacia arriba o hacia abajo. Establezca la primera columna en 1,2 pulgadas. Presione la tecla Tab una vez, luego la flecha izquierda para reposicionar el cursor en la siguiente columna.

Nota: Si el encabezado de la columna está resaltado, el nuevo ancho de la columna afecta solo a esa fila.

G. Con el cursor en la segunda columna antes de la O en Ocupación, vaya a Herramientas de tabla y haga clic en Diseño > Grupo de tamaño de celday establezca Ancho de columna de la tabla> 1,2 pulgadas.

H. Ajuste las columnas restantes a esta configuración: Ubicación 1,7 pulgadas, Proyecto 1,5 pulgadas y Donaciones 1,0 pulgadas.

Presione Ctrl + Fin para reposicionar el cursor justo afuera y debajo de la tabla, luego escriba: Figure 1.

J. Desde el paso 4 anterior, seleccione la pestaña Ver nuevamente y haga clic en Para de grabar.

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Grabe una macro que inserte tablas prediseñadas.

Macro 3: crear formatos de libros personalizados

Si crea publicaciones internas, cree una macro que configure un formato personalizado para cada una. De hecho, puede crear un formato, editarlo y volver a guardarlo para adaptarlo a los formatos individuales.

Repita los pasos 1 y 2 anteriores. Nombre la macro (para este ejemplo) Book8x5Format. Luego, para el Paso 3 (la macro ya se está ejecutando), siga estas instrucciones de macro:

A. En la pestaña Diseño de página, haga clic en Configuración de página > Tamaño.

B. Seleccionar Más tamaños de papel en el menú desplegable.

C.En el cuadro de diálogo Configurar página, seleccione la pestaña Papel, haga clic en Tamaño de papel, entonces escoge Personalizado de la lista desplegable.

D. Ingrese un tamaño de ancho de 5.5 pulgadas y un tamaño de alto de 8.5 pulgadas y haga clic en OK.

E. Nuevamente, en el grupo Configuración de página de la pestaña Diseño de página, haga clic en el Margen botón.

F. Seleccionar Márgenes personalizados de la lista desplegable.

G. En el cuadro de diálogo Configurar página, elija la pestaña Márgenes.

Nota: Primero debe ajustar la configuración de Páginas, seleccionando Varias páginas, porque esta configuración altera los campos de los márgenes.

H. Desde Paginas > Multiples paginas, Seleccione Normal de la lista desplegable. Para hojas por abucheokdejar, seleccionar Todo.

I. Ingrese los márgenes: Superior = 1, Inferior = 1, Izquierda = .5, Derecha = .5, Canalón = .3 y Posición del canalón = Izquierda.

J. Para Orientación, elija Retrato, luego haga clic en OK.

Nota: La imagen del panel Vista previa muestra este diseño con márgenes y medianías.

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Grabe una macro que cree formatos de libros personalizados.

K. A continuación, seleccione Párrafo en la pestaña Diseño de página. Haga clic en el Sangrías y espaciadopestaña g.

L. En el panel General, seleccione Alineación = Justificado; Nivel de esquema = Texto del cuerpo.

M. En el panel Sangría, seleccione Izquierda = 0; Derecha = 0; Especial = Primera línea; Por = .25.

N. En el panel Espaciado, seleccione Antes = 0; AFter = 0; Interlineado = Múltiple; A = 1,25. Y haga clic en OK.

O. Ingrese un párrafo más o menos de texto genérico. Haga clic derecho y elija Estilos en el menú contextual emergente. En el cuadro de diálogo Estilos, seleccione la hoja de estilo de su empresa (CorpStyle) de la lista.

NOTA: Si su empresa no tiene una hoja de estilo, seleccione Normal. No dude en leer nuestro instructivo sobre cómo crear hojas de estilo después de terminar esta macro.

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Sangrías, espaciado y estilos para formatos de libros personalizados.

P. A continuación, seleccione la pestaña Insertar y vaya al grupo Encabezado y pie de página. Haga clic en el Encabezamiento y elija un estilo de la lista, luego ingrese el texto del encabezado.

Nota: Observe que aparece el menú Diseño de encabezado y pie de página.

P. En el grupo Opciones, marque las casillas de Diferentes páginas pares e impares. Haga clic con el botón derecho en el menú contextual, seleccione el párrafo y elija Aligramonment: Derecha (para el encabezado de página impar). A continuación, desplácese hacia abajo hasta la sección Pie de página: haga clic con el botón derecho, seleccione Número de página > Pie de página > Llano número 3 (la ubicación justificada a la derecha).

R. Inserte un salto de página, luego repita los pasos P y Q anteriores para agregar encabezados y pies de página a las páginas pares.

S. Desde el paso 4 anterior, seleccione la pestaña Ver nuevamente y haga clic en Para de grabar.

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Encabezados, pies de página y páginas para formatos de libros personalizados.

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